HR Today Nr. 1&2/2018: Performance Management

MAG heute – und in Zukunft?

Einmal im Jahr finden Mitarbeitendengespräche (MAG) statt. Das ist in der öffentlichen Verwaltung und in der Privatwirtschaft Standard. Doch erste Unternehmen fordern deren Abschaffung. Um eine Einschätzung zu erhalten, wurde 2017 unter Beteiligung der Bundesverwaltung sowie zahlreicher Kantons- und Stadt­verwaltungen eine schriftliche Kurzbefragung durchgeführt.

Immer zum Jahresende ist es soweit: Die jährlichen strukturierten Mitarbeitendengespräche (MAG) finden statt und irgendwie ist es für alle ein wenig aufregend. Sei es, weil es viel zu besprechen gibt seit dem letzten MAG oder weil zum Jahresabschluss wenig Zeit vorhanden ist. Die Klärung von Erwartungen, die Beurteilung von Leistungen, die Vereinbarung und Bewertung von Zielen sowie Fragen rund um die Personalentwicklung stehen bei fast allen MAG in der öffentlichen Verwaltung und in der Privatwirtschaft im Mittelpunkt des Gesprächs. Ab und zu wird moniert, dass das MAG nur als Pflichtübung abgehandelt wird. Vielfach wird es aber auch als Wertschätzung empfunden, wenn der oder die Vorgesetzte sich – fernab von den Alltagsthemen – gezielt Zeit nimmt.

Die Zürcher Kantonalbank hat als eines der ersten Unternehmen in der Schweiz 2017 bekanntgegeben, das Jahresgespräch abzuschaffen. Die Mitarbeitenden sollen von ihren Vorgesetzten nicht nur einmal jährlich beurteilt werden, sondern kontinuierliche Feedbacks erhalten.¹ Seit dieser öffentlichen Bekanntmachung herrscht eine Art «Sputnik-Schock».

Einige Organisationen stellen sich folgende Fragen: Gibt es bessere Alternativen zum jährlichen MAG? Ist das Führen mit Jahreszielen in unserer schnelllebigen Zeit, in der die Ziele bereits unterjährig korrigiert werden müssen, nicht überholt? Wären viele kurze und zielgerichtete Führungsgespräche und Feedbacks nicht gewinnbringender? Bieten neuere IT-unterstützte Performance-Systeme Alternativen?

MAG in der öffentlichen Verwaltung

Um eine erste Einschätzung zum Thema «MAG heute und in Zukunft» in der öffentlichen Verwaltung zu erhalten, wurde 2017 eine schriftliche Kurzbefragung durchgeführt. Teilgenommen haben die Bundesverwaltung und die Landesverwaltung Liechtenstein sowie 20 Kantonsverwaltungen und 13 grössere Stadtverwaltungen der Schweiz. Die Ergebnisse der insgesamt 35 teilnehmenden öffentlichen Verwaltungen wurden in einer Konferenz der Personalleitenden der öffentlichen Verwaltung vorgestellt und diskutiert. Zur Einbettung der Entwicklung wurde ergänzend mit neun Organisationen aus der Privatwirtschaft und einer NGO eine telefonische Kurzbefragung durchgeführt.²

Die Ergebnisse der Umfrage zeigen in mancher Hinsicht ein homogenes Bild. Das MAG ist bei allen ausser einer der befragten Verwaltungen etabliert und gilt als bewährtes Führungsinstrument, das in einigen Verwaltungen weiterentwickelt werden soll. Bei der einen Verwaltung, bei der das MAG noch nicht verankert ist, ist dessen Einführung in naher Zukunft geplant. Auch was die Häufigkeit und die Verpflichtung der Durchführung sowie die Inhalte des Gesprächs anbelangt, sind sich die befragten Verwaltungen sehr ähnlich. Bei den Verwaltungen wird das Gespräch in der Regel einmal jährlich durchgeführt und ist für alle Mitarbeitenden obligatorisch.

In den meisten Fällen werden während des Gesprächs standardmässig die Ziele vereinbart und überprüft sowie die für die jeweilige Position notwendigen Kompetenzen besprochen und es werden Personalentwicklungsmassnahmen definiert.

Auch das Feedback von den Mitarbeitenden an die Vorgesetzten ist bei rund 60 Prozent der befragten Verwaltungen fixer Bestandteil des Gesprächs, meistens auf freiwilliger Basis. Weniger häufig sind zum heutigen Zeitpunkt die Potenzialeinschätzung der Mitarbeitenden, die Nachfolgeplanung und sonstige Themen, wie beispielsweise betriebliche Gesundheit, vordefinierte Inhalte des strukturierten MAG (vgl. Abb. 1).

Ein Thema, das einen starken Einfluss auf die Bedeutung des MAG hat, sind die Konsequenzen der Leistungsbeurteilung auf die individuelle Lohnentwicklung. Bei über 80 Prozent der befragten Verwaltungen ist das MAG lohnwirksam.

Weniger homogen sind die Ergebnisse hinsichtlich des für das MAG eingesetzten Begleitinstruments. Bei über 30 Prozent der Verwaltungen werden die MAG mittels Papierfragebogen dokumentiert. Knapp 50 Prozent der Verwaltungen haben für das MAG ein elektronisches Formular, teilweise in Kombination mit dem Papierfragebogen, im Einsatz und bei den übrigen rund 20 Prozent der Verwaltungen wird der Prozess des MAG durch eine IT-Lösung unterstützt.

