Checkliste

4 Tipps für mehr Fokus statt Chaos im Kopf

Unkonzentriertes Arbeiten, unnötige Meetings, die Suche nach Dateien, das ewige Hin und Her zwischen verschiedenen Tools und Apps lenkt uns täglich davon ab, im Job das zu tun, was wir eigentlich wollen und sollten. Ein Aufmerksamkeitschaos, das nicht nur unsere Produktivität schmälert, sondern auch unserer mentalen und physischen Gesundheit schadet. Mehr denn je braucht es jetzt schnelle Wege zurück zu fokussierter Arbeit.

Ein kluger Mensch hat mir einmal gesagt, dass Veränderung nicht gelingt, wenn man versucht, zu viele Dinge auf einmal zu ändern. Und mein eigenes Leben hat mich gelehrt, dass es hilfreich ist, sein Streben nach Veränderung auf nur eine Sache zu richten, also ein klares, handfestes Ziel vor Augen zu haben. Als ich im Harvard Business Review las, dass wir 46,9 Prozent unserer Arbeitszeit damit verbringen, unser Denken von der momentanen Aufgabe abschweifen zu lassen, war ich schockiert. Ein weiterer Artikel zum Thema offenbarte, dass ein durchschnittlicher Mitarbeitender 50 - 60 mal am Tag während seiner Arbeit unterbrochen wird, aus seinem Fokus herausgerissen wird. Schnell wird klar: Unsere Konzentrationsfähigkeit steckt in einer Krise.

1. Nein zu (unnötigen) Meetings!

Produktive Meetings können dabei helfen, schneller zu agieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Mein persönliches Mantra ist, nur an solchen Meetings teilzunehmen, die Sinn machen. Um das zu erreichen, stelle ich jedes Meeting – egal, ob in Person, per Telefon oder Videokonferenz – in Frage. Ich zwinge mich selbst und bitte die anderen Teilnehmenden, den Zweck, die Agenda und mögliche Ergebnisse im Vorfeld klar zu kommunizieren. Wenn meine Anwesenheit nicht unerlässlich ist, gehe ich nicht in dieses Meeting. Wird mein Input dennoch benötigt, dann biete ich meine Sicht auf die Inhalte und mein Feedback über Kollaborations-Tools an.

Am Ende jedes Meetings sollte jeder eine klare Vorstellung der Aktivitäten, Prioritäten und Rollenverteilung haben. Stellen Sie die Frage: «Wer tut was und bis wann?». Das hilft, Entscheidungen voranzutreiben und den Fokus zu verstärken. Dazu benötigen Sie natürlich ein transparentes System, das die Aufgaben Ihres Teams auflistet und es Ihnen ermöglicht, den Status dieser Aufgaben nachzuverfolgen.

Sie können auch messen, wie sinnvoll Ihre Zeit verwendet wird: durch die ROTI-Feedback-Methode (Return On Time Invested) – ein schneller und einfacher Weg zur Bewertung von Meetings. Lassen Sie jeden Teilnehmer das Meeting von 1 bis 5 benoten: 5 bedeutet sehr hilfreich, 1 dagegen totale Zeitverschwendung.

Und nicht zuletzt: Versuchen Sie regelmässig die Abläufe zu verändern, wechseln Sie den Hintergrund, nutzen Sie ein anderes Format. Wie wäre es mit einem Walking-Meeting mit Kopfhörern, statt jedes Gespräch am Schreibtisch zu führen? Selbst die Wissenschaft hat sich jüngst für mobile Meetings ausgesprochen.

2. Prokrastination überwinden und Herausforderungen priorisieren

Dinge zu erledigen, schafft mehr Platz im Kopf und wirkt sich positiv auf Ihren Fokus aus. Wir alle wissen, wie schwer es sein kann, an zentralen Prioritäten festzuhalten, besonders wenn sich die Arbeit türmt. Selbst wenn wir genau wissen, was wir eigentlich als nächstes erledigen müssten, vermeiden wir das und wenden uns einer einfacheren oder angenehmeren Aufgabe zu. Wenig überraschend berichten Studenten häufig davon, dass ihre Bude nie ordentlicher und sauberer war als während der Prüfungszeit. Aber wichtige Aufgaben zu vermeiden und sich mit anderen abzulenken, entzieht uns wertvolle Energie und den Fokus.

