An den zwei Grossgruppenkonferenzen nahmen rund 200 Führungskräfte aus allen Departementen und Führungsebenen teil, darunter der gesamte Stadtrat. Die Vorbereitung und die Moderation der beiden Grossgruppenanlässe wurden durch eine externe Begleitung unterstützt. Ein repräsentativer Querschnitt von Führungskräften aus der Stadtverwaltung fungierte bei der Vorbereitung als «Sounding Board». Die beiden halbtägigen Grossgruppenanlässe wurden im «World Café»-Format durchgeführt: Mehrere Gesprächsrunden mit verschiedenen Leitfragen fanden in wechselnder Zusammensetzung statt, die Ergebnisse wurden auf (Tisch-)Papier festgehalten und abschliessend gemeinsam priorisiert. Beim ersten Anlass liessen sich so die wesentlichen Themen und Inhalte für die neuen Führungsgrundsätze zusammentragen. Zwischen und nach den Konferenzen wurde dieses Material vom Projektteam zu einem Entwurf verdichtet und weiterverarbeitet. Die daraus entstandene finale Version wurde den Gremien des HR-Strategieprojekts präsentiert und im März 2017 vom Stadtrat genehmigt.
Die Erarbeitung von gesamtstädtischen Führungsgrundsätzen war ein anspruchsvolles und komplexes Projekt mit unterschiedlichen Arbeits-, Abstimmungs- und Entscheidungsprozessen. Der Mut aller Beteiligten, sich auf einen Prozess mit ergebnisoffenem Grossgruppenformat einzulassen, wurde belohnt. Die organisations- und hierarchieübergreifende Zusammensetzung der Teilnehmenden an zwei Grossgruppenkonferenzen ermöglichte äusserst engagierte Diskussionen und lieferte eine klare Botschaft, was gute Führung für die Stadt Zürich ausmacht.
Fazit und Ausblick
Unser Fazit: Der partizipative Prozess bei der Entwicklung eines gesamtstädtischen Führungsverständnisses war ein zentraler Erfolgsfaktor für ein gutes und allgemein akzeptiertes Ergebnis. Aktuell werden die Führungsgrundsätze dezentral eingeführt. Dazu stehen zentral erarbeitete Kommunikationsmaterialien und verschiedene Workshop-Konzepte bereit. Das Projektteam «Führungskultur» arbeitet derzeit an der Einbindung der Führungsgrundsätze in die vorhandenen Führungsinstrumente und Weiterbildungsangebote für Führungskräfte. Dabei wird von den Führungspersonen ein im Rahmen des Projekts erarbeitetes Kartenset besonders geschätzt. Es enthält 30 Fragekarten zu den drei Themenfeldern der Führungsgrundsätze (z.B.: Wann habe ich meine Mitarbeitenden zuletzt um Rückmeldung zu meinem Führungsverhalten gebeten?) und lädt zur Reflexion und zum Dialog über Führung ein. Inzwischen liegen uns vielfältige positive Rückmeldungen von Führungspersonen vor, die dieses einfache Führungsinstrument nutzen, um sich in ihrem Führungsalltag ganz konkret mit Fragen der Führung und Zusammenarbeit auseinanderzusetzen.
«Führung erfordert Klarheit über die zentralen Grundsätze»
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Daniel Leupi: Die gute Arbeit für die Stadt Zürich wird durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erbracht. Eine gute Führung erfordert Klarheit über die zentralen Grundsätze und soll den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Orientierung und Sicherheit vermitteln. Die neuen Führungsgrundsätze leisten einen wichtigen Beitrag dazu. Ausserdem ist es wichtig, dass wir als Führungspersonen unsere Vorbildfunktion nach innen wahrnehmen und uns nach aussen als attraktive Arbeitgeberin Stadt Zürich positionieren, indem wir unsere Erwartungen an die bestehenden und zukünftigen Führungskräfte transparent machen.
Welche Rolle haben Sie im Projekt?
Das Gesamtprojekt «Umsetzung HR-Strategie» wie auch das Projekt «Führungskultur» werden in meinem Departement verantwortet. Ich nehme meine Führungsrolle in der strategischen Führung und Auseinandersetzung an der Schnittstelle zum Stadtrat, zum zentralen HRM der Stadt Zürich und zur Projektsteuerung aktiv wahr. Als Mitglied des Stadtrats gehöre ich dem obersten Führungsgremium an und beteilige mich aktiv an der inhaltlichen Auseinandersetzung über die neuen Führungsgrundsätze.
Welche Führungswerte sind Ihnen persönlich ein Anliegen?
Vertrauen, Transparenz und Offenheit. Transparenz erwarte ich auch von meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Nur so können wir Offenheit leben und den nötigen Handlungsspielraum gewähren. Und ganz wichtig: Wenn Fehler passieren, dazu stehen, diese bearbeiten und für die Zukunft dazulernen.
Der Zürcher Stadtrat Daniel Leupi ist Vorsteher des Finanzdepartements der Stadt Zürich und verantwortet in dieser Funktion auch das städtische HRM.