Büro-Organisation

Desksharing – Mehrwert für das Team

Mit der Einführung von Desksharing gibt es zwar keine individuell zugeteilten Arbeitsplätze mehr, doch mit dem neuen Arbeitsmodell können die Führungskräfte einen echten Mehrwert für ihre Teams schaffen.

Mit Desksharing wird eine Flächeneffizienz und eine grössere Raumvielfalt angestrebt. Je nach Ausgangslage und Sharing-Rate kann bis zu 20 Prozent der ursprünglichen Bürofläche eingespart werden, die dann für Rückzugs- und Begegnungszonen – wie beispielsweise Sitzungszimmer, Fokusräume, Bibliotheken und Kommunikationsinseln – eingesetzt werden können. Die Einführung von Desksharing ist oft auch gepaart mit der Flexibilisierung traditioneller Arbeitsformen, wie zum Beispiel das Arbeiten zuhause oder unterwegs, mit Hilfe mobiler Arbeitsmittel wie Notebooks, Handys oder Tablets. Die Mitarbeitenden wählen aus einer Vielfalt von Arbeitsmöglichkeiten den Arbeitsort, der am besten zu ihrer jeweiligen Tätigkeit passt.

Wegfall des individuell zugeteilten Arbeitsplatzes

Die Einführung von Desksharing bedeutet für die Mitarbeitenden, dass sie keinen eigenen Arbeitsplatz mehr haben, sondern ihr Arbeitsmaterial in persönlichen Ablagen in der Nähe der Arbeitsplätze lagern. Sie suchen sich jeweils am Morgen einen Arbeitsplatz in ihrer Homebase aus. Die Festlegung von fixen «Homebases» für die einzelnen Teams hilft, dass man sich orientieren kann und die Leute findet. Eine «Homebase» besteht aus 10 bis 30 Arbeitsplätzen; kleinere Teams teilen sich eine «Homebase» mit anderen Teams. Die Schweizerischen Bundesbahnen SBB AG führen momentan Desksharing in ihren neuen grossen Bürozentren in Bern Wankdorf oder im SBB Aarepark in Olten ein. In der Einführungsphase des SBB-Pilotprojekts an der Effingerstrasse in Bern kamen gemäss Erika Ingold, HR-Leiterin SBB Immobilien, zuerst einige Mitarbeitenden etwas früher zur Arbeit, um ihren Wunschplatz zu besetzen. Nach kurzer Eingewöhnungszeit habe sich dies aber normalisiert und nun achten die Mitarbeitenden sogar darauf, wenn möglich die Hochverkehrszeiten der SBB zu meiden und andere Zugsverbindungen zu wählen.

Auf- bzw. Ausbau der Vertrauenskultur

Mit der Einführung von Desksharing und der Förderung von Telearbeit (Home Office) ist der Aufbau und die Pflege einer Vertrauenskultur unabdingbar, denn der Vorgesetzte sieht seine Teammitglieder nicht mehr ständig. Die Führung über Ziele ist wichtig und die effektive Büropräsenz verliert an Bedeutung. Bewährt hatte sich in diesem Zusammenhang bei SBB Immobilien, dass die gesamte Führungsmannschaft selbst Desksharing macht. Sie hatte so die Möglichkeit, die neue Arbeitskultur aktiv vorzuleben und zu fördern. Gemäss Erika Ingold entsteht dadurch ein intensiverer Kontakt zu den Mitarbeitenden und deren Arbeitsprozessen.

Motivation zur örtlichen Zusammenarbeit im Projektteam

Einen grossen Mehrwert bringt das Desksharing bei der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit. Es ermöglicht Projektteams, welche temporär gemeinsame Aufgaben erfüllen, die flexible Wahl eines gemeinsamen Arbeitsortes. Das kann beispielsweise eine Homebase oder ein über mehrere Wochen buchbarer Projektraum sein. Der positive Effekt örtlicher Nähe von Projektteams war auch bei SBB Immobilien in Bern feststellbar, sagt Erika Ingold. Die Mitarbeitenden sässen heute so zusammen, wie es ihre Arbeit erfordere, was die Kommunikation massiv vereinfache.

Instrumente für die erfolgreiche Umsetzung

Um das neue Arbeitsplatzmodell einzuführen, sind Schulungen durch qualifizierte Moderatoren für Mitarbeitende und Führungskräfte empfohlen. Unterstützend werden bereits vorgängig Informationen über die neue Arbeitswelt mittels Newsletter verschickt und im Intranet aufgeschaltet. So haben die Mitarbeitenden ausreichend Zeit, sich auf die Veränderungen vorzubereiten und ihre Arbeitstechniken, wie zum Beispiel das papierlose Arbeiten, anzupassen. Zusätzlich brauchen sie feste Ansprechpartner, an die sie ihre Fragen richten können. Genauso wichtig sind regelmässige Kommunikationsangebote der Vorgesetzten während der Einführung und Umsetzung, um Probleme und Sorgen der Mitarbeitenden zeitnah zu erkennen und zu beseitigen.

Wenn die Anzahl der persönlichen Kontakte und Gespräche mit den Mitarbeitenden abnimmt, müssen Aspekte der Termin- und Auftragsverfolgung überdacht und gegebenenfalls angepasst werden. Regelmässige Zusammenkünfte sichern  die Motivation und den Zusammenhalt innerhalb des Teams, auch wenn diese nicht immer in der Homebase sitzen. Bei der Einführung empfiehlt es sich, den Rhythmus dabei hoch zu halten. Des Weiteren kann es sinnvoll sein, in einem Team, einer Homebase oder einem Stockwerk gemeinsame Zusammenarbeitsregeln zu definieren.

Die Einführung von Desksharing stellt neue Anforderungen an die Führungskräfte. Dezentrale Teams erfordern viel Vertrauen. Die Kommunikation und Vorbildfunktion sind wichtige Erfolgsfaktoren. Erika Ingold erwartet dank des Desksharings bei der SBB AG eine Verbesserung der Innovationskraft, der Kommunikation, der Zusammenarbeit, sowie der gegenseitigen Toleranz.

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Michael Schmid ist Flächenleiter bei SBB Immobilien Bewirtschaftung Region Mitte und dort insbesondere für die Bewirtschaftung der Bürogebäude verantwortlich.

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Thomas Hereth ist Operativer Geschäftsführer bei MESSER Eutectic Castolin. Thomas Hereth und Michael Schmid haben gemeinsam den Executive MBA der Hochschule Luzern – Wirtschaft besucht.

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