HR-Knigge

So nutzen Sie die Macht der Worte

Ihre Mitmenschen sollen Sie verstehen. Mit Gerede um den heissen Brei verunsichern sie diese höchstens. Setzen Sie stattdessen auf eine klare und positive Kommunikation.

Sie wollen, dass Ihre Meinung ankommt und Ihre Mitmenschen wissen, woran sie sind. Formulieren Sie positiv, klar und lösungsorientiert. Mit Floskeln und Gerede um den heissen Brei demotivieren oder verunsichern Sie Ihr Gegenüber höchstens.

1. Wählen Sie den passenden Ort

Sie werden ins Büro des Chefs zitiert. Automatisch wissen Sie: Es folgt ein wichtiges Gespräch.

Das gleiche Gespräch, über ein Pult hinweg gesprochen, vielleicht noch im Stehen, hat eine ganz andere Wirkung. Die Kommunikation passiert beiläufiger. 

Haben Sie etwas Wichtiges zu sagen, wählen Sie dazu den geeigneten Rahmen.

2. Bereiten Sie sich vor

Mit einer guten Vorbereitung auf eine Unterhaltung können Sie sich währenddessen voll und ganz auf Ihr Gegenüber zu konzentrieren. Für das Gespräch selbst brauchen Sie dann gar nicht mehr so viel Zeit. Es wird nämlich intensiver – und Sie effizienter.

HR-Knigge

Bei Bewerbern einen Top-Eindruck hinterlassen. Verständlich und positiv kommunizieren. Kandidaten beim Lunch kennenlernen. Unsere Serie «HR-Knigge» beleuchtet in sechs Folgen Themen, die für HR-Verantwortliche und Führungspersonen von Bedeutung sind.

3. Geben Sie Feedback

Feedback ist besser als Kritik. Idealerweise fragen Sie: «Darf ich Ihnen ein Feedback geben?» Wichtig ist, dass das Feedbackgespräch unter vier Augen stattfindet.

Je konkreter das Feedback, desto hilfreicher ist es. Ein Feedback soll aufbauend und in dem Sinne positiv sein. Machen Sie nur auf Schwächen aufmerksam, die der andere ändern kann. Niemals darf ein Feedback die Würde des Anderen verletzen.

4. Machen Sie treffende Komplimente

Wenn Sie ein echtes Kompliment machen wollen, muss es konkret sein und den Kern der Sache treffen.

«Das war super!» Diese Worte sind zwar nett gemeint, aber auch schnell in den Raum geworfen.

Präzisieren Sie, was genau super war: «Ihr Vortrag hat mich sehr überzeugt. Die Argumente, die Sie am Schluss gebracht haben, waren für alle einleuchtend. Das haben die Reaktionen gezeigt. Ich bin sehr zufrieden und möchte mich für Ihr Engagement bedanken.» Dies ist ein persönliches Lob, das den Empfänger sicher aufrichtig freut – denn daraus geht hervor, was genau Sie an seiner Leistung wertschätzen.

Lob und Komplimente – 4 Tipps

  • Sprechen Sie ruhig ein Lob nach oben aus, auch ausserhalb des Jahresgesprächs. Vorgesetzte oder Firmenchefs erhalten selten Lob von Ihren Mitarbeitenden, schon gar nicht über mehrere Hierarchiestufen hinweg. Das hat nichts mit der Qualität ihrer Arbeit zu tun. Sondern mit der Hemmung ihrer Angestellten. Ändern Sie dies!
  • Verknüpfen Sie nie Komplimente mit einer neuen Aufgabe oder noch mehr Arbeit. Verzichten Sie auf Aussagen wie «Das hast Du sehr gut gemacht. Du bist die richtige Frau, um auch das neue Konzept zu erarbeiten.»
  • Wenn Ihre Abteilung etwas Gutes geleistet hat, dann loben Sie Ihre Kollegen: «Ich finde, wir haben einen guten Team-Spirit. Ich weiss, dass Kollegen aus andern Abteilungen es ebenso gerne hätten.»
  • Eigenlob kann ein wirksamer Wink mit dem Zaunpfahl sein: «Jetzt bin ich selber stolz auf mein neues Konzept und bin gespannt, was Sie dazu meinen.» So zeigen Sie Ihrem Chef, dass es Zeit ist, wieder einmal ein Feedback zu erhalten.

5. Formulieren Sie positiv und sorgfältig

Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig. Nehmen Sie sich Zeit und überlegen Sie vor dem Sprechen, wie das Gesagte wohl beim Empfänger ankommt.

Versuchen Sie, wenn immer möglich, optimistisch zu sein und äussern sich auch so. Die nachfolgenden Formulierungen helfen Ihnen, diese positive Grundhaltung über Ihre Sprache zum Gesprächspartner zu tragen.

Ungünstig Besser
  • «Das ist schlecht.»
  • «Das könnte besser aussehen.»
  • «Das ist eine Herausforderung.»
  • «Das ist ungünstig.»
  • «Ich kann Ihnen aber nichts versprechen.»
  • «Ich versuche, es möglich zu machen.»
  • «Das ist doch nicht so schlimm.»
  • «Ich verstehe Sie.»
  • Mitgefühl zeigen: «In Ihrer Situation wäre es mir ähnlich ergangen.»
  • «Das ist ein Problem.»
  • «Was wäre für Sie eine Lösung?»
  • «Was genau stört Sie am meisten?»
  • «Da kann ich nichts machen.»
  • «Das ist nicht möglich, weil ...»

 

In Kürze

  • Seien Sie sich der Bedeutung des Orts für Ihre Gespräche bewusst und wählen Sie diesen mit Sorgfalt aus.
  • Bereiten Sie Ihre Gespräche in Ruhe vor. Das Resultat: Eine effiziente und erfolgreichere Sitzung.
  • Je konkreter das Feedback, desto hilfreicher ist es. Machen Sie nur auf Schwächen aufmerksam, die der andere auch ändern kann.
  • Komplimente wirken besser, wenn Sie gezielt und klar ausgesprochen werden. Saloppe Sprüche wie «super» sind zu global.
  • Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig, formulieren Sie positiv und seien Sie motivierend und aufbauend in Ihren Worten.

Buchtipp

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Susanne Abplanalp: Der Office-Knigge. Souverän mit Kunden und im Team. Verlag SKV oder im Buchhandel ISBN 978-3-286-50215-4, CHF 32.00

 

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Susanne Abplanalp ist Trainerin für Business Knigge, Dozentin und Buchautorin. Ihr umfassendes Wissen und ihre Leidenschaft für Auftrittskompetenz vermittelt die Business-Knigge-Expertin an Seminaren für Firmen und an Weiterbildungsinstituten. www.kniggetoday.ch

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