Um dagegen vorzugehen, versuche ich, Prokrastination (Handlungsaufschub) zu überwinden, wann immer sie mich von konzentrierter und bedeutungsvoller Arbeit ablenken will. Im Lauf der Zeit habe ich realisiert, dass alles nur eine Frage der Gewohnheit ist und, dass nur ich selbst die Hoheit über mein Handeln habe. Fordern Sie sich heraus. Legen Sie Ausreden ad acta und erledigen Sie die wichtigste Sache, die Sie am meisten abschreckt, und zwar am Morgen, als allererste Handlung des Tages. Die freigesetzte positive Energie wird Ihnen helfen, sich mit Leichtigkeit durch den Rest des Tages zu bewegen.

3. Zeit freischaufeln – der Rest kommt von selbst!

Zeit und die richtige Gemütsverfassung zu haben, ist unerlässlich, um strategisch denken und Probleme pragmatisch lösen zu können. Ich wäge stets zwischen dringend und wichtig ab. Wenn Sie zu viel Zeit mit dringenden Themen verbringen, dann sind Ihre Prioritäten falsch gesetzt. Nehmen Sie sich mehr Zeit für Selbstreflexion und für kreatives Denken – blocken Sie dafür ein paar Stunden in Ihrem Terminkalender, dreimal die Woche.

Fragen Sie sich: «Gibt es jemand anderes, der das tun könnte oder sollte?» An alle Perfektionisten, die glauben alles selbst machen zu müssen: Lernt, Aufgaben zu delegieren. Das gilt sowohl für Führungspersonen wie auch für Individuen eines Teams. Es ist absolut okay, jemanden um Hilfe zu bitten. Und wenn Sie einmal gelernt haben, anderen Jobs anzuvertrauen, wird Ihnen das helfen, genügend Zeit und Fokus zu finden, um die Dinge zu erledigen, die höchste Priorität haben.

4. Technik sollte für Sie da sein – nicht umgekehrt!

Alles dreht sich darum, sich selbst und dem Team zu ermöglichen, mit maximalem Fokus zu arbeiten. Manchmal fühlt es sich so an, als würde unser Leben von einem 24-stündigen Arbeitstag aufgefressen. Wir sind immer erreichbar und die Arbeit kennt keine Auszeit. Unsere Konzentration wird durchbrochen von ständigen Mitteilungen, Dutzenden offenen Fenstern und dem ständigen Jonglieren zwischen Tools. Aber Sie müssen sich darüber klar sein: Sie können nicht 24/7 bei der Sache sein und Sie können sich nur eine begrenzte Zeit pro Tag fokussieren. Also, was können Sie tun?

Der Einsatz passender Technologien – also solcher, die für mich am besten funktionieren – hilft mir, meine Arbeit effektiver zu erledigen. Ich rate jedem, sich die Zeit für die Frage zu nehmen: «Welche Tools sind am einfachsten zu verwenden und fördern die nahtlose Kommunikation zwischen Teams?» Unsere Arbeitstools sollten Teil der Lösung sein und nicht des Problems.

Ich glaube, dass künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen zunehmend dabei helfen werden, uns quasi durch die digitale Ablenkung zu pflügen und die Arbeit an die Oberfläche zu befördern, die am wichtigsten ist. Ich glaube an eine aufgeklärtere, klügere Art zu arbeiten. Eine Art, bei der Maschinen und Menschen so zusammengebracht werden, dass «Work about Work» bald der Vergangenheit angehört und wir unseren Arbeitsplatz so intelligent transformieren, damit wir die Fähigkeit zu Fokussieren zurückgewinnen.

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Andrea Trapp

Andrea Trapp (LinkedIn-Profil) ist Head of Business für das Gebiet Nord- und Zentraleuropa (u.a. DACH-Region) bei Dropbox. Die diplomierte Wirtschaftswissenschaftlerin und Expertin für Change Management war 17 Jahre lang in europaweiten Führungs- oder Vorstandspositionen internationaler Tech- und PropTech-Unternehmen tätig.

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