Wie viel Kenntnisse im Sozialversicherungsrecht brauchen HR-Verantwortliche?

In vielen Unternehmen nimmt man vom Sozialversicherungsrecht nur die Beitragspflichten wahr. Die sozialversicherungsrechtlichen Pflichten der Betriebe beschränken sich jedoch bei weitem nicht auf die Ablieferung von Beiträgen. So erfolgen zum Beispiel auch Taggeldzahlungen für Erwerbsausfall infolge Krankheit, Militärdienst, Mutterschaft und Unfall in der Regel über den Arbeitgeberbetrieb und erfordern dort eine korrekte Verbuchung. Was viele Unternehmen scheinbar auch nicht wissen: Sie haben eine sehr weitgehende Informationspflicht gegenüber austretenden Mitarbeitenden. Es kann enorme finanzielle Folgen für ein Unternehmen haben, wenn es nicht beweisen kann, dass seine Personalverantwortlichen die Austretenden über die jeweilige Versicherungssituation nach Verlassen der Stelle korrekt informiert haben und zum Beispiel auf die Möglichkeit einer Abredeversicherung für Unfälle hingewiesen haben.

Die meisten Unternehmen verstehen sozialversicherungsrechtliche Rahmenbedingungen als starres Gefüge und meinen, es genüge, wenn im Payroll jemand die Vorschriften kenne und umsetze. Sie sind sich nicht bewusst, dass es auch im Sozialversicherungsrecht, genauso wie im Steuerrecht, Handlungsspielräume gibt. Das Sozialversicherungsrecht belässt den Unternehmen nämlich in vielen Bereichen Gestaltungsmöglichkeiten, welche sie zum Vorteil der Mitarbeitenden wie des Unternehmens nutzen können. Allerdings gilt es auch hier, sich frühzeitig der rechtlichen Konsequenzen bewusst zu sein und das unternehmerische Verhalten danach auszurichten.

Gestaltungsmöglichkeiten im Sozialversicherungsrecht

Bei Kündigungen lohnt es sich beispielsweise, die Anspruchsvoraussetzungen für Leistungen zu kennen. So sollte man einer Wiedereinsteigerin - wenn immer möglich - nicht auf das Ende des elften Arbeitsmonates kündigen, sondern noch einen Monat zuwarten. Erst mit zwölf Beitragsmonaten hat sie nämlich die Beitragsrahmenfrist erfüllt und kann Arbeitslosentaggelder bekommen. Auch bei Vereinbarungen über Abgangsentschädigungen muss man wissen, welche Auswirkungen sie auf die Bezugsberechtigung für die Arbeitslosenentschädigung haben.

Für die Berechnung von Leistungen stellen Sozialversicherungen zumeist auf den bisherigen oder einen hypothetischen Lohn ab. Unternehmen werden daher mit Formularen aufgefordert, Angaben zu machen, was die Person aktuell im Betrieb verdienen würde, wenn sie voll arbeitsfähig bzw. mit ihren Einschränkungen erwerbstätig wäre. Wer als Arbeitgeber nicht deklariert, dass der bisherige Lohn bereits ein „Soziallohn“ war, also nicht den tatsächlichen Leistungen entsprach, oder eine Lohnentwicklung bei (gesundem) Verbleib im Unternehmen nicht realistisch angibt, bewirkt damit, dass (ehemalige) Mitarbeitende Sozialversicherungsleistungen nicht erhalten, die ihnen bei korrekten Angaben zustünden.

Wer Mitarbeitende trotz gesundheitlichen Einschränkungen beschäftigt, tut überdies gut daran, sich über die neuen Förderungsmöglichkeiten der IV-Stellen für Arbeitgebende zu informieren. Und Unternehmen, die Kurzarbeit anmelden müssen, sind gut beraten, Entschädigungen nicht auf Mitte eines Kalendermonats zu beantragen, weil dies die maximale Bezugsdauer effektiv um einen Monat verkürzt.

Beim Anschluss von Betrieben an Versicherungsträger besteht weitgehend Wahlfreiheit. Selbst bei den Sozialversicherungszweigen, die stark gesetzlich reguliert sind, gibt es einen Wettbewerb bezüglich Verwaltungskosten und Dienstleistungsqualität. Das kann von Unternehmen genutzt werden zum Beispiel mit Offerten von verschiedenen Ausgleichskassen.

