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Digitale Transformation: So holen Sie Ihre Leute an Bord

Die digitale Transformation und ihre Umsetzung beschäftigt Unternehmen in allen Branchen und macht auch intern vor keiner Abteilung Halt. Viele digitale Transformationsprojekte scheitern jedoch, weil der Faktor Mensch unterschätzt wird. Fünf Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeitenden an Bord holen.

Mit dem digitalen Wandel Schritt zu halten, wird für Unternehmen zusehends zur Mammut-Aufgabe. Damit Firmen in der digitalen Welt überleben, streben sie vermehrt einen ganzheitlichen, integrierten und effizienten «Digital Workplace» an – also eine moderne, mobile und kollaborative Arbeitsplatzstruktur. Sie versprechen sich davon grössere Flexibilität, höhere Mobilität und Kosteneinsparungen.

Hohe Erwartungen der Mitarbeitenden

Ein digitales Arbeitsumfeld spielt für Mitarbeitende eine bedeutende Rolle. Gerade die Generation Y, die heute 18- bis 35-Jährigen, sind es gewohnt, neue Technologien täglich im Privatleben einzusetzen. Sie erwarten im beruflichen Umfeld ein mindestens gleichwertiges technologisches Umfeld. Eine fortgeschrittene digitale Transformation wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität aus – dies zeigt sich im Digital Maturity & Transformation Report 2017.

Wenn ein Arbeitgeber seinen Leuten also keinen funktionierenden digitalen Arbeitsplatz bietet, wird er insbesondere für die erfolgskritischen hochqualifizierten Zielgruppen unattraktiver. Das Unternehmen wird somit auf längere Sicht nicht in der Lage sein, neue Fachkräfte und Talente für sich zu gewinnen und für langfristige Anstellungsverhältnisse zu begeistern.

Digitalisierungsprojekte sind daher für Unternehmen von hoher strategischer Wichtigkeit, meist mit hohen Initialkosten verbunden und haben auch auf die Mitarbeitenden einen grossen Einfluss. Umso schlimmer ist es also, wenn solche Projekte scheitern.

Scheitern ist die Regel

Gerade deshalb ist es aufsehenerregend, dass eine Recherche von McKinsey¹ ergeben hat, dass 70 Prozent der digitalen Transformationsprojekte scheitern.

Doch an welchem Punkt gehen solche Projekte schief? Erfahrungen im Bereich der digitalen Transformation haben gezeigt, dass Unternehmen oft einen falschen Fokus setzen: So konzentrieren sie sich vor allem auf die neuen Technologien und vernachlässigen langfristige strategische Überlegungen dazu, was sie mit den neuen technologischen Möglichkeiten überhaupt erreichen wollen.

Bei der Planung der Transformationsprojekte werden zudem oft die User – also die Mitarbeitenden – als Anspruchsgruppe unterschätzt, oder gar total ausser Acht gelassen. Es fehlt der Fokus auf eine Veränderung in der Unternehmenskultur und im Verhalten der Mitarbeitenden.

Wie kann also ein Unternehmen den «Faktor Mensch» und die Digitalisierung der Geschäftsabläufe unter einen Hut bringen?

1. Den Nutzer verstehen

Eigentlich sollte es eine Selbstverständlichkeit sein, bei Einführung von Technologie den Nutzer in den Mittelpunkt zu stellen. Doch gerade bei der digitalen Transformation in Unternehmen ist der Fokus auf die Mitarbeitenden als Nutzer viel zu wenig entwickelt.

Hier wird insbesondere die Kompetenz von HR zu wenig genutzt. Wenn es darum geht, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu verstehen und diese für die Transformation zu gewinnen, kann – ja muss – HR eine zentrale Rolle spielen.

Unternehmen müssen sich darüber bewusst sein, dass die Digitalisierung für die Nutzer oft eine einschneidende Veränderung darstellt. Nicht alle warten sehnsüchtig auf den nächsten Technologieschub. Digitalisierung ist für viele mit Änderungen von Gewohnheiten verbunden – und dort wird es schwierig. Denken Sie doch mal an das letzte Mal zurück, als Sie versucht haben, eine persönliche Gewohnheit zu ändern und wie Sie sich selbst motiviert haben. Zu verstehen, welche Gewohnheiten die User ändern müssen und was die User an diesen Gewohnheiten schätzten, ist die Bedingung für griffige Massnahmen.

