Der steinige Weg zur Flexibilität

Der Weg hin zur Etablierung mobil-flexibler Arbeitsformen ist alles andere als einfach. In einer Unternehmensbefragung der FHNW von 2014 zeigte sich, dass 90 Prozent der Unternehmen und Verwaltungen bereits Erfahrung mit flexibler Arbeit haben. Die Spannbreite ist allerdings enorm: vom kantonalen Amt, das hin und wieder unter besonderen Auflagen den Mitarbeitenden einen Home-Office-Tag gewährt bis hin zur hypermobilen IT-Consultingfirma, wo man fast ohne feste Büros auskommt. Die Befragung zeigte auch, dass sich ein Drittel der Unternehmen und die Hälfte der Verwaltungen in naher Zukunft weiterentwickeln wollen.

Doch was müssen Unternehmen ganz konkret tun, um Unternehmenskultur, Führung, Technologie und weitere Rahmenbedingungen so zu gestalten, dass flexibles Arbeiten gefördert wird? Um diese Fragen zu beantworten, führte die Hochschule für Angewandte Psychologie FHNW 2015 eine Interviewstudie mit 27 Einzel- und Gruppeninterviews in neun Schweizer Unternehmen durch. Partner und Auftraggeber für die Studie «Gestaltung mobil-flexibler Arbeit in grossen und mittleren Unternehmen» – GeMobAU – war die Work Smart Initiative.

Bei der Auswertung konnten zunächst einige zentrale Herausforderungen identifiziert werden: Neben neuen individuellen Anforderungen an Mitarbeitende und Führungskräfte müssen auch die richtigen organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Eine grosse Herausforderung ist es, eine Unternehmenskultur für mobil-flexibles Arbeiten zu schaffen. Wenn diese fehlt, werden zum Beispiel Mitarbeitende im Home Office als «abwesend» wahrgenommen oder es herrscht Neid auf diejenigen, die mobil-flexibel arbeiten.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, so zeigte die Studie, sollten bestimmte förderliche Bedingungen gegeben sein: Neben Grundsätzlichem wie Technologie und Regelungen ergab die Studie auch, dass die Beteiligung der Mitarbeitenden im Veränderungsprozess ein wichtiger Erfolgsfaktor ist. Für Teams, die sich noch in der Einführungsphase mobil-flexibler Arbeit befinden («Einsteiger»), zeigte sich, dass eher eine Grundhaltung von Vorteil ist, in der Präsenz als Normalfall angesehen wird und das mobil-flexible Arbeiten als Ergänzung erlaubt wird. Für «fortgeschrittene» Teams, also solche, die mobil-flexibles Arbeiten weiterentwickeln wollen, gelten etwas andere Empfehlungen: Diese Teams profitieren von einer Grundhaltung, in der das mobil-flexible Arbeiten als Normalfall gilt und die gemeinsame Präsenz (für formelle Meetings wie für informellen Austausch) dafür stärker geplant und organisiert wird.

Von Einsteigern und Fortgeschrittenen

In der Studie konnten auch einige hinderliche Faktoren gefunden werden: Bei den «Einsteiger»-Teams zeigten sich insbesondere die Schwierigkeiten, die eine fehlende Kultur für mobil-flexibles Arbeiten mit sich bringt. In den «fortgeschrittenen» Teams waren dagegen Hindernisse eher in den Bereichen Technologie (z. B. wenn Kollaborationstools nicht genutzt werden) sowie Infrastruktur/Architektur (z. B. ein Multispace-Büroraum, der nicht zu den Tätigkeiten passt) zu finden.

Was müssen Unternehmen also tun, damit förderliche Bedingungen entstehen können und hinderliche vermieden werden? Organisationen in der «Einsteiger»-Phase müssen sich vor allem um detaillierte und firmenweit einheitliche Regelungen kümmern. In der «Fortgeschrittenen»-Phase sollten Regeln dagegen eher als Leitplanken mit Spielraum für individuelle Entscheidungen der Führungskräfte eingesetzt werden. Essenziell ist auch die Zusammenarbeit verschiedener Stabsfunktionen (insbesondere IT, HR und Facility Management) sowie die gezielte Durchführung von Pilotprojekten und Evaluationen.

Auf der Ebene der einzelnen Führungskraft zeigte sich insbesondere, dass die Klärung der gegenseitigen Erreichbarkeit hohe Relevanz hat. Für «Einsteiger»-Führungskräfte liegt der Fokus eher auf dem Regulieren, Beschränken und Überwachen mobil-flexibler Arbeit. Diese detaillierte Steuerung ist wichtig für den Aufbau von Vertrauen und einer «FlexWork-freundlichen» Kultur. Für «fortgeschrittene» Führungskräfte ist es dagegen empfehlenswert, den Mitarbeitenden mehr Freiraum zu lassen. Gleichzeitig wird es umso wichtiger, die Auslastung der Mitarbeitenden bewusst im Blick zu halten, da bei einer mobil-flexiblen Arbeitsweise schneller einzelne Mitarbeitende in eine Überlastungssituation kommen können.

Auf der Ebene Team ist vor allem die Steuerung der physischen Präsenz wichtig sowie der richtige Einsatz von Kommunikationstools. Hierfür sollte sich das Team selber Regeln setzen.
Die Studie «GeMobAU» zeigt somit auf, wie komplex und vielschichtig der Weg hin zur Etablierung mobil-flexibler Arbeit ist. Allgemeingültige Empfehlungen sind schwierig abzuleiten, da jedes Team andere Voraussetzungen und Bedürfnisse hat. Letztlich kommt kein Team daran vorbei, für sich selbst eine Vielzahl von detaillierten Absprachen und Regelungen zu finden. Am besten kann dies gelöst werden, indem gemeinsam eine Team-Charta formuliert wird, in der die wichtigsten Fragen behandelt und teamspezifische Lösungen festgehalten werden. Die Erkenntnisse dieser und früherer Studien und Projekte haben wir daher genutzt, um eine Checkliste für die Entwicklung einer Team-Charta zu formulieren.