Checkliste

Geschäftsreisen in Zeiten von Covid-19

Zahlreiche Unternehmen mussten in letzter Zeit feststellen, dass ihr Entsendungsreglement nicht auf Krisensituationen ausgelegt ist. Insbesondere bei der Sorgfaltspflicht und der Vorbereitung von Auslandreisen oder längeren Auslandeinsätzen herrscht immenser Optimierungsbedarf. Was Sie als Arbeitgeber beachten sollten.

Vor Auslandeinsätzen gibt es einige Überlegungen, die man sich als Arbeitgeber machen muss. Unabhängig davon, ob wir uns aktuell in einer Pandemie-Situation befinden oder nicht, folgende Fragestellungen gilt es zu beantworten:

  • Worin liegt der Sinn und Zweck dieser Geschäftsreise/dieses Auslandseinsatzes? Ist es unabdingbar, vor Ort zu sein?
  • Bleibt das Anstellungsverhältnis mit dem Heimatland bestehen oder wird eine Anstellung mit dem Unternehmen im Gastland abgeschlossen?
  • Sind Sie über bestehende Gefahren und Risiken im Gastland informiert (politische Unruhen, Gefahren von Terroranschlägen und Naturkatastrophen, Kriminalitätsrate, gesundheitliche Gefahren etc.)?
  • Welche Rechtsvorschriften sind einzuhalten in Bezug auf
  • Aufenthalts- und Meldevorschriften;
  • Arbeitsgesetz des Gastlandes;
  • steuerliche Auswirkungen
  • und Sozialversicherungsunterstellungspflicht?
  • Werden Ehepartner und Kinder den Entsandten begleiten?

Die durch Covid-19 ausgelösten reisebedingten Einschränkungen konfrontieren Unternehmen mit zusätzlichen, bisher unbekannten Situationen und stellen sie vor grosse Herausforderungen. Mit den folgenden fünf Schritten stellen Sie als Arbeitgeber sicher, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen und alle Mitarbeitenden, die für Sie ins Ausland reisen, entsprechend vorbereitet sind.

Schritt 1: Mehrwert der Geschäftsreise abwägen

Wägen Sie zuallererst ab, ob die geplante Geschäftsreise zum jetzigen Zeitpunkt zwingend notwendig ist. Die folgenden Fragen helfen Ihnen bei der Entscheidung:

  • Welche Auswirkungen hätte es, wenn diese Geschäftsreise nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden würde?
  • Welche Risiken sind mit dieser Geschäftsreise verbunden? Können alle Massnahmen ergriffen und eingehalten werden, um mit gutem Gewissen sagen zu können, dass diese Geschäftsreise stattfinden kann?
  • Sind Schutzmassnahmen vorhanden und sind dem Mitarbeitenden die Sicherheitsvorschriften bekannt, sodass Sie als Arbeitgeber Ihre Sorgfaltspflicht zu 100 Prozent erfüllen können?

Schritt 2: Einreisevoraussetzungen, Pandemiestatus und Schutzmassnahmen im Ausland prüfen

Ist die Geschäftsreise oder der Auslandeinsatz Ihres Mitarbeitenden unabdingbar, sollten Sie sich als nächstes mit den Einreisebestimmungen des Landes und mit der dort aktuellen Situation rund um Covid-19 vertraut machen. Auch die Folgen einer Rückkehr aus einem Risikoland in die Schweiz sollten Ihnen bekannt sein. Die Abklärungen der folgenden Punkte sollten Sie unmittelbar vor jeder Reise treffen:

  • Ist eine Einreise grundsätzlich möglich und benötigt der Mitarbeitende ein Visum oder eine Arbeitsbewilligung für dieses Land?
  • Wird im Gastland bei der Einreise eine Quarantänezeit angeordnet? Wie muss diese umgesetzt werden?
  • Gibt es weitere Zulassungsvoraussetzungen (z.B. Erbringung eines negativen Covid-19-Tests)?
  • Kennen Sie die Schutzmassnahmen im Ausland und können Sie Ihre Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber einhalten?
  • Welche Konsequenzen hätte eine Quarantänepflicht Ihres Mitarbeitenden bei der Rückkehr in die Schweiz?

