Rechtsabteilung aufbauen: 5 Schritte

Wächst ein Unternehmen, so baut es meist früher oder später eine eigene Rechtsabteilung auf. Damit diese wirkungsvoll und effizient funktionieren kann, gilt es einiges zu beachten.

Will ein Unternehmen eine eigene Rechtsabteilung aufbauen, arbeitet die Geschäftsleitung idealerweise eng mit dem HR zusammen. Dabei gilt es etwa, ein sorgfältiges Konzept über die Aufgaben und die Positionierung des Rechtsdienstes zu erstellen, Entscheidungen über «Make or Buy» zu treffen und auch die passenden Leute zu rekrutieren.

1. Aufgaben des Rechtsdienstes definieren

Zu Beginn des Aufbaus eines Unternehmensrechtsdienstes muss die Geschäftsleitung zusammen mit dem HR die Aufgaben des Rechtsdienstes detailliert in einem Pflichtenheft festlegen. Diese Vorabanalyse ist wichtig, weil ein Rechtsdienst unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen kann und folglich auch sehr unterschiedliche Strukturvarianten in Betracht kommen.

Es existieren etwa Rechtsdienste, die primär die Funktion einer Administrativabteilung wahrnehmen, das heisst beispielsweise als Sekretariat des Verwaltungsrates amten oder das Vertragsmanagement erledigen.

Auf der anderen Seite existieren Rechtsdienste, die täglich komplexe Rechtsfragen bearbeiten. Solche Rechtsdienste funktionieren wie eine Anwaltskanzlei innerhalb des Unternehmens.

Zwischen diesen beiden Extremen sind alle Mischformen und Abstufungen denkbar. In der Praxis machen sich Unternehmen teils zu wenig Gedanken zum Pflichtenheft des Rechtsdienstes. Das wäre  aber nötig, damit der Rechtsdienst  sein volles Potenzial ausschöpfen kann.

2. Rechtsdienst intern positionieren

Vor dem Aufbau eines Rechtsdienstes sollte sich die Geschäftsleitung überlegen, ob sie den Rechtsdienst als blossen Geschäftsverhinderer beziehungsweise Kostenfaktor ansieht oder ob dieser als eine wichtige Abteilung innerhalb des Unternehmens gilt, die ebenso zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt wie beispielsweise die Produktions- oder die Verkaufsabteilung.

Dieses Bild, welches die Geschäftsleitung vom Rechtsdienst hat, ist für dessen unternehmensinterne Positionierung sehr wichtig. Damit der Rechtsdienst nicht als blosse Kostenstelle betrachtet wird, sollte der Leiter des Rechtsdienstes vorzugsweise direkt an den CEO und nicht, wie in der Praxis häufig üblich, an den CFO rapportieren.

3. Die passenden Leute rekrutieren

Nachdem die Geschäftsleitung und das HR die Aufgaben des Rechtsdienstes detailliert festgelegt haben und auch die Positionierung des Rechtsdienstes innerhalb des Unternehmens geklärt ist, werden die geeigneten Mitarbeiter rekrutiert.

Das ist eine sehr wichtige Aufgabe für das HR. Oft haben Unternehmen eine falsche Vorstellung davon, welche (juristische) Ausbildung die Mitarbeiter des Rechtsdienstes haben müssen, um ihre Aufgaben kompetent erfüllen zu können. Dies hat zur Folge, dass das Unternehmen entweder unter- oder überqualifizierte Mitarbeiter rekrutiert.

Eine Unterqualifizierung der Mitarbeiter des Rechtsdienstes ist fatal, weil dadurch ein grosses Haftungsrisiko für das Unternehmen wegen Rechtsverletzungen droht. Ebenso wenig sachgerecht ist aber die Rekrutierung von überqualifizierten Mitarbeitern. Nicht alle Mitarbeiter des Rechtsdienstes müssen zwangsläufig über ein Anwaltspatent verfügen. Häufig genügt auch eine normale Ausbildung als Jurist oder sogar als Paralegal mit entsprechender Berufserfahrung.

Die Besetzung des Rechtsdienstes mit den angemessen qualifizierten Mitarbeitern hat letztlich auch Auswirkungen auf die Betriebskosten des Rechtsdienstes. Ein Anwalt mit langjähriger Berufserfahrung verlangt verständlicherweise einen höheren Lohn als ein Paralegal.

4. Make-or-buy-Entscheidungen treffen

Die Geschäftsleitung beziehungsweise der Leiter des Rechtsdienstes müssen sich immer wieder von neuem überlegen, welche Rechtsberatungsdienstleistungen der Unternehmensrechtsdienst selbst erbringen kann und welche Rechtsberatungsdienstleistungen er allenfalls bei Anwaltskanzleien oder anderen Rechtsdienstleistern wie etwa Markenverwaltungsbüros einkauft.

Je mehr Leistungen er extern einkauft, desto weniger Mitarbeiter benötigt der unternehmensinterne Rechtsdienst. Externe Anwälte haben jedoch einen wesentlich höheren Stundenansatz als betriebsinterne Juristen. Erreichen die jährlichen, externen Rechtsberatungskosten ein bestimmtes Niveau, so sollten daher die Geschäftsleitung und das HR die Schaffung einer neuen Stelle im Rechtsdienst in Betracht ziehen.

Dabei ist auch zu berücksichtigen, dass unternehmensinterne Juristen die betriebsinternen Abläufe und das Umfeld des Unternehmens meist besser kennen als externe Anwälte. Dies spricht wiederum für den Einsatz von unternehmensinternen Juristen.

Sind die Mitarbeiter des Rechtsdienstes gut qualifiziert, so sollen sie die Freiheit haben, möglichst alle anfallenden Rechtsfragen selbst bearbeiten zu können. Nur wenn ihnen das Fachwissen in einem bestimmten Spezialgebiet fehlt, sollten sie externe Anwälte beiziehen müssen. Zieht das Unternehmen nämlich externe Anwälte bei, obwohl die internen Unternehmensjuristen gleichermassen qualifiziert sind, so werden diese früher oder später wegen Unterforderung oder aus Frustration das Unternehmen verlassen. Das gilt es zu vermeiden ¬– denn mit jedem ausscheidenden Mitarbeiter geht auch wertvolles Wissen aus dem Unternehmen verloren.

5. Dranbleiben

Ist der Rechtsdienst aufgebaut, so unterstützt das HR den Leiter des Rechtsdienstes bei der Neubesetzung von Vakanzen oder bei der personellen Erweiterung des Rechtsdienstes. Durch eine routinemässige Befragung der Mitarbeiter des Rechtsdienstes stellt das HR sicher, dass sich diese weder unter- noch überfordert fühlen.

 

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Patrick von Arx ist Rechtsanwalt in Zürich. Er berät Unternehmen in ihrer geschäftlichen Tätigkeit und vertritt diese auch in Gerichtsverfahren. Ferner unterstützt und berät er Unternehmen beim Aufbau oder der Reorganisation des Unternehmensrechtsdienstes.

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