Compliance und Arbeitsrecht: Was HR wissen muss

Der Begriff der Compliance

Compliance stammt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt so viel wie «Handeln in Übereinstimmung mit bestehenden Regeln». In einer allgemeinen Definition bedeutet Compliance die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, regulatorischen Standards sowie selbstverpflichtender Normen (zum Beispiel Code of Conduct, internen Weisungen, etc.). Es ist augenfällig, dass der Compliance auch im Bereich des Arbeitsrechts eine herausragende Bedeutung zukommt. Gerade hier existieren zahlreiche Normen, die es einzuhalten gilt. Dazu zählen insbesondere die zwingenden Normen des Obligationenrechts, aber auch die Normen des Arbeitsschutzes, welche vor allem im Arbeitsgesetz ihren Niederschlag gefunden haben. Andererseits bietet das Arbeitsrecht durch die arbeitsrechtlich verfügbaren Instrumente auch die Möglichkeit, die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, regulatorischen Standards sowie selbstverpflichtenden Normen durch die Mitarbeiter sicherzustellen oder im Verletzungsfall zu ahnden.

Compliance wird aber auch als Haftungsvermeidung durch das Befolgen der für das Unternehmen massgeblichen Rechtsregeln aller Art definiert. Hier ist im Bereich des Arbeitsrechts insbesondere an mögliche Bussen bei Verletzung von Schutzvorschriften zugunsten der Arbeitnehmer oder an Haftungsfälle durch Ausfall von Versicherungsdeckungen bei vermeidbaren Unfällen zu denken. Durch die Sicherstellung der Compliance im Bereich des Arbeitsrechts kann zudem verhindert werden, dass ein Arbeitgeber ohne Vorahnung mit Forderungen der Arbeitnehmer (zum Beispiel Überstundenentschädigung) konfrontiert wird, welche allenfalls gerichtlich durchsetzbar sind.

Weiter wird Compliance als Organisationsmodell mit Prozessen und Systemen verstanden, das die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und internen Standards sicherstellt.

Die Grundsätze ordnungsgemässer Compliance

Es besteht zwar kein einheitliches Konzept für ein effektives Compliance-Management, doch können folgende Grundelemente als zentral betrachtet werden:

• Compliance ist Führungsaufgabe: Die Unternehmensführung bekennt sich zur Integrität als Kern der Unternehmenskultur und erlässt einen entsprechenden Verhaltenskodex (sogenannter «tone from and at the top»).
• Grundsatz der Risikoadäquanz: Die Compliance-Bemühungen müssen in einem angemessenen Verhältnis zu den Risiken des Unternehmens stehen. Es müssen in einer Risikoanalyse diejenigen Risikobereiche identifiziert werden, in denen das Unternehmen wesentlichen Gefahren rechtsuntreuen Verhaltens ausgesetzt ist. Wer zum Beispiel in erheblichem Umfang Geschäfte mit regierungsnahen Stellen in korruptionsgefährdeten Ländern betreibt, wird um eine Anti-Korruptions-Compliance nicht herum kommen.
• Compliance-Organisation: Es müssen diejenigen organisatorischen Massnahmen ergriffen werden, die in den identifizierten Risikobereichen Rechtsverstösse zu vermeiden helfen. Es reicht dabei nicht, die jeweiligen Ressortzuständigen zu korrektem Verhalten anzuhalten, vielmehr ist eine spezifische Organisation mit ausreichenden sachlichen und personellen Ressourcen erforderlich. Die genaue Ausgestaltung der Organisation hängt von verschiedenen Faktoren, wie Grösse, Geschäftstätigkeit, etc. ab. Dabei können kleinere Unternehmen einfachere Massnahmen zur Einhaltung von Gesetzen treffen, wogegen grössere Unternehmen eine umfassendere Compliance-Organisation unterhalten müssen.
• Compliance-Vorgaben: Gewünschte bzw. ausdrücklich untersagte Verhaltensweisen sowie konkrete Handlungsanweisungen müssen definiert und für die Mitarbeiter festgehalten wer-den. Die compliance-relevanten Informationen in einem Unternehmen müssen schriftlich niedergelegt sein.
• Schulung: Die aus der Risikoanalyse abgeleiteten, untersagten bzw. gewünschten Verhaltensweisen müssen den betroffenen Mitarbeitern des Unternehmens systematisch und regelmässig vermittelt werden.
• Überwachung und Kontrolle: Sämtliche Compliance-Massnahmen führen nicht zum gewünschten Ergebnis, solange deren Durchsetzung nicht überwacht wird. Zudem ist sicher zu stellen, dass die unternehmenseigenen Compliance-Massnahmen selbst periodisch auf ihre Wirksamkeit hin überprüft werden.