Schritt 3: Worst-Case-Szenarien durchdenken

Es nicht auszuschliessen, dass der Mitarbeitende nicht in die Schweiz zurückkehren kann. Scheuen Sie sich keinesfalls davor, sich mit den damit verbundenen Fragestellungen dezidiert auseinanderzusetzen:

  • Kann der Mitarbeitende, der im Ausland festsitzt und nicht zurück in die Schweiz zurückreisen kann, seine geschäftlichen Tätigkeiten im Ausland verrichten? Wie handhaben Sie es, wenn dies nicht der Fall ist?
  • Ist es ihm erlaubt, im Ausland zu arbeiten oder darf er sich nur für eine begrenzte Zeit dort aufhalten, beispielsweise für Meetings oder Vertragsunterzeichnungen (Arbeitsbewilligung)?
  • Je nachdem, in welchem Land und wie lange sich der Mitarbeitende dort aufhält: Können in diesem Land Steuern fällig werden?
  • Obliegt dem Mitarbeitenden bei der Rückkehr in die Schweiz unter Umständen eine Quarantäne-Pflicht und er kann nicht von zu Hause aus arbeiten (Ausfall)?

Bedenken Sie, dass das Eintreten eines dieser Risiken zu hohen Kosten für das Unternehmen führen kann.

Schritt 4: Konkrete Massnahmen einleiten

  • Analysieren Sie die aktuelle Situation Ihres Unternehmens.
  • Überprüfen Sie Ihr Schutzkonzept sowie Ihre Sicherheitsvorschriften und stellen Sie sicher, dass Sie für Rückholaktionen Ihres Mitarbeitenden und dessen Familienangehörigen gewappnet sind.
  • Entwickeln und implementieren Sie ein Risikokonzept für Ihre Geschäftsreisen und längere Auslandeinsätze.
  • Stellen Sie den Mitarbeitenden ein Tool zur Verfügung, das ihnen rund um die Uhr zur Verfügung steht und sie über die Risiken des jeweiligen Landes informiert. Ihnen als Arbeitgeber sollte dieses Tool gleichzeitig dazu dienen, jederzeit Kenntnis darüber zu haben, wo sich Ihre Mitarbeitenden im Ausland befinden und wie sie kontaktiert werden können.
  • Führen Sie mit Ihren Mitarbeitenden Schulungen zur Einhaltung von Schutz- und Sicherheitsvorschriften durch.
  • Schliessen Sie Geschäftsreiseversicherungen für Ihre Mitarbeitenden ab, die Ihnen auch kurzfristige Stornierungen von gebuchten Flügen und Hotels ermöglichen.

Kurz und bündig:

1. Einhaltung Sorgfaltspflicht
Halten Sie Ihre Sorgfaltspflicht ein und führen Sie ein Risikomanagement ein:

  • Erstellen Sie ein Risikokonzept/Pandemieplan und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden vor einem Auslandeinsatz.
  • Entwickeln oder überarbeiten Sie Ihr Entsendungs-/Geschäftsreisereglement und passen Sie die Entsendungsverträge an (Schutz der Mitarbeitenden und Rückkehrmöglichkeit).

Stellen Sie ein Tool zur Verfügung, das über Risiken (Einreise, Aufenthalt, Steuern etc.) und den Aufenthaltsort des Mitarbeitenden informiert.

2. Compliance-Themen
Nehmen Sie die Compliance-Themen (Bewilligungen, Steuern, Sozialversicherungsfragen und Arbeitsgesetz des Gastlandes) ernst, um Kosten einzusparen und hohe Strafen aufgrund einer Nichteinhaltung der Rechtsvorschriften des Gastlandes zu verhindern.

3. Vorbereitung Ihrer Mitarbeitenden
Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine gute Vorbereitung vor einer Entsendung/Geschäftsreise:

  • Sicherheit gewährleisten, dass die Geschäftsreise oder die Entsendung nicht der Gesundheit des Mitarbeitenden schadet.
  • Die erforderlichen Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen einholen und die Meldepflichten einhalten.
  • Fragen in Zusammenhang mit Steuern und sozialer Sicherheit klären und die Entsendebescheinigung (A1/CoC) einholen.
  • Mitarbeitende über Schutzmassnahmen und Sicherheitsvorschriften informieren.

4. Einhaltung Schutzmassahmen und Sicherheitsvorschriften
Die Mitarbeitenden sind aufgefordert, sich jederzeit an die Schutzmassnahmen und Sicherheitsvorschriften des Arbeitgebers und des Gastlandes zu halten (Mundschutz, Desinfektionsmittel, Abstand halten, grössere Menschenmengen vermeiden, Quarantänevorschriften etc.).

 

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Gordana Muggler

Gordana Muggler ist Leiterin Global Mobility und HR Services bei BDO AG in Zürich und berät Unternehmungen bei Entsendungen, internationalen Personaleinsätzen und weiteren HR-Themen.

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