2. Eine digitale Vision haben

Unternehmen stellen vermehrt junge Digital Natives ein, die eine hohe Digitalkompetenz mitbringen. Die Human Capital Trends 2017 zeigen auf, dass die digital versierten Angestellten entsprechende Anforderungen an das Unternehmen mitbringen: Sie möchten selbstständig, mobil und integriert arbeiten können und streben eine gute Teamarbeit und eine hohe digitale Produktivität an.

Um diese jungen Talente anzusprechen und zu gewinnen, muss das HR sich mit der «digitalen Vision» des Unternehmens auseinandersetzen und diese bestenfalls mitgestalten.

Eine Studie der Universität St.Gallen² zeigt auf, dass eine überzeugende Vision ein zentraler Baustein auf dem Weg zur Arbeitswelt 4.0 ist. Im HR-Marketing und im Recruiting muss man überzeugend darlegen können, was das Unternehmen bereits umgesetzt hat und was an der Digitalisierungs-Front noch geplant ist. Wer in der Personalgewinnung tätig ist, muss die Story der digitalen Transformation überzeugend vermitteln können.

3. Auf eine Kultur- und Verhaltensänderung fokussieren

«Organisations don’t change, people do»: Dies war eine der wichtigsten Erkenntnisse auf der diesjährigen Gennex-Konferenz. Dort diskutierte die Schweizer Digital Business Community unter anderem über die Entwicklung des Digital Workplace.

Für eine erfolgreiche Digitale Transformation dürfen die neuen Technologien nicht auf Biegen und Brechen und über die Köpfe der Mitarbeiter hinweg implementiert werden. Es braucht parallel dazu eine Kultur- und Verhaltensänderung. Mitarbeitende müssen verstehen, warum der Transformationsprozesse für einen langfristigen Erfolg notwendig ist. Sie müssen erkennen, wie die neuen Tools und Möglichkeiten ihre Arbeit erleichtern. Wenn diese Erkenntnis mit einer Befähigung der Mitarbeitenden zur Nutzung der Technologien einhergeht, dann wird der Kulturwandel Realität.

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4. Mit gutem Beispiel vorangehen

Die Human Capital Trends 2017 von Deloitte haben gezeigt, dass auch das HR zunehmend digital werden muss. Human Resources muss im Unternehmen als gutes Vorbild agieren. Dies ist auch eine Bedingung, um als treibende Kraft der Transformation akzeptiert zu werden. Mit der Digitalisierung der HR-Tools und einer vermehrt digitalen Zusammenarbeit der HR-Mitarbeitenden untereinander können sichtbare Erfolge präsentiert werden.

Personalfachkräfte sollen auch den Raum und Mut haben, stärker mit neuem zu experimentieren und mittels «Learning by doing» neue Lösungen und Technologien zu entwickeln. Gerade beim Recruiting-Prozess kommt Stillstand einem rasanten Rückschritt gleich.

5. Das Potential moderner Arbeitsplatzstrukturen ausschöpfen

Das Produktivitäts- und Kollaborationspotential von digitalen Arbeitsplätzen ist gewaltig. Dieses Potential können wir auch quantifizieren und nachweisen. Dies zeigt zum Beispiel die IAP Studie 2017 der ZHAW, die sich mit dem Menschen in der Arbeitswelt 4.0 beschäftig.

Rund drei Viertel der teilnehmenden Studienteilnehmenden gaben bei der Erhebung an, dass sie ihre Arbeit durch die Veränderungen als vielfältiger erleben und mehr Autonomie ermöglicht wird. Und die Mehrheit der Befragten sagte, dass die Digitalisierung ihre Arbeit zudem leichter gemacht habe. Unsere Erfahrung zeigt aber immer wieder, dass das Potential eines modernen Arbeitsumfelds nicht ausgeschöpft wird. Was nützen virtuelle Arbeitsräume, wenn sie ungenutzt bleiben? Was nützt es, wenn Sie Daten auf allen Geräten verfügbar machen, Mitarbeitende aber weiterhin Dateien als Anhänge verschicken?

