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Aktenschrank ade! – Der einfache Umstieg auf elektronische Personaldossiers
Sind die Personalprozesse in Ihrem Unternehmen papier- und kostenintensiv? Ist das Suchen nach Personaldokumenten zeitraubend und die physische Ablage der Papiere in separaten Räumen oder Schränken teuer? Möchten Sie sämtliche HR-Dossiers zentral und sicher elektronisch ablegen, um zeit- und ortsunabhängig – auch aus dem Homeoffice – darauf zugreifen zu können? Dann steigen Sie mit Unterstützung von Arcplace um auf vollständig elektronische Personaldossiers und kommen Sie in den Genuss weiterer Vorzüge. Wir erklären Ihnen, wie das geht.
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Erst mal vorweg: Damit eine elektronische Personaldossier-Lösung in der Praxis funktioniert und von Ihren Mitarbeitenden akzeptiert wird, muss sie die internen Organisationsstrukturen abbilden und gleichzeitig die HR-Mitarbeitenden und das Management wirkungsvoll von zeitraubenden Routineaufgaben befreien. Diese Routineaufgaben werden durch automatische digitale Workflows unterstützt oder gar ersetzt. Beispielsweise können digitale Dokumente aus unterschiedlichen Quellen oder gescannte Papierdokumente automatisch dem richtigen Personaldossier zugeordnet werden. Weiter können Inhalte eines Dossiers zur Einsicht und/oder Freigabe weitergeleitet werden – inklusive Benachrichtigungen der beteiligten Personen per E-Mail oder Aufgabenliste. Ein zentrales Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) dient dabei einerseits als Ablage der Personaldokumente, andererseits erlaubt das System die elektronische Verarbeitung vom Eingang über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung.
Lösungsübersicht von Arcplace.Image 
So gelangen Ihre Dossiers ins digitale System
Die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Papierdossiers werden gescannt und dabei indexiert. Anschliessend werden die erzeugten PDF-Dateien und Metadaten an das DMS/ECM System übergeben. Zusätzlich können bei diesem sogenannten Initial-Scanning definierte Informationen aus den Akten extrahiert und mit den Stammdaten aus der bestehenden HR-Applikation validiert werden. Neu eintreffende, erstellte digitale oder papiergestützte Informationen (E-Mails mit Attachments, Informationen aus Online-Formularen, Faxe, Briefe, etc.) werden laufend ins DMS/ECM eingepflegt. Bei digital vorliegenden Informationen kommen komfortable Importmöglichkeiten direkt aus Office und Outlook zur Anwendung, Papierdokumente werden üblicherweise von den Mitarbeitenden via Multifunktionsgeräte gescannt und ans DMS/ECM System übermittelt.
Da es sich bei Personaldossiers um äusserst sensible Informationen handelt, bietet Arcplace einen Scanning Service vor Ort an. Dieser erlaubt es, die bestehenden Dossiers bei der Einführung einer Personaldossier-Lösung direkt bei Ihnen schnell und effizient zu digitalisieren. Der Vorteil: Die Dossiers verlassen zu keinem Zeitpunkt Ihr Unternehmen. Dabei können Sie während des Scanning-Prozesses jederzeit auf die Dokumente zugreifen. Für das Scanning vor Ort stellt Arcplace ein professionelles Team sowie eine hochmoderne Scanning-Infrastruktur zur Verfügung.
Scanning im Arcplace Scan & BPO Center
Alternativ können die Personaldossiers im Arcplace Scan & BPO Center verarbeitet werden. Das Arcplace Scan & BPO Center ist nach dem Sicherheitsstandard ISO 27001 zertifiziert.
Einblick in das Scan & BPO Center von Arcplace.Image 
Vor der Einführung kommt die Ist-Analyse
Bevor Sie auf elektronische Personaldossiers umsteigen, ist es unumgänglich, dass Sie die aktuellen Abläufe im HR-Bereich genau analysieren. Wer erstellt welche Dokumente? Wer hat Zugriff auf welche Dokumente? Welche Dokumente werden erzeugt oder benötigt bei einem Eintritt oder einem Austritt? Einer solchen Ist-Analyse wird anschliessend ein digitales Soll-Szenario gegenübergestellt. Die Spezialisten von Arcplace unterstützen Sie gerne – basierend auf dem langjährigen Know-how aus vielen Projekten – bei der Erarbeitung einer praxisgerechten Digitalisierungsstrategie.
Die Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Dokumenten- und Daten-Management. Seit der Gründung im Jahre 2006 hat das Schweizer Unternehmen Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen erfolgreich realisiert. So beispielsweise auch für die Burkhalter Gruppe. In diesem Fallbeispiel erfahren Sie, wie Burkhalter bei den Personaldossiers auf eine vollständig digitale Verwaltung umgestellt hat. Zur Case Study.
Möchten Sie mehr zum Thema elektronische Personaldossiers erfahren? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne persönlich.
Arcplace AG
Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
info@arcplace.ch
+41 44 501 22 00
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