Checkliste: Digitale Workflows

3 Tipps für einen goldenen Mittelweg durch die neue Arbeitswelt

Müssen Unternehmen alles über den Haufen werfen, um zukunftsfähig zu bleiben? Nicht zwingend, aber ineffiziente Arbeitszeiten, Perfektionismus und Kontrollsucht haben in New Work-Zeiten keinen Platz.

Es überrascht, dass es noch immer Unternehmen gibt, die keine Strategie für den künftigen Arbeitsmodus gefunden haben – ob im Büro, remote oder hybrid. Die Chefetage scheint die Arbeitsweise noch immer abhängig vom Pandemiegeschehen zu machen, aktuell ist überall starke Büropräsenz zu verzeichnen. Doch es gibt gute «Hacks», wie Teams von zu Hause oder an einem anderen Ort ihrer Wahl konzentriert und ergebnisorientiert arbeiten können. Was es zu beachten gilt.

1. Zeitversetzte Teamarbeit

Von der Kultur endlos aneinandergereihter Videokonferenzen muss man sich wieder lösen. Denn synchrone Kommunikation verlangt, dass die Teammitglieder zu festen Terminen alle am Bildschirm gebunden sind. Für Treffen innerhalb derselben Zeitzone mag das funktionieren, schwieriger wird es, wenn man in globalen oder überregionalen Strukturen arbeitet. Die Umstellung auf einen asynchronen Kommunikationsstil trägt dazu bei, unnötige Besprechungen zu vermeiden und gleichzeitig den Mitarbeitenden zu helfen, eine aktive Rolle bei der Kontrolle ihrer Zeit zu übernehmen.

Unter asynchroner Kommunikation versteht man jede Art von Kommunikation, die nicht in Echtzeit erfolgt. Sie kann über alle möglichen Kanäle erfolgen, von E-Mail und Messenger-Apps über Zusammenarbeits-Tools bis hin zu Plattformen zur Organisation komplexer Abläufe. Nur zeitversetzte Kommunikation gewährt Mitarbeitenden die grösstmögliche Flexibilität, die ihnen auch erlaubt, konzentriert ihren Beitrag zu den bestmöglichen Arbeitsergebnissen zu ihren eigenen Bedingungen leisten zu können.

Take-away 1: Der Schwerpunkt wird wieder auf die Arbeit und deren Output verlagert und liegt nicht nur auf Sitzungen und Meetings.

2. Echte Erledigung statt 24/7-Erreichbarkeit

«Better done than perfect»: Nicht jede Arbeit muss perfekt sein. Hauptsache, sie wurde zeitgerecht erledigt. Denn wer immer perfekte Ergebnisse liefern möchte, nimmt die Kritik zu persönlich und begibt sich in die Gefahr eines Burnouts. Homeoffice und verteiltes Arbeiten haben perfektionistische Züge noch verstärkt, weil getrennt von den anderen im Team noch viel mehr Zeit war, jedes Bild, jede Silbe und jeden Ton zu analysieren.

Deshalb sind eine gewisse Distanz zwischen dem Arbeits- und Privatleben und regelmässige Perspektivwechsel elementar. Pausen und kleine Auszeiten lassen einen Schritt zurücktreten und mit frischen und kreativen Sichtweisen an den Arbeitsplatz zurückkehren. Damit aus dem remote Arbeiten oder dem Homeoffice kein Leben am Arbeitsplatz wird, sollten Arbeitgebende sich auch über Nichterreichbarkeit verständigen. Zeitversetztes Arbeiten fordert Regeln und Übung: Zum Beispiel ein 4-Stunden-Fenster für Besprechungen, um sicherzustellen, dass die Live-Zusammenarbeit sinnvoll ist. Das ist ein leichter Schritt für Unternehmen, um Mitarbeitenden im Homeoffice die Möglichkeit zu geben, sich vor der Belastung einer Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit zu schützen.

Take-away 2: Das Gleichgewicht zwischen Erledigung und Perfektionismus, zwischen einem Übermass an Arbeit und Loslassen zu finden, gelingt durch bewusste Übung und Achtsamkeit.

3. Revolutionieren von Routinen

Da die Mitarbeitenden selbst für ihr Zeitmanagement, ihre Entscheidungsfindung und ihre Multitasking-Fähigkeiten verantwortlich sind, ist es wichtig, dass sie ihre Konzentration aufrechterhalten können. Deshalb müssen Routinen überdacht werden:

  1. Asynchrones Arbeiten: Alle arbeiten zu einer anderen Zeit am effektivsten, manche als «frühe Vögel», manche als «Nachteulen». Asynchrones, verteiltes Arbeiten ermöglicht es jedem Individuum, die Aufgaben genau dann zu erledigen, wenn die Konzentration am höchsten ist. Jeder gute Zeitplan ist individuell und im besten Fall so terminiert, dass die eigenen energievollen Zeiten maximal ausgeschöpft werden können.
     
  2. Aufgabenlisten straffen: Durch die volle Konzentration auf das jeweilige (Teil-)Ziel können die kleinen zeitraubenden Ablenkungen des Alltags ausgeblendet werden. Die Einzelschritte und deren Ausarbeitung richten sich automatisch eng am Kernprojekt aus, Ergebnisse kommen zielgerichteter und schneller zusammen.
     
  3. Delegieren mit Vertrauen: Setzen Vorgesetzte volles Vertrauen auf die Kompetenz und das Verantwortungsbewusstsein ihrer Teammitglieder, haben diese die Chance, ihre Aufgaben im eigenen Rhythmus optimal zu erfüllen. Das ist viel besser als ständiges Überwachen. Wichtig ist das Gesamtergebnis und nicht die Einzelschritte der Entstehung. Ein vertrauensvolles Abgeben von Aufgaben lässt dem Individuum mehr Möglichkeiten, das eigene volle Potenzial bei der Erarbeitung auszuschöpfen.

Take-away 3: Intelligentes Arbeiten, eine individuelle Neuausrichtung der Arbeitszeiten und neue Prioritätensetzung verhelfen zu besserer Konzentration und zu besseren Arbeitsergebnissen.

Offenheit für asynchrone Arbeitsformen leben

Die neue Arbeitswelt hat viele Gesichter. In einer Ära des flexiblen Arbeitens sollten Mitarbeitende ermutigt werden, offen darüber zu sprechen, wo, wann und wie sie am besten arbeiten. Das ermöglicht es Vorgesetzten, zufriedenere und effizientere Teams zu führen. Die überwiegende Mehrheit der Arbeitnehmenden wird sich auch in Zukunft für asynchrone Arbeit, remote und hybride Arbeitsformen entscheiden. Auch wenn es kein Patentrezept gibt, sollte man offen für die Lernkurven anderer sein, um den stetigen Anpassungen und Neuausrichtungen dieser neuen Arbeitswelt aktiv zu begegnen.

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Andrea Trapp

Andrea Trapp (LinkedIn-Profil) ist Vice President of Business International bei Dropbox. Die diplomierte Wirtschaftswissenschaftlerin und Expertin für Change-Management war 22 Jahre lang in europaweiten Führungs- oder Vorstandspositionen internationaler Tech- und PropTech-Unternehmen tätig.

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