Zahlen und Fakten: So werden Mitarbeitende befragt

Im Mai 2015 wurde die Studie zum dritten Mal durchgeführt. Diesmal haben insgesamt 83 Unternehmen aus der DACH-Region, davon 25 aus der Schweiz teilgenommen.

Fast alle teilnehmenden Unternehmen führen die Befragung mit externer Unterstützung durch. Bei der Auswahl der Dienstleister gelten relevante Benchmarks weiterhin als wichtigstes Kriterium – jedoch sind ebenso der inhaltliche Ansatz, Berichtsformate, Projektmanagement-Kompetenz und eine internationale Präsenz relevant. Rund 48 Prozent der befragten Unternehmen führen die Mitarbeiterbefragung alle zwei Jahre durch; eine Minderheit von 17 Prozent haben sich gar für den jährlichen Befragungsrhythmus entschlossen (noch häufiger in mittelgrossen Unternehmen mit 5001 bis 50'000 Mitarbeitenden).

Knapp die Hälfte der Unternehmen setzt dabei auf eine dreiwöchige Befragungsphase, in sehr grossen Unternehmen sind auch über vier Wochen gebräuchlich. Obschon der Anteil der reinen Online-Befragungen (45%) über die Jahre zugenommen hat, sind Hybridbefragungen (51%) – also ein Mix aus Online und Papier – immer noch der verbreitete Standard.

Als konzeptionelle Grundlage der Befragung werden zwar immer noch ältere Modelle wie Mitarbeiterzufriedenheit (21%) verwendet, jedoch sind moderne und ganzheitliche Konzepte wie beispielsweise nachhaltiges Engagement (31% / siehe Kasten) deutlich auf dem Vormarsch. Denn Unternehmen möchten nicht nur eine engagierte, sondern auch eine energetisierte und von den Führungskräften befähigte Belegschaft.

Auch durch stetigen technischen Fortschritt in der Auswertung von qualitativen Daten verwenden mittlerweile 71 Prozent der Unternehmen Kommentarfragen in ihren Befragungen. Solche offenen Fragen, bei denen Stichworte oder Sätze abgegeben werden, liefern oft detailliertere Informationen, die im Fragebogen eventuell nicht berücksichtigt worden sind.

Nicht nur bei der Durchführung der Befragung zeigt sich ein klarer Trend Richtung online, sondern auch die Ergebnisse werden zunehmend in einem interaktiven Onlineformat an die Unternehmen und deren Führungskräfte rückgemeldet. Dies hilft Unternehmen, die Berichte schneller nach Befragungsabschluss zur Verfügung zu haben, denn bei mehr als der Hälfte der Studienteilnehmenden dauert es noch mehr als zwei Monate, bis diese in den Händen der Führungskräfte sind. Dies kann dazu führen, das Momentum nach der Befragung zu verlieren und die Chance steigt, die Ergebnisse versickern zu lassen.

Ergebnisberichte werden von 54 Prozent der Unternehmen in bis zu fünf Sprachen und bei einer minimalen Gruppengrösse von meistens sechs oder zehn Personen erstellt. Am häufigsten werden diese bis auf Fachbereichs-/Abteilungsleiterebene oder insbesondere in Grossunternehmen für alle Führungskräfte erstellt.

Der Aufwand, der für eine Vollbefragung in Unternehmen betrieben wird, ist nicht zu unterschätzen. Denn die durchschnittliche Arbeitsbelastung in sehr grossen Unternehmen kann bis zu einer Vollzeitstelle betragen (Durchschnitt 67 Stellenprozent). Es gilt offensichtlich der Trend: Umso grösser das Unternehmen, umso mehr nimmt die Arbeitsbelastung pro Kernteammitglied zu.

Unabhängig davon, ob Befragungen eher traditionell oder innovativ angelegt werden, bleibt der Folgeprozess weiterhin die grösste Herausforderung. Zwar werden hier vielfältige unterstützende Formate genutzt, doch gelingt es offenbar nicht in jedem Fall, eine nachhaltige, fokussierte und handlungsorientierte Beschäftigung mit den Ergebnissen zu initiieren. Da vom Folgeprozess ganz entscheidend der wahrgenommene und auch tatsächliche Erfolg einer Mitarbeiterbefragung abhängt, wird es auch in Zukunft massgebend darauf ankommen, das Befragungsprojekt von Beginn auf einen optimalen Folgeprozess hin zu konzipieren.

Des Weiteren ist ein kritischer Erfolgsfaktor die Verbindlichkeit nach Abschluss zu erhöhen, zum Beispiel über die Unterstützung des Senior Managements, klar geregelte Verantwortlichkeiten, einen strukturierten Massnahmenplanungs und –implementierungsprozess oder die Verknüpfung von Mitarbeiterbefragungsdaten mit Leistungsbewertungen von Führungskräften.