Digitale Transformation: So holen Sie Ihre Leute an Bord

Mit dem digitalen Wandel Schritt zu halten, wird für Unternehmen zusehends zur Mammut-Aufgabe. Damit Firmen in der digitalen Welt überleben, streben sie vermehrt einen ganzheitlichen, integrierten und effizienten «Digital Workplace» an – also eine moderne, mobile und kollaborative Arbeitsplatzstruktur. Sie versprechen sich davon grössere Flexibilität, höhere Mobilität und Kosteneinsparungen.

Hohe Erwartungen der Mitarbeitenden

Ein digitales Arbeitsumfeld spielt für Mitarbeitende eine bedeutende Rolle. Gerade die Generation Y, die heute 18- bis 35-Jährigen, sind es gewohnt, neue Technologien täglich im Privatleben einzusetzen. Sie erwarten im beruflichen Umfeld ein mindestens gleichwertiges technologisches Umfeld. Eine fortgeschrittene digitale Transformation wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität aus – dies zeigt sich im Digital Maturity & Transformation Report 2017.

Wenn ein Arbeitgeber seinen Leuten also keinen funktionierenden digitalen Arbeitsplatz bietet, wird er insbesondere für die erfolgskritischen hochqualifizierten Zielgruppen unattraktiver. Das Unternehmen wird somit auf längere Sicht nicht in der Lage sein, neue Fachkräfte und Talente für sich zu gewinnen und für langfristige Anstellungsverhältnisse zu begeistern.

Digitalisierungsprojekte sind daher für Unternehmen von hoher strategischer Wichtigkeit, meist mit hohen Initialkosten verbunden und haben auch auf die Mitarbeitenden einen grossen Einfluss. Umso schlimmer ist es also, wenn solche Projekte scheitern.

Scheitern ist die Regel

Gerade deshalb ist es aufsehenerregend, dass eine Recherche von McKinsey¹ ergeben hat, dass 70 Prozent der digitalen Transformationsprojekte scheitern.

Doch an welchem Punkt gehen solche Projekte schief? Erfahrungen im Bereich der digitalen Transformation haben gezeigt, dass Unternehmen oft einen falschen Fokus setzen: So konzentrieren sie sich vor allem auf die neuen Technologien und vernachlässigen langfristige strategische Überlegungen dazu, was sie mit den neuen technologischen Möglichkeiten überhaupt erreichen wollen.

Bei der Planung der Transformationsprojekte werden zudem oft die User – also die Mitarbeitenden – als Anspruchsgruppe unterschätzt, oder gar total ausser Acht gelassen. Es fehlt der Fokus auf eine Veränderung in der Unternehmenskultur und im Verhalten der Mitarbeitenden.

Wie kann also ein Unternehmen den «Faktor Mensch» und die Digitalisierung der Geschäftsabläufe unter einen Hut bringen?

1. Den Nutzer verstehen

Eigentlich sollte es eine Selbstverständlichkeit sein, bei Einführung von Technologie den Nutzer in den Mittelpunkt zu stellen. Doch gerade bei der digitalen Transformation in Unternehmen ist der Fokus auf die Mitarbeitenden als Nutzer viel zu wenig entwickelt.

Hier wird insbesondere die Kompetenz von HR zu wenig genutzt. Wenn es darum geht, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu verstehen und diese für die Transformation zu gewinnen, kann – ja muss – HR eine zentrale Rolle spielen.

Unternehmen müssen sich darüber bewusst sein, dass die Digitalisierung für die Nutzer oft eine einschneidende Veränderung darstellt. Nicht alle warten sehnsüchtig auf den nächsten Technologieschub. Digitalisierung ist für viele mit Änderungen von Gewohnheiten verbunden – und dort wird es schwierig. Denken Sie doch mal an das letzte Mal zurück, als Sie versucht haben, eine persönliche Gewohnheit zu ändern und wie Sie sich selbst motiviert haben. Zu verstehen, welche Gewohnheiten die User ändern müssen und was die User an diesen Gewohnheiten schätzten, ist die Bedingung für griffige Massnahmen.

2. Eine digitale Vision haben

Unternehmen stellen vermehrt junge Digital Natives ein, die eine hohe Digitalkompetenz mitbringen. Die Human Capital Trends 2017 zeigen auf, dass die digital versierten Angestellten entsprechende Anforderungen an das Unternehmen mitbringen: Sie möchten selbstständig, mobil und integriert arbeiten können und streben eine gute Teamarbeit und eine hohe digitale Produktivität an.

