Gains intermédiaires: la réactivité des RH est déterminante

C’est un formulaire A4 de couleur jaune, d’apparence banale. Il porte pour titre «attestation de gain intermédiaire» et arrive obligatoirement sur le bureau des RH lorsqu’une personne a travaillé pour l’entreprise tout en étant inscrite au chômage. Une telle chose est tout à fait possible; il suffit que les gains soient déclarés – et c’est précisément le but de ce formulaire que tout manager RH sera amené un jour ou l’autre à remplir. C’est là que les choses se corsent.

Il faut savoir que l’assurance-chômage exige ce document: tant qu’il fait défaut, le versement des indemnités est normalement suspendu. Or, dans certaines entreprises, il peut s’écouler plusieurs semaines entre le moment où l’assuré a terminé son travail et celui où cette attestation lui revient en retour, dûment remplie et signée. Un décompte d’heures doit être validé par le responsable du service concerné, qui transmet au service comptabilité, lequel fait suivre au département RH qui peut enfin remplir le formulaire. Vous devinez la suite: certains chômeurs se retrouvent privés d’indemnités pendant un voire plusieurs mois, simplement parce que ce bout de papier manque. L’explication donnée par les caisses est qu’elles en ont impérativement besoin pour déterminer leur droit aux indemnités. «En son absence, on peut très bien supposer que les rapports de travail se poursuivent», explique Philippe Dessaux, directeur de la Caisse cantonale genevoise de chômage.

Sommet de l’ironie

La situation se complique encore un peu plus si l’employeur tarde à payer, en plus de prendre son temps pour remplir l’attestation. «Dans ce cas, il revient au chômeur de faire valoir son droit au salaire. Ce n’est pas à l’assurance-chômage de suppléer au défaut de l’employeur», déclare Thomas Graff, directeur de la caisse de chômage du syndicat SIT, à Genève. Voilà donc notre travailleur privé de salaire, en plus d’être privé d’indemnités de chômage. Seule solution: réclamer auprès de l’employeur, sachant qu’il ne recevra plus rien de l’assurance-chômage aussi longtemps qu’il n’aura pas touché de salaire. Le risque de vivre une telle mésaventure est confirmé par plusieurs caisses de chômages et syndicats. Thomas Graff précise qu’elle est le plus susceptible de se produire dans les professions où «il est d’usage de calculer les salaires du mois au début du mois suivant et où l’employeur ne remplit généralement pas les attestations de gain intermédiaire avant d’avoir calculé les salaires. Un cas fréquent à Genève est celui des enseignants auxiliaires du département de l’instruction publique, lequel paie les salaires et délivre les attestations de gain intermédiaires avec un mois de retard.» Les interprètes, les traducteurs, les employés des entreprises de nettoyage seraient également à risque. Thomas Graff parle de «retards considérables».

L’ironie veut que les offices régionaux de placement encouragent les chômeurs à réaliser des gains intermédiaires. Cela leur permettrait «de maintenir un rythme avec la vie professionnelle, de cotiser à nouveau pour l’assurance-chômage et, le cas échéant, d’ouvrir une nouvelle période d’indemnisation», lit-on sur le site de l’Etat du canton de Vaud. Sur l’ensemble de la Suisse, plus de 20 000 chômeurs effectueraient des gains intermédiaires, soit 20% de tous les demandeurs d’emploi. Ils seraient environ 4700 dans le canton de Vaud et 3100 sur Genève. «Dans le cadre de l’assurance-chômage, comme d’ailleurs pour toute assurance, il y a une obligation générale de réduire le dommage à l’assurance. Dès lors, les chômeurs doivent accepter tout travail convenable, y compris s’il s’agit de gains intermédiaires», indique Ivana Stano, cheffe de la Caisse cantonale de chômage du canton de Vaud. Autrement dit, les chômeurs ne sont pas seulement incités à accepter des gains intermédiaires; ils peuvent aussi y être contraints. «L’obligation de chercher et d’accepter un emploi en gain intermédiaire est ancrée dans la loi», relève Philippe Dessaux. Certaines caisses se montrent toutefois arrangeantes: «Nous faisons parfois signer à l’assuré une procuration par laquelle il confirme qu’il a reçu ou va recevoir tel ou tel salaire, de sorte que le versement des indemnités de chômage peut se poursuivre. S’il existe un contrat de travail écrit, il est également envisageable de verser une avance», affirme ainsi Natasha Widmer, responsable de la caisse de chômage OCS Vaud, à Lausanne.

