Workforce Management Software

Zeit ist nicht gleich Zeit

Wie Organisationen dank Workforce Management Software mehr Flexibilität rund um die Arbeitszeit erreichen und dabei die Wünsche ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen.

In Zeiten von New Work und Fachkräftemangel sind Gleitzeit, mobile Arbeitsplätze, Sabbaticals und Teilzeitmodelle zu entscheidenden Kriterien bei der Arbeitgeberwahl geworden. Vor allem junge Kandidaten wie Digital Natives, Generation Y und Z, bringen diesen Anspruch selbstbewusst in ihr Bewerbungsgespräch ein. Doch auch für die Generation 50plus ist Arbeitszeitflexibilisierung das Gebot der Stunde. Viele hochqualifizierte Fachkräfte streben ab einer gewissen Lebensphase eine Teilzeitbeschäftigung oder sogar eine freiberufliche und damit zeitlich flexiblere Tätigkeit an. Agile Arbeitszeiten sind also auch für gut bezahlte, erfahrene Arbeitssuchende ein wichtiges Kriterium. Studien zeigen, dass gerade die «Kopfarbeiter» mit anspruchsvollen Aufgaben produktiver sind, wenn regelmässige, auch längere Denkpausen möglich sind. Gleiches gilt für körperliche Arbeit im Shopfloor, in Dienstleistung, Detailhandel oder Handwerk: Arbeitsplätze bzw. -abläufe sollten so gestaltet sein, dass sie die Gesundheit der Arbeitnehmenden nicht in Mitleidenschaft ziehen. Dazu kann eine Software für Workforce Management in vielerlei Hinsicht beitragen. 

1. Mobile Arbeitsplätze mit Online-Zeiterfassung

Das Prinzip der mobilen Arbeitsplätze hat sich inzwischen in vielen Branchen etabliert und auch bewährt. Ziel ist es einerseits, den Austausch und die Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander zu fördern. Andererseits können sich zumindest die Büroarbeitenden kurzfristig zurückziehen – beispielsweise an einen ruhigeren Arbeitsort. Damit dies funktioniert, ist eine entsprechende digitale Ausrüstung nötig: Mit einer Software für Arbeitszeitmanagement lässt sich auch die «Stempeluhr» virtuell «mitnehmen». Ob diese Zeiterfassung über eine Workforce Management App oder so genannte Self Services läuft ist unerheblich. Beide Anwendungen können unabhängig von Zeit und Ort bedient werden, ob am mobilen Arbeitsplatz, im Homeoffice oder im Coworking-Space.

2. Mobiles Antragwesen – Urlaubsplanung vom Sofa aus

Intuitive Self Services und Apps ermöglichen nicht nur mobiles Stempeln, darüber hinaus können Mitarbeitende jederzeit und von jedem Endgerät aus Anträge stellen, zum Beispiel für Urlaub, Dienstreisen oder Mehrarbeit. Sämtliche Funktionen sind sofort erkenn- und mit einem Mausklick erreichbar. Auch die nötigen Informationen zu den einzelnen Anwendungen, stehen den Beschäftigten auf einen Blick zur Verfügung. In einem persönlichen Mitteilungsbereich, der automatisch aktualisiert wird, informiert das System per Push-Nachricht über offene und erledigte Aufgaben. So erhalten Mitarbeitende beispielsweise einen Hinweis, wenn sie Zeitbuchungen vergessen haben und sie nachträglich beantragen müssen.

3. Mehr Flexibilität mit vollautomatischer Dienstplanung

Eine digital gestützte Zeiterfassung und -wirtschaft schafft zwar Unabhängigkeit vom Arbeitsort, aber noch längst nicht die gewünschte Flexibilität bei der Verteilung der Arbeitszeit. Dafür ist eine Software für Personaleinsatzplanung erforderlich, die im besten Fall die Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem berücksichtigt. Ein auf definierten Regeln basierender Planvorschlag – der Automatische Dienstplan – bezieht Anwesenheiten, Absenzen, Zeitkonten, individuelle Arbeitszeitmodelle, Pausen und auch Arbeitszeitwünsche automatisch ein. Durch die Koppelung mit der Zeitwirtschaft hat der Planer die Zeitkonten seines Teams immer aktuell im Blick. Zusatzschichten, Sonntagsarbeit oder Überstunden lassen sich fair verteilen. Mitarbeitende können zur Verfügung stehende Arbeitszeit- oder Schichtangebote im Vorfeld der Planung per Mausklick auswählen. So ist eine optimale Auslastung der Kapazitäten und gleichzeitig ein arbeitnehmerfreundlicher und gesetzeskonformer Personaleinsatz sichergestellt.

