So sparen Sie bei Geschäftsreisen

1. Montag und Freitag vermeiden

Am Montag den frühesten Flieger zum Termin nehmen, am Freitagabend zu Hause sein – das möchten die meisten. Klar, dass Flüge und Zugverbindungen auf viel frequentierten Strecken zu diesen beliebten Zeiten teurer sind.

Aber: «Schon montagmittags sind Reisen auf klassischen Business-Strecken oft günstiger als frühmorgens», sagt Martin Scheuchzer, Direktor des Geschäftsreise-Spezialisten BTA First Travel. Und samstags sowie sonntags – also wenn die Verbindungen für Ferienreisen tendenziell teurer werden – sind die Preise auf Geschäftsstrecken meistens besonders tief.

«Es kann sich manchmal sogar lohnen, einen Tag früher zu fliegen und eine zusätzliche Übernachtung in Kauf zu nehmen.» Dazu kommt aber auch, dass zu bestimmten Zeiten im Jahr die Nachfrage einfach generell steigt, etwa kurz vor Weihnachten oder während grosser Messen. Das wissen die Fluggesellschaften und heben ihre Preise entsprechend der erhöhten Nachfrage an.

2. Früh buchen

Es war schon immer so, und es hat sich nicht geändert: Eine langfristig getätigte Buchung ergibt tendenziell einen günstigeren Preis als eine kurzfristige. Deshalb empfiehlt Scheuchzer seinen Kunden, so frühzeitig wie möglich zu buchen.

Nur selten ergäben sich auf den letzten Drücker Schnäppchen – und auf Business-Strecken so gut wie gar nicht.

Übrigens: Den oft gehörten Tipp, dass man besonders günstige Flüge bekomme, wenn man an einem Dienstag buche, kann Scheuchzer so nicht bestätigen. Der Grund dafür: Flugangebotsseiten sind heute einfach trickreicher programmiert. Sie merken sich durch Cookies, ob von einem bestimmten Computer aus ein Angebot schon einmal aufgerufen wurde, und entsprechend wird der angezeigte Preis angepasst. Wer also freitags ein Flugangebot schon einmal angesehen hat, wird am Dienstag darauf vermutlich denselben Preis angezeigt bekommen – oder sogar einen höheren, wenn sich der Buchungsstand seitdem geändert hat.

3. Zug statt Flieger

«Der Zug ist meist eine günstigere Alternative im Radius von bis zu 500 Kilometer», erklärt Scheuchzer. Gerade wenn man in grosse Städte in diesem Umkreis fährt, ist die Eisenbahn in der Regel die sinnvollere Variante. Denn das ist nicht nur oft kostengünstiger, sondern spart auch Zeit.

Schliesslich ist zum einen die Fahrt zum und vom Bahnhof kürzer, da dieser meist in der Stadtmitte liegt und nicht ausserhalb wie der Flughafen. Und zum anderen muss man für eine Bahnfahrt nicht, wie bei der Flugreise, ein bis zwei Stunden vor Reisebeginn vor Ort sein, weil man die Sicherheitskontrollen durchlaufen muss.

4. Reiserichtlinien einführen

Natürlich möchten Unternehmen immer, dass ihre Leute das günstigste Angebot für eine Reise einholen.

Aber wenn ein Mitarbeiter Stunden seiner Arbeitszeit damit verbringt, eben dieses zu finden, geht die Rechnung schon bald nicht mehr auf. «Wir empfehlen deshalb Unternehmen immer, Reiserichtlinien zu formulieren. Diese regeln etwa, über welche Kanäle gebucht werden muss, wer wie reisen darf oder wie ein Reisebewilligungsprozess abläuft», erklärt  Scheuchzer. Vorlagen dafür erhält man etwa bei Geschäftsreise-Agenturen.

5. Firmenbonusprogramme nutzen

Vielfliegerprogramme kennt jeder. Aber nur wenige wissen, dass die meisten Airlines auch Bonusprogramme speziell für Firmen anbieten. Diese bieten vergleichbare Arten von Vergünstigungen, etwa Bonusmeilen oder Upgrades.