Seuls 30% des RH ont répondu

Autre cas de figure: l’employeur remplit l’attestation, mais ne verse pas la totalité du salaire promis par oral. La caisse calculera alors, en se référant à l’éventuelle convention collective de travail existante, le salaire que le travailleur «serait raisonnablement en droit d’attendre pour le travail qu’il a effectué», peut-on lire sur le site www.guidechomage.ch. Traduction: le chômeur mal payé sera pénalisé par l’assurance-chômage. Cette information est confirmée par plusieurs caisses. La bourse d’emploi Monster.ch relève cependant que cette situation est «extrêmement rare».

Les managers RH sont-ils conscients de l’importance de ce fameux formulaire? Pour le savoir, nous avons contacté une trentaine d’entreprises privées de différents secteurs. Seulement neuf ont répondu. Celles-ci se disent toutes familiarisées avec la procédure. «Nous avons régulièrement des employés au chômage qui nous demandent de remplir cette attestation et nous le faisons souvent dans la semaine, car il est important pour eux d’avoir un traitement rapide», répond ainsi Christophe Pilet, responsable finances et RH du Paléo Festival de Nyon. Même assurance chez Randstad Suisse: «Il est primordial de délivrer cette attestation le plus rapidement possible. Nous la faisons remplir automatiquement à la fin du mois par notre fiduciaire, via notre base de données informatique. Si une entreprise tarde à nous remettre les heures d’un employé temporaire (ce qui peut parfois arriver), nous avons la possibilité d’éditer l’attestation en temps réel directement dans nos succursales, afin de pouvoir la remettre le jour même à l’intéressé.» Idem chez Hero, qui met deux heures à peine pour répondre à notre sondage: «En principe, nous pouvons remplir ces formulaires dans un délai d’un jour. Toutefois, il est utile de les éditer mensuellement après l’exécution de la paie, afin que tous les paiements, y compris les primes, soient enregistrés et que la paie soit terminée.»

Temps de réaction variable

La plupart des entreprises mentionnent un délai assez précis pour la remise de l’attestation. Par exemple, Assura: «Elle est remplie après chaque paiement mensuel et transmise au collaborateur concerné le jour ouvrable qui suit le paiement». Chez Coop, elle est traitée «immédiatement après le décompte mensuel final et toujours envoyée le quatrième jour ouvrable suivant la fin du mois, soit au salarié, soit directement à l’assurance-chômage». Migros donne une fourchette: «L’attestation est établie et envoyée à la caisse de chômage dans les jours qui suivent la clôture du mois pendant lequel le collaborateur a travaillé. Cela varie entre deux et six jours, en fonction des coopératives.» Adecco concède que le délai de réaction des RH est susceptible de «varier sensiblement, car cela dépend du temps que prend un travailleur pour nous remettre ses rapports d’heures signés par le client, ou du temps que prend le client pour valider les heures du travailleur. C’est pourquoi il arrive très souvent que les travailleurs temporaires concernés s’adressent à nous pour recevoir une avance sur salaire».

Finalement, l’information la plus vague est donnée par Sunrise, qui répond que le papier «est délivré au début du mois suivant le mois travaillé, dès que toutes les heures sont signalées au système par l’employé». Quant à la réponse plus circonstanciée, elle vient du Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV). Eric Monnard, adjoint au DRH, commence en effet par dire que «les attestations sont en règle générale établies au plus tard le troisième jour ouvrable du mois qui suit celui où l’activité a été réalisée, dès le moment où l’administration des ressources humaines a pu obtenir de la hiérarchie les renseignements concernant les présences et les horaires de travail effectués.» Puis il ajoute une explication pour le moins intéressante: «Un retard dans la transmission de l’attestation par l’employeur a pour conséquence directe un retard dans le calcul du droit aux indemnités de chômage; c’est la raison pour laquelle nous faisons le nécessaire pour délivrer rapidement ces attestations. De manière générale, le fait que les employeurs soient attentifs à les remplir rapidement doit aussi contribuer à inciter les chômeurs à effectuer des gains intermédiaires en attendant de trouver un emploi qui leur permette de renoncer au chômage. Ce qu’ils risquent de ne pas faire s’ils savent qu’ils subiront des retards dans le paiement de leurs indemnités.»