Zur Zukunft des Mitarbeitendengesprächs

Das MAG ist in der öffentlichen Verwaltung ein etabliertes Führungsinstrument, das sich grundsätzlich bewährt hat. Gleichzeitig wird auch in der öffentlichen Verwaltung der Einsatz des MAG reflektiert und es werden bei Bedarf die eingesetzten Verfahren weiterentwickelt.

Die Ergebnisse der Umfrage zeigen, dass mehr als 50 Prozent der befragten Verwaltungen Anpassungen am MAG planen oder bereits umgesetzt haben. Das Gespräch soll künftig tendenziell weniger stark den Rückblick, sondern mehr auf die zukünftige Zusammenarbeit und die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden fokussieren. Hierzu planen über 30 Prozent der teilnehmenden Verwaltungen im Rahmen des MAG Personalentwicklungsthemen (inkl. Potenzialeinschätzungen) mehr Gewicht zu geben. Verschiedene Verwaltungen möchten auch das Feedback an die Vorgesetzten einführen, um dem Dialog zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten noch mehr Bedeutung beizumessen. Auch werden die heutigen Mechanismen der Koppelung von Personalbeurteilung und individueller Lohnentwicklung teilweise überprüft.

Verschiedene Verwaltungen beabsichtigen die Flexibilisierung und Modularisierung des Prozesses des MAG und die Einführung von IT-Lösungen zur Prozessunterstützung, um den Führungsprozess im ganzen Jahr bestmöglich zu unterstützen. So könnte künftig für bestimmte Personengruppen, wie etwa für Mitarbeitende, die kurz vor der Pensionierung stehen, der Prozess vereinfacht werden. Insgesamt sollen Führungsdialog und Austausch gestärkt und die Vorgesetzten im Führungsprozess unterstützt werden (vgl. Abb. 2).

Verwaltung versus Privatwirtschaft

Das MAG gilt auch bei den befragten Unternehmen der Privatwirtschaft und der befragten NGO grundsätzlich als bewährtes Instrument. Auch hier planen die meisten Anpassungen am MAG oder haben in den letzten Jahren bereits welche vorgenommen. Einer der wesentlichen Unterschiede zeigt sich bei den meistens höheren variablen Lohnanteilen, die in der Privatwirtschaft vergeben werden, wobei das MAG bei gewissen Unternehmen aus der Privatwirtschaft erst ab Kaderstufe lohnwirksam ist.

Zudem scheint es, dass die Unternehmen aus der Privatwirtschaft –  als Ergänzung zum MAG – den kontinuierlichen unterjährigen Dialog zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden noch stärker forcieren und je nach Bedarf auch kürzere Zyklen wählen. Und: Bei den Unternehmen aus der Privatwirtschaft beurteilen teilweise nicht nur die Vorgesetzten, sondern auch Arbeitskollegen die Leistung der Mitarbeitenden und es können auch im Team Diskussionen zur Leistungserreichung stattfinden.

Fazit und Ausblick

Das MAG mit seinen Gesprächselementen hat seine Herausforderungen – das ist unbestritten. Gut genutzt bietet es aber auch sehr viele Chancen und ergänzt die vielen kleineren und themenbezogenen Abstimmungen zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten im Jahresverlauf.

Das standardisierte Jahresgespräch bietet die Chance, den Führungsdialog zu wesentlichen Elementen der Mitarbeitendenführung «zusammenzufassen» und auf die Erwartungen an die Zusammenarbeit und Leistungserbringung, die angestrebten Ziele und die persönliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fokussieren.

In der öffentlichen Verwaltung sind die Chancen, Herausforderungen und Kritikpunkte bezüglich des MAG bekannt. Eine gute Führung ist wichtig und das jährliche strukturierte Mitarbeitendengespräch bietet einen Mehrwert, da einmal im Jahr alle zentralen Themen verbindlich zur Aussprache kommen. Dafür gibt es bislang keine Alternativen, die sich längerfristig und nachhaltig in der Führungspraxis bewährt haben. Die angestrebten Weiterentwicklungen fördern einen ausbalancierten Blick auf die erbrachten Leistungen, die künftigen Herausforderungen sowie die notwendigen Entwicklungen und unterstützen einen adäquaten ganzjährigen Führungsprozess.

Quellen:

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Dr. Daniela Eberhardt ist Direktorin Human Resources Management Stadt Zürich und Gesamtprojektleiterin Umsetzung HR Strategie.

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Viviane Peter ist Koordinatorin Projekte und Gremien Human Resources Stadt Zürich.

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Kommentare

Guten Tag miteinander
Eine Anmerkung zur Abschaffung der Jahresgespräche bei der Zürcher Kantonalbank. Diese Aussage ist nicht korrekt. Es findet immer noch jährlich ein offizielles Gespräch statt. Allerdings wird dafür kein standardisiertes MAG Formular zur Verfügung gestellt, sondern die Führungskräfte entscheiden selber in welcher Form die Beurteilung von Leistung, Verhalten sowie die Definition von Zielen daherkommt.

Das MAG wird somit nicht abgeschafft sondern von der Form "gelockert".

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