4. Schichten und Arbeitszeiten digital tauschen 

Eine gute Kapazitätsplanung minimiert zwar die Risiken für eine kurzfristige Planänderung, kann sie aber nicht verhindern. Sind Mitarbeitende zum Beispiel durch private Verpflichtungen verhindert, können sie die digitale Schichttauschbörse nutzen. Alle notwendigen Informationen wie Arbeitsmuster, Zeit, Arbeitsplatz und die dafür erforderlichen Qualifikationen stehen auf einen Blick zur Verfügung. Der Clou: Die Software lässt Wünsche und Tauschangebote nur dann zu, wenn alle definierten Regeln erfüllt sind, zum Beispiel eine Mindest- bzw. Höchstarbeitszeit, eine Qualifikation oder die Einhaltung von Ruhezeiten. So bleibt die Arbeitszeitflexibilität trotz individuellem Spielraum im unternehmerischen Rahmen, Vertrauen und Kontrolle sind kein Gegensatz mehr.

Fazit: New Work ist mehr als Homeoffice  

Zukunftsfähige Arbeitswelten erfordern nicht nur einen modernen Arbeitsplatz, sondern auch Mitbestimmung bei den Arbeitszeiten. Ob im Detailhandel, in der Industrie oder Dienstleistung, Fachkräfte aller Generationen können über Self Services, mobile Apps, Wunschdienstpläne oder Tauschbörsen ihre Arbeitszeiten individuell gestalten. Digitales Workforce Management ermöglicht Mitarbeitenden den Einblick in ihre Dienstpläne sowie ihre Zeit- und Urlaubssalden und verschafft auch dem Management volle Transparenz. Mehr Eigenverantwortung rund um die Arbeitszeit erlaubt letztlich auch mehr Freiraum bei der Lebensplanung. Digitalisierung sei Dank, erhält der «New Worker» die Hoheitsrechte über seine Lebens- und Arbeitszeit zurück.

Best Practice Beispiele:

  1. Die Rhenus Alpina-Gruppe nutzt Workforce Management für ihre Dienstplanung. Das Unternehmen zählt zu den grössten Anbietern von Logistikdienstleistungen in der Schweiz. 1350 Beschäftigte haben über Self Services Zugriff auf ihre Arbeitszeitdaten – teilweise via Smartphone. Die Cargologic, ein Tochterunternehmen der Rhenus Alpina, setzt auf eine bedarfs- und kostenoptimierte Einsatzplanung, um an den vier Schweizer Standorten und den Flughäfen noch schneller auf Auftragsschwankungen reagieren zu können. Die Arbeitszeiten werden digital über Terminals, Smartphones oder an den Arbeitsplätzen erfasst und stehen zeitgleich der Disposition zur Verfügung. Der Automatische Dienstplan berücksichtigt neben Gesetzen auch die hochkomplexen Arbeitszeitregelungen, spezielle Schichtfolgen und erforderliche Qualifikationen und erstellt auf Knopfdruck einen regelbasierten Einsatzplan.
  2. Die Software als Schichttauschbörse nutzt Europas grösstes telemedizinisches Zentrum Medgate. Das Team, bestehend aus 85 Mitarbeitenden am Patientenempfang, 22 telemedizinischen Assistentinnen sowie über 100 Ärztinnen und Ärzten, betreut und behandelt Patienten bei gesundheitlichen Anliegen rund um die Uhr – per App, Telefon oder Video. Bis zu 5700 Patientenkontakte bewältigt das Team an Spitzentagen. Die Mitarbeitenden des Patientenempfangs können über die Tauschbörse in Eigenverantwortung Arbeitszeiten mit Kolleginnen und Kollegen tauschen. Erlaubt ist, was gefällt. Das System prüft automatisch, ob beim Tausch die wenigen definierten Rahmenbedingungen wie Mindestbesetzungen oder maximale Arbeitszeit von fünf Arbeitstagen am Stück eingehalten werden.

 

Kommentieren0 Kommentare
Elke Jäger

Elke Jäger, Director Marketing & PR, Atoss Software AG.

Weitere Artikel von Elke Jäger

Kommentieren

Das könnte Sie auch interessieren