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Meetings effektiver gestalten – 6 Tipps

Viele Besprechungen verlaufen so ziel- und strukturlos wie ein Kaffeekränzchen. Sechs Tipps, um Meetings effizienter und effektiver zu gestalten, Ziele zu erreichen und die Motivation aufrechtzuerhalten.


Kaum ist ein Meeting beendet, steht die nächste Sitzung im Kalender. Und kaum ist diese vorbei, ist erneut eine Besprechung anberaumt. Meetings gehören zu den grössten Zeitfressern von Führungskräften. 


Diese «Meeting-itis» hat Ursachen. Je enger die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, umso grösser ist der Abstimmungsbedarf. Und: Je schneller sich das Unternehmensumfeld wandelt, umso häufiger muss die Führungsmannschaft sich auf neue Problemlösungen verständigen. 


Doch viele Meetings könnten ersatzlos gestrichen werden, wenn die verbleibenden effektiver gestaltet würden. Zudem könnte ihre Dauer verkürzt werden, wenn sie nicht zuweilen so unstrukturiert wie Kaffeekränzchen verliefen. 


Deshalb zur Erinnerung: Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in möglichst kurzer Zeit. Entsprechend sollten sie gestaltet sein. Hierfür einige Tipps.


Tipp 1: Agenda erstellen und Ziele definieren


Das scheint selbstverständlich. Ist es aber nicht. Oft sagt bei Meetings ein Teilnehmer, kaum sind die geladenen Personen im Raum: «Lasst uns loslegen. Ich muss noch ...» Und weil dies bei den anderen ähnlich ist, stürzen sich alle auf das erstbeste Thema. Wild debattieren sie darüber, ohne vorab zu klären:


  • Was müssen wir besprechen?

  • Welches sind die wichtigsten und dringlichsten Themen?

  • Welche Ziele wollen und können wir erreichen?

  • Welches Vorgehen ist sinnvoll?


Entsprechend unstrukturiert verläuft das Gespräch. Erstellen Sie deshalb zu Beginn jedes Meetings eine Agenda. Und erörtern Sie das Vorgehen, und stellen Sie zur Orientierung einen Zeitplan auf.


Tipp 2: Die wichtigsten Punkte vorab durchgehen


Das wird oft vergessen – speziell dann, wenn vor dem Meeting schon andere stattfanden. Dann nimmt der Leiter der Besprechung meist an: Allen ist klar, worüber wir sprechen. 


Und völlig überrascht ist er, wenn plötzlich ein Teilnehmer zum Beispiel sagt: «Ich dachte, wir sprächen heute über das Thema XYZ». Gehen Sie deshalb zu Beginn eines Meetings mit den Teilnehmern die wichtigsten Punkte, durch. Sorgen Sie dafür, dass Einigkeit über die Inhalte und Zielsetzungen besteht, und ändern Sie, sofern nötig, die Agenda.


Tipp 3: Die Reihenfolge der Themen klären


Das ist nötig, weil die Themen oft zusammenhängen. So erübrigt es sich zum Beispiel, über Investitionen zu debattieren, wenn der Finanzbericht zeigt: Unsere Kasse ist leer. 


Doch auch, wenn die Themen nicht zusammenhängen, sollten Sie mit den Teilnehmern klären: In welcher Reihenfolge besprechen wir sie? Denn aufgrund ihrer Position im Unternehmen messen die Anwesenden ihnen eine unterschiedliche Bedeutung bei. 


Deshalb besteht, wenn Sie nicht abstimmen, was als Erstes und was später behandelt wird, die Gefahr: Einige Teilnehmer sind sauer, weil «ihre» Themen am Schluss erörtert werden. Und restlos verärgert sind sie, wenn «ihre» Themen, weil die Zeit knapp wird, am Ende nur noch im Schnelldurchgang behandelt oder gar vertagt werden. Entsprechend gering ist nach dem Meeting ihre Motivation, Beschlüsse umzusetzen.


Tipp 4: Zwischenergebnisse fixieren und Medien nutzen


Bei vielen Meetings kommen solche Präsentationsmedien wie Flipcharts, (Moderations-)Tafeln und Projektoren nur zum Einsatz, um die Teilnehmer beispielsweise über die Ergebnisse zwischenzeitlicher Arbeitstreffen zu informieren. 


Beim Ausarbeiten der Vorschläge und Erörtern ihrer Vor- und Nachteile stehen die Medien jedoch ungenutzt in der Ecke. Die Folge: Endlose Debatten, bei denen immer wieder dieselben Argumente vorgetragen werden. Sei es, weil die Zwischenergebnisse nicht festgehalten wurden oder die Teilnehmer die Zusammenhänge nicht «vor Augen» haben. 


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Tipp 5: Festhalten, wer was bis wann tut


Oft wird in Meetings irgendwann die Zeit knapp, und die Teilnehmer blicken immer häufiger auf die Uhr. Entsprechend hastig erfolgt die Massnahmenplanung, weil jeder denkt: Den anderen wird schon klar sein, was es zu tun gilt. 


Die Folge: Vieles, von dem alle denken, es sei beim nächsten Meeting erledigt, ist dann nicht erledigt. Auch weil ohne Massnahmenplan zwischenzeitlich kein Check möglich war, ob die nötigen Initiativen ergriffen wurden. Entsprechend mies ist beim nächsten Meeting von Anfang an die Stimmung. Denn jeder denkt: Jetzt müssen wir darüber erneut debattieren.


Planen Sie genügen Zeit für die Massnahmenplanung ein und klären Sie die Frage: Wie geht es jetzt weiter? Wer macht was bis wann?

Tipp 6: Feedback geben und einholen


Weil bei vielen Meetings die Zeit aus dem Ruder läuft, eilen die Teilnehmer am Schluss auseinander wie eine aufgeschreckte Rinderherde. Weder werden sie für ihre Arbeit gelobt, noch werden sie auf Dinge hingewiesen, die nicht optimal verliefen. 


Kurz: Es erfolgt weder eine Zusammenfassung dessen, was geleistet und erreicht wurde, noch eine «Manöverkritik». 


Die Folge: Jeder kehrt an seinen Arbeitsplatz zurück und hat in der Hektik des Alltags schnell das Besprochene vergessen. Und beim nächsten Meeting heisst es dann «The same procedure as ...».


Planen Sie also zum Ende des Meetings ein Zeitfernster ein, um das Treffen und die Zusammenarbeit zu reflektieren. 


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Reiner Voss ist der Geschäftsführer des Trainings- und Beratungsunternehmens Voss+Partner, Hamburg. Das Institut bietet u.a. das Original «Situational Leadership»-Seminar von Dr. Paul Hersey in Deutschland, Österreich und der Schweiz an. Ausserdem bildet es firmeninterne Trainer zum Thema aus. www.voss-training.de

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