Die Versicherung des Risikos Erwerbsausfall bei Krankheit ist nicht obligatorisch, das heisst, ein Betrieb kann zwischen verschiedenen Modellen wählen oder sich auch gegen eine Versicherungslösung entscheiden. Mit der Wahl der Pensionskasse kann ein Betrieb das Gewicht bei der Entscheidungsfindung innerhalb der Vorsorgeeinrichtung beeinflussen. Bei der Ausgestaltung von Vorsorgelösungen bestehen überdies verschiedene Möglichkeiten, die Attraktivität des Unternehmens für Mitarbeitende zu steigern und gleichzeitig steuerliche Optimierungen für die Arbeitnehmenden zu realisieren. Bei den Beiträgen für die berufliche Vorsorge (oder auch bei Prämien für die Unfall- oder Krankentaggeldversicherung) kann ein Unternehmen statt der Hälfte zum Beispiel zwei Drittel der Beiträge übernehmen und im Gegenzug den Basislohn tiefer ansetzen, was zum Vorteil der Mitarbeitenden zu einer geringeren Einkommenssteuer führt.

Beitrag an die Unternehmensstrategie

Mit den Beispielen wurde aufgezeigt, dass es nicht genügt, im Payroll jemanden zu haben, der sich irgendwann einmal mit Sozialversicherungsrecht befasst hat. Es braucht vielmehr auch im übrigen Unternehmen (insbesondere im HR) aktuelles sozialversicherungsrechtliches Wissen und entsprechende Überprüfung der internen Informationsflüsse. Wer sorgt beispielsweise in Ihrem Unternehmen dafür, dass nicht fälschlicherweise davon ausgegangen wird, einen Freelancer unter Vertrag zu haben, für den keine Beiträge abzurechnen sind? Wird bei einer Arbeitgeberkontrolle der AHV-Ausgleichskasse oder der SUVA nämlich aufgedeckt, dass dieser „freie“ Mitarbeiter als unselbständig erwerbstätig gilt, müssen die Sozialversicherungsbeiträge vom Unternehmen mit kurzen Zahlungsfristen nachbezahlt werden. Zudem drohen unter Umständen Geldstrafen und Bussen.

Betriebe, die Gesundheitsschutz und Unfallverhütung ernst nehmen, tun nicht nur etwas Gutes für ihre Mitarbeitenden, sondern können auch finanzielle Nachteile von ihrem Unternehmen abwenden. Schon manche Geschäftsleitung hat sich erst zu Schutzmassnahmen durchringen können, nachdem ihr der Zusammenhang zwischen Schadenfällen und der Erhöhung von Prämien klar geworden ist oder sie das Risiko von Regressforderungen erkannt hat.

Auch bei strategischen Entscheiden lohnt sich ein Blick auf die sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen. Die Wahl der Rechtsform, die Organisation (zum Beispiel mitarbeitende Ehegatten), die Branche (Höhe der Berufsunfallprämien) sind sozialversicherungsrechtlich von Belang. Bei strategischen Entscheiden im internationalen Kontext ist die Berücksichtigung verschiedener Regulierungen ohnehin erforderlich, aber auch innerhalb der Schweiz kann es Unterschiede geben.

Die Wahl des Standortes kann etwa durch kantonal unterschiedliche Regelungen beeinflusst werden. Die Beiträge der Arbeitgebenden an die Familienausgleichskassen (FAK) bewegen sich zwischen 1.2 Prozent im Kanton Zürich und 3.5 Prozent im Kanton Wallis. Mit der Wahl des Unternehmensstandortes könnte jährlich bis ein Drittel der Beiträge an die FAK eingespart werden. Die sechs steuergünstigsten Kantone für Unternehmen, nämlich NW, LU, AR, OW, SZ, ZG haben ähnlich hohe bzw. tiefe FAK-Beiträge von 1.5 oder 1.6 Prozent; die Mitarbeitenden erhalten aber nur im Kanton Zug deutlich höhere Kinder- und Ausbildungszulagen (CHF 300 bzw. 350 pro Monat) als das vorgeschriebene Minimum von pro Monat CHF 200 für Kinderzulagen bzw. 250 für Ausbildungszulagen.

Wie die Beispiele zeigen, können Unternehmen mit sozialversicherungsrechtlichem Wissen die finanziellen Anreize innerhalb des legalen Rahmens nutzen, gleichzeitig ihr Risikomanagement verbessern und dem Sozialmanagement die nötige Beachtung schenken. Wer Human Ressource Management als Beitrag an die Unternehmensstrategie versteht, braucht breites Wissen im Sozialversicherungsrecht. Wenn Personalverantwortliche ihre Kenntnisse in diesem Bereich erweitern und vertiefen, stärkt es ihre Rolle und fördert es ihre Kompetenzen.