Die Wirkung von Compliance

Die präventive Wirkung im Hinblick auf die Vermeidung von zivilrechtlichen und strafrechtlichen Risiken ist nur dann gegeben, wenn sämtliche der vorstehend genannten Punkte lückenlos umgesetzt sind. Compliance ist keine Wahlmöglichkeit, sondern muss gezielt umgesetzt werden. Dabei sollte Compliance nicht nur als notwendiges Übel, sondern auch als Chance verstanden werden. Sie bedeutet in erster Linie Schadensprävention, können doch damit durch Rechtsverstösse verursachte Kosten vermieden werden. Compliance hilft aber auch dabei, die Prozesse im Unternehmen zu verbessern sowie die Beständigkeit des Geschäftsmodells zu gewährleisten und kann damit auch zu Wettbewerbsvorteilen führen.

Die besondere Bedeutung der Compliance im Arbeitsrecht

Im Bereich des Arbeitsrechts gibt es für den Arbeitgeber insbesondere zwei besondere Herausforderungen: Einerseits gilt es, die arbeitsrechtlich relevanten Themen zu erkennen und zu definieren, wo besondere Risiken bestehen, sollten die relevanten arbeitsrechtlichen Vorschriften nicht eingehalten werden. Zu denken ist hier vor allem an die folgenden Bereiche (exemplarische Auswahl):

• Persönlichkeitsschutz der Mitarbeiter, inklusive Datenschutz sowie die Verhinderung sexueller Belästigung (auch gemäss Gleichstellungsgesetz)
• Einhaltung der Normen über den Gesundheitsschutz gemäss Arbeitsgesetz
• Einhaltung der Höchst- und Ruhezeitvorschriften sowie der Vorschriften über Pausen gemäss Arbeitsgesetz
• Einhaltung der Rechte stillender oder schwangerer Arbeitnehmerinnen
• Einhaltung der zwingenden arbeitsrechtlichen Vorschriften des Obligationenrechts zur Vermeidung der unerwarteten Geltendmachung von monetären und anderen Ansprüchen der Arbeitnehmer gegen den Arbeitgeber
• Arbeitszeiterfassung: Arbeitgeber sind verpflichtet, alle Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug des Gesetzes erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugsorganen zur Verfügung zu halten. Gemäss Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) müssen daraus unter anderem (noch) Dauer und Lage der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) sowie der Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sein.

Auf der anderen Seite stellt sich auch die Frage, welche arbeitsrechtlichen Mittel ein Arbeitgeber überhaupt zur Verfügung hat, um die Compliance, nicht nur im Bereiche des Arbeitsrechts wirksam umzusetzen.

Als Mittel für die Umsetzung der Compliance-Vorgaben kommen insbesondere die folgenden Möglichkeiten in Betracht:

• Arbeitsvertrag: Oft sind die Arbeitsverträge relativ kurz und verweisen diesbezüglich auf die anwendbaren Reglemente.
• Weisungen und Anordnungen: Gemäss Art. 321d OR kann der Arbeitgeber über die Ausführung der Arbeit und das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb Anordnungen erlassen und ihnen Weisungen erteilen. Diese sind nach Treu und Glauben zu befolgen.
• Reglemente können einerseits den Arbeitsvertrag als zusätzlichen Vertragsinhalt ergänzen, hierzu ist aber notwendig, dass diese den entsprechenden Arbeitnehmer bei Vertragsabschluss zu Kenntnis gebracht werden und diesen zugestimmt wird (dies kann durch die generelle Vertragsunterzeichnung geschehen). Andererseits können Reglemente Weisungen und Anordnungen festhalten. Diesfalls braucht es keine Zustimmung, aber Kenntnisnahme der Arbeitnehmer.
• Betriebsordnung: Eine Betriebsordnung ist für industrielle Betriebe zwingend vorgeschrieben. Sie kann aber auch in nicht industriellen Betrieben auf freiwilliger Basis in Kraft gesetzt werden. Eine Betriebsordnung beinhaltet zwingend Bestimmungen über die Gesundheitsvorsorge und die Unfallverhütung und – soweit notwendig – auch Bestimmungen über das Verhalten der Arbeitnehmer und die Ordnung im Betrieb. Eine Betriebsordnung ermöglicht es dem Arbeitgeber insbesondere (Disziplinar-)Bussen auszusprechen. Das Verfahren zum Erlass einer Betriebsordnung ist in den Art. 37 – 39 des Arbeitsgesetzes geregelt.