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Mehr Zeit für die Mitarbeitenden – Die Chancen digitaler Services nutzen

Kommt in Ihrer Personalabteilung der direkte Dialog mit den bestehenden Mitarbeitenden auch häufig zu kurz? Im Kampf um Fachkräfte und Fachkräftemangel kann sich dies ein Unternehmen jedoch nicht mehr leisten. Eine Digitalisierung führt zu mehr Möglichkeiten der persönlichen Betreuung von Mitarbeitenden und damit auch zu einer Stärkung des Zugehörigkeitsgefühls.

Die Menge der administrativen Arbeiten nehmen auch in der Personalabteilung stetig zu. Seien es externe, detaillierte Meldeverfahren oder interne Abläufe sowie Aufstellungen und Auswertungen, welche für die Unternehmensführung unerlässlich geworden sind. Der zeitliche Aufwand zur Erledigung dieser Arbeiten ist enorm. In dieser Verlagerung der Aufgaben lauert die latente Gefahr, die persönliche Betreuung der Mitarbeitenden als zusätzliche Last wahrzunehmen und sie zu vernachlässigen. Mit der konsequenten Digitalisierung und Automatisierung von verschiedenen Abläufen und Vorgängen innerhalb der Personalabteilung kann dieser Entwicklung effizient entgegengewirkt werden.

Digitalisierung des gesamten Employer Life Cycles

Wichtig ist es, dass man die Chancen, die in einer Digitalisierung liegen, erkennt und nutzt. Grosses Potential für eine effiziente Digitalisierung und Automatisierung bieten Prozesse. Das grösste Potential liegt aber nicht in der punktuellen Digitalisierung einzelner Prozessschritte, sondern in der Neuausrichtung der bestehenden Prozesse auf die neuen Möglichkeiten. Hier bieten sich beispielsweise der Ein-/Austrittsprozess, Krankheits- und Unfallmeldungen, Ferienplanung, Personaldossier, Spesenmanagement und viele weitere an. Aveniq bietet nebst der individuellen Beratung für eine Digitalisierung eine kostengünstige cloudbasierte Lösung. Die Human Capital Management Suite (HCM) unterstützt die HR-Mitarbeitenden während des gesamten Employer Life Cycle mit einer grossen Auswahl an spezifischen Modulen wie beispielsweise Bewerber-Management, Onboarding oder auch Zeugniserfassung.

Automatisierung entlastet von Routinearbeiten

Neben der Digitalisierung entlastet aber auch die Automatisierung die Personalabteilung. Software-Roboter übernehmen monotone und wiederholende Bildschirmarbeiten. Sie führen Aufgaben in HR-Anwendungen effizient und fehlerfrei aus, direkt auf der Benutzeroberfläche der Software. Diese Automatisierungen sind in kurzer Zeit eingeführt und erfordern kaum Anpassungen an den bestehenden Programmen. Insbesondere Abläufe mit repetitiven und vorhersehbaren Aufgaben mit vielen Wiederholungen und wenig Ausnahmen eignen sich zur Automatisierung, wie Ein- und Austritte, Mutationen von Mitarbeiterdaten, Bearbeiten von Bewerbungsunterlagen oder das Einlesen von Zeitrapporten.

Virtuelle Assistenten, sogenannte «Chatbots» können rund um die Uhr automatisiert Hilfestellung zu verschiedenen Fragen an die HR-Abteilung bieten. Die Software bearbeitet eigenständig Anfragen auf Textbasis oder mit Spracherkennung. Die Anwendungsbereiche von Chatbots sind vielfältig. Sei es bei internen, administrativen Fragestellungen oder zur Unterstützung des Recruitings, um Fragen von Kandidat*innen zum Bewerbungsprozess sofort zu beantworten. Die Software lernt laufend dazu, kann immer mehr Anfragen selbständig beantworten und bereits während des Chatverlaufs umgehend Aktionen in anderen Programmen anstossen und damit die gewünschten Informationen bereitstellen.

Für den Einstieg in die Prozess-Automatisierung mit Software-Robotern braucht es kein zeitintensives und kostspieliges Grossprojekt. Die Automatisierung eines ersten Prozesses nach Aveniq-Standardvorgehen kann oft innerhalb von wenigen Wochen erfolgreich umgesetzt werden kann.

Vorteile mit Digitalisierung und Automatisierung

  • Steigerung der Effizienz und Kostenreduktion durch Entlastung von manuellen (Routine-) Tätigkeiten
  • besserer Mitarbeiterservice durch schnellere Beantwortung der Anfragen
  • hohe Datenqualität durch fehlerfreie Erfassung
  • Einhaltung von Governance- und Compliance-Anforderungen mit standardisierten Prozessen, definierten Kontrollen und vollständiger Protokollierung der Arbeitsschritte
  • zufriedenere HR-Fachkräfte durch Entlastung von zeitintensiven Routinearbeiten und Konzentration auf strategische Tätigkeiten

Die erfahrenen Berater von Aveniq beraten Sie gerne bei der Identifikation geeigneter Prozesse und der Realisierung von Digitalisierungs- und Automatisierungsvorhaben.

 

David Ebner.

 

David Ebner
Team Leader Business Process Suite
info@aveniq.ch | www.aveniq.ch

 

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