Um diese jungen Talente anzusprechen und zu gewinnen, muss das HR sich mit der «digitalen Vision» des Unternehmens auseinandersetzen und diese bestenfalls mitgestalten.

Eine Studie der Universität St.Gallen² zeigt auf, dass eine überzeugende Vision ein zentraler Baustein auf dem Weg zur Arbeitswelt 4.0 ist. Im HR-Marketing und im Recruiting muss man überzeugend darlegen können, was das Unternehmen bereits umgesetzt hat und was an der Digitalisierungs-Front noch geplant ist. Wer in der Personalgewinnung tätig ist, muss die Story der digitalen Transformation überzeugend vermitteln können.

3. Auf eine Kultur- und Verhaltensänderung fokussieren

«Organisations don’t change, people do»: Dies war eine der wichtigsten Erkenntnisse auf der diesjährigen Gennex-Konferenz. Dort diskutierte die Schweizer Digital Business Community unter anderem über die Entwicklung des Digital Workplace.

Für eine erfolgreiche Digitale Transformation dürfen die neuen Technologien nicht auf Biegen und Brechen und über die Köpfe der Mitarbeiter hinweg implementiert werden. Es braucht parallel dazu eine Kultur- und Verhaltensänderung. Mitarbeitende müssen verstehen, warum der Transformationsprozesse für einen langfristigen Erfolg notwendig ist. Sie müssen erkennen, wie die neuen Tools und Möglichkeiten ihre Arbeit erleichtern. Wenn diese Erkenntnis mit einer Befähigung der Mitarbeitenden zur Nutzung der Technologien einhergeht, dann wird der Kulturwandel Realität.

Weitere Checklisten

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4. Mit gutem Beispiel vorangehen

Die Human Capital Trends 2017 von Deloitte haben gezeigt, dass auch das HR zunehmend digital werden muss. Human Resources muss im Unternehmen als gutes Vorbild agieren. Dies ist auch eine Bedingung, um als treibende Kraft der Transformation akzeptiert zu werden. Mit der Digitalisierung der HR-Tools und einer vermehrt digitalen Zusammenarbeit der HR-Mitarbeitenden untereinander können sichtbare Erfolge präsentiert werden.

Personalfachkräfte sollen auch den Raum und Mut haben, stärker mit neuem zu experimentieren und mittels «Learning by doing» neue Lösungen und Technologien zu entwickeln. Gerade beim Recruiting-Prozess kommt Stillstand einem rasanten Rückschritt gleich.

5. Das Potential moderner Arbeitsplatzstrukturen ausschöpfen

Das Produktivitäts- und Kollaborationspotential von digitalen Arbeitsplätzen ist gewaltig. Dieses Potential können wir auch quantifizieren und nachweisen. Dies zeigt zum Beispiel die IAP Studie 2017 der ZHAW, die sich mit dem Menschen in der Arbeitswelt 4.0 beschäftig.

Rund drei Viertel der teilnehmenden Studienteilnehmenden gaben bei der Erhebung an, dass sie ihre Arbeit durch die Veränderungen als vielfältiger erleben und mehr Autonomie ermöglicht wird. Und die Mehrheit der Befragten sagte, dass die Digitalisierung ihre Arbeit zudem leichter gemacht habe. Unsere Erfahrung zeigt aber immer wieder, dass das Potential eines modernen Arbeitsumfelds nicht ausgeschöpft wird. Was nützen virtuelle Arbeitsräume, wenn sie ungenutzt bleiben? Was nützt es, wenn Sie Daten auf allen Geräten verfügbar machen, Mitarbeitende aber weiterhin Dateien als Anhänge verschicken?

Wer einen digitalen Arbeitsplatz einführt, muss dies mit klaren Zielen verknüpfen und diese nicht aus den Augen verlieren. Eine Geschäftsleitung sollte nicht Technologiebeschlüsse fällen. Vielmehr sollte sie Transformationsziele für die neue Arbeitswelt definieren und dies mit Budgets für Technologie und Change Management unterlegen. Und sie sollte darauf bestehen, dass intern alle Kräfte gebündelt werden, um die Transformation voranzutreiben. HR hier aussen vor zu lassen, ist keine Option, wenn ambitionierte Ziele auch erreicht werden sollen.

Quellen:

• ¹ https://www.mckinsey.com/industries/retail/our-insights/the-how-of-transformation (Stand: 21. Dezember 2017)
• ² Prof. Dr. Heike Bruch, Christina Block (2017): Top Management zwischen Digitalisierung und Arbeitswelt 4.0. Leadership-, HRM- und Kommunikationsstrategien bei Schweizer Unternehmen.