Wer einen digitalen Arbeitsplatz einführt, muss dies mit klaren Zielen verknüpfen und diese nicht aus den Augen verlieren. Eine Geschäftsleitung sollte nicht Technologiebeschlüsse fällen. Vielmehr sollte sie Transformationsziele für die neue Arbeitswelt definieren und dies mit Budgets für Technologie und Change Management unterlegen. Und sie sollte darauf bestehen, dass intern alle Kräfte gebündelt werden, um die Transformation voranzutreiben. HR hier aussen vor zu lassen, ist keine Option, wenn ambitionierte Ziele auch erreicht werden sollen.

Quellen:

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Wolfgang Steindl ist Manager bei Atos Consulting Schweiz. Zu seinen Spezialgebieten bei Atos Consulting gehören die Digitale Transformation und Organisation sowie der Digital Workplace. Bevor er im Jahr 2011 zu Atos Consulting gestossen ist, war er für Firmen im Versicherungsbereich sowie in der Telekommunikation tätig. Sein Masterstudium in Business Analysis hat Wolfgang Steindl an der ZHAW abgeschlossen.

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Dem Fortschritt soll man sich ja bekanntlich nicht verschliessen. Disruptive Innovationen und die Digitalisierung halten Einzug in jede Art der Transformation; egal in welchem Business, egal in welcher Unternehmensgrösse. Wer sich noch nicht damit beschäftigt, dem wird von Fachspezialisten prophezeit, dass ihnen das jeweilige Geschäftsmodell früher oder später um die Ohren fliegt. Doch wo und wie konkret den Hebel ansetzen? Digital befriedigt soll die Generation Y werden sowie alle anderen Namensgebungen, die in den gleichen Topf gehören. Gleichzeitig sieht sich der Traditionsbetrieb oder Produktionsbetrieb vor die Tatsache gestellt, dass Erfahrung und Wachstum auf Basis der Generation «ü 50» beruhen und diese ganz gerne grössenteils Papier und Kugelschreiber nutzen. Ach ja, und irgendwo muss das ja alles auch noch zur Strategie passen und dem Image der Firma…Der interessierte Kader erkundigt sich nun also erstmal unter seinesgleichen und / oder versucht im Dickicht der Wald-und-Wiesen-Unternehmensberater, jemanden zu finden, der einem das abnimmt und falls nötig gegen Geld, löst. So scheitern 70%...Warum? Es ist wohl wie beim Kochen. Wer ein Kochbuch lesen kann, so heisst es, kann kochen. Ja, vielleicht, aber würzen kann er nicht. Das lernt nur, wer probiert, abwägt, sich mit jemandem austauscht der mehr Uebung hat, es täglich tut. Oder anders ausgedrückt: Bottom-up, so einfach und so schwierig zugleich. Die Mitarbeiter eines Unternehmens haben das Wissen und den Umgang, sie haben Ideen. Der agile Leader heutzutage muss nicht alles können; Grösse zeigen und sagen, ich lasse mal die an’s Steuer, die das Tag-täglich bearbeiten. Sich hinterher zusammensetzen und gemeinsam abwägen mittels Piloten, was umsetzbar ist und was nicht, das funktioniert, in der Küche wie am Pult! Bettina Baur, Metaberatung

mir gefällt die Analogie zum Kochen sehr gut: Auch beim Kochen muss man Neues ausprobieren und manchmal kommt's vor, dass es nicht schmeckt. Darüber, dass man sich auch der in der Geschäftswelt mehr (zu)trauen soll, gibt es genug Literatur. Frei nach dem Motto "Try again, fail better". Natürlich ändert man nicht kurzerhand sein Geschäftsmodell und schaut was passiert, Veränderung fängt ja oft im Kleinen an. Beim Einsatz neuer Technologien oder Vorgehensmodellen können die kleinen Erfolge die Basis für die grossen sein. Obwohl oder gerade weil dabei auch gerne mal was schiefgehen darf.

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