Der Unterschied ist, dass sie nicht dem einzelnen Reisenden, sondern dem Unternehmen gutgeschrieben werden. Die Anmeldung ist kostenlos. «Diese Programme haben auch keine Verpflichtungen wie beispielsweise einen Mindestumsatz, so dass sie sich auch schon für Unternehmen lohnen können, die kein sehr hohes Reiseaufkommen haben», so Scheuchzer. Besonders grosse Ersparnisse seien aber vor allem bei vielen Reisen und insbesondere bei Langstreckenflügen zu erzielen.

6. Umkreis erweitern

Gerade bei grossen Messen steigen die Hotelpreise am Veranstaltungsort in ungeahnte Höhen. «In diesem Fall ist es empfehlenswert, das Hotelzimmer in einem Umkreis von bis zu 50 Kilometern zu suchen», rät Martin Scheuchzer.

Und manchmal reicht nicht einmal das aus. «Wenn zum Beispiel die Uhrenmesse Basel World stattfindet, ist bis Zürich alles voll.» Die Kosten für die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln fallen dabei meist vergleichsweise moderat aus. Oft sind Nahverkehrstickets sogar im Messe-Eintritt inbegriffen.

Nur wenn es dringend notwendig ist, zentral zu übernachten, etwa aufgrund von wichtigen Abendterminen nach der Messe, die Flexibilität erfordern, sollte man die höheren Hotel­kosten in Kauf nehmen.

7. Software-Tools und Apps nutzen

Welche Reisekosten sind erstattungsfähig? Welche Belege müssen eingereicht werden? Wie werden die Gesamtkosten aufgeteilt? Fragen wie diese beantworten Software-Tools zur Reisekostenabrechnung. BTA First Travel nutzt dafür etwa die E-Travel-Plattform von Amadeus. Damit stellt die Agentur ihren Kunden Lösungen für die Reisekos­tenabrechnung zusammen – die nur bei komplexen Anforderungen von Grosskunden eine zusätzliche Gebühr für die Installation kosten.

Mit einem solchen Buchungs-Tool kann etwa die Assistentin einen Flug buchen, danach wird der Vorgesetzte oder das Controlling automatisch benachrichtigt, um die Buchung zu genehmigen. Dazu lässt sich das Tool auch mit der Buchhaltung verknüpfen, sodass Kostenbelege direkt eingereicht werden.

Für die Reisenden gibt es ausserdem verschiedene Apps, in denen die Reiseunterlagen automatisch hinterlegt werden und mit denen man auch online einchecken oder einen Mietwagen dazubuchen kann. Darüber hinaus liefern die Apps Benachrichtigungen über Verspätungen und Infos über den Zielort, wie Stadtpläne und Restaurant-Tipps.

8. Eine Agentur beauftragen

Eine Geschäftsreise-Agentur zu beauftragen, kann sich auch schon bei wenigen Aufträgen lohnen – auch wenn diese für ihren Service eine Gebühr erhebt. Denn die Profis haben Zugang zu Such-Tools, die anderen nicht zur Verfügung stehen.

Flüge werden nämlich an verschiedenen Stellen, also beispielweise in verschiedenen Ländern, zu unterschiedlichen Preisen angeboten – und ohne die entsprechende technische Ausstattung ist es nicht möglich, auf alle Angebote zuzugreifen. «Ein Flugzeug verfügt in der Regel über drei Kabinenklassen: Economy, Business und First Class. Buchungstechnisch werden Tickets jedoch in bis zu 30 verschiedenen Klassen angeboten», sagt Scheuchzer. Ausserdem fungieren manche Geschäftsreise-Anbieter auch als Bahnagenturen, das heisst, sie können auch Zugreisen und City-Tickets direkt buchen. Und selbst wenn man nur einen einzelnen Flug über die Agentur buche, werde das Ticket unter dem Strich nicht teurer – dafür habe man aber Zeit gespart, die man benötigt hätte, um Angebote selbst zu suchen und zu vergleichen.

Dieser Artikel ist zuerst erschienen bei Miss Moneypenny.