Arbeitszeit einfach erfassen und automatisch auswerten

Reishauer AG ist ein führender Hersteller von Werkzeugen und Werkzeugmaschinen zur Hartfeinbearbeitung von Zahnrädern. Neben präzisen Zahnflankenschleifmaschinen gehören hochspezialisierte Diamant- und CBN-Werkzeuge zum Sortiment. Reishauer ist Innovationstreiber und enger Technologiepartner der Automobilbranche und vermarktet die Produkte und Dienstleistungen weltweit. Das Unternehmen beschäftigt in der Schweiz rund 800 Mitarbeiter.

Die Herausforderung: Moderne Zeiterfassung in Industrieunternehmen

Reishauer ist es wichtig, die An- und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter einfach und flexibel zu erfassen. Dazu nutzte Reishauer bisher eine kundenspezifische und historisch gewachsene Lösung. «Wir möchten mehr Zeit für die Betreuung unserer Mitarbeiter haben», sagt Reto Brun, Senior HR Business Partner bei Reishauer. «Dazu setzen wir vermehrt auch auf digitale Unterstützung. Die bisherige Lösung zur Zeiterfassung war allerdings mit erheblichen Administrationsaufwänden verbunden. Wir wollten diese mit einer neuen Lösung ersetzen, die für die Mitarbeiter einfach zu handhaben ist und den Führungskräften und HR-Spezialisten komfortable Auswertungsfunktionen bietet.» Aveniq überzeugte Reishauer mit ihrer cloudbasierten Plattform Business Process Suite (BPS), welche verschiedene Module zur Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet und sich einfach erweitern lässt. «Für das Industrieunternehmen Reishauer bietet die BPS eine optimale Lösung: Die Benutzeroberfläche ist intuitiv zu bedienen und bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Zeit am persönlichen Arbeitsplatz oder zentral am Terminal in der Produktion zu erfassen. Zudem können Administratoren Anpassungen in der Konfiguration selbstständig vornehmen. Zuschläge für Schichtarbeit werden automatisch berechnet und Arbeitsleistungen können auch auf Kundenaufträge oder interne Kostenstellen verbucht werden», fasst Marina Meier, Professional Application Consultant bei Aveniq, die Anforderungen von Reishauer zusammen. «Und um Synergien zu nutzen können auch weitere Module wie die Personaleinsatzplanung einfach integriert werden.»

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Marina Meier, Professional Application Consultant bei Aveniq hat das Projekt eng begleitet.

Die Lösung: Automatisierte Lösung mit übersichtlicher Benutzeroberfläche

«Insbesondere für den Bereich HR bietet die BPS diverse Module, welche die Effizienz steigern. Um die Anforderungen zu erfüllen, haben wir die beiden Module ‘Time and Attendance Module’ (TAM) und ‘Time Reporting Module’ (TRM) vorgeschlagen», erklärt Marina Meier die Wahl der Lösung.

Im ‘Time and Attendance Module’ (TAM) erfassen Mitarbeiter von Reishauer ihre Arbeitszeit und Absenzen selbständig. Die Konditionen zur Berechnung von Zeit- und Lohnzuschlägen sind im System hinterlegt und werden dank automatischer Schichterkennung korrekt verarbeitet. Die Daten werden in Echtzeit in SAP übertragen, damit die Auszahlung von Pikett- und Schichtzuschlägen erfolgen kann. «Für die zentrale Zeiterfassung in der Produktionsumgebung haben wir eine App entwickelt, mit der Mitarbeiter mit ihrem Zutrittsbadge an Tablet-Terminals ein- und auschecken (Clock-in/Clock-out)», erzählt Marina Meier. «Die Daten werden mittels Near-Field-Communication (NFC-Technologie) kontaktlos an die BPS übertragen.»

Die TAM-Lösung von Reishauer ist in das ‘Time Reporting Module’ (TRM) integriert. Dadurch werden die im TAM erfassten Arbeitsstunden nahtlos ins TRM übernommen und können einfach einzelnen Projekten zugeordnet werden.

Erfasste Überstunden oder Abwesenheitsanträge lösen, falls gewünscht, einen Genehmigungsworkflow aus. Führungskräfte werden über solche Anträge automatisch benachrichtigt und können diese direkt bearbeiten. Abwesenheiten werden in einem separaten Kalender dargestellt. Die Führungskräfte verfügen damit immer über die aktuellen Informationen ihrer Teams. Ausserdem lassen sich Berichte mit umfassenden Zeitwirtschaftsdaten flexibel bereitstellen.

«Unseren Mitarbeitern steht eine übersichtliche und einfach zu bedienende Lösung zur Verfügung. Sie können ihre Arbeitszeiten komfortabel am Arbeitsplatz wie auch am Terminal erfassen, persönliche Daten wie Arbeitszeit- und Feriensaldo jederzeit einsehen und erfasste Leistungen jeweils bis zum Monatsabschluss bearbeiten», ist Reto Brun von der Lösung überzeugt. «Unseren Führungskräften und den HR-Spezialisten bietet die Lösung mehr Transparenz und reduziert den administrativen Aufwand.»

Die Herausforderung des Projektes sah Reto Brun im Change Management: «Neu müssen die Mitarbeiter selber Verantwortung übernehmen für die korrekte und zeitnahe Erfassung ihrer Arbeitszeiten. Die Führungskräfte und das HR-Team agieren als Coaches in Schulungen sowie für rechtliche und systemische Fragestellungen und stellen ein regelmässiges Controlling der Zeitdaten sicher.»

Der Ausblick: Digitalisierung weiterer HR-Prozesse

Reishauer hat den Grundstein für den Weg in die Cloud gelegt. «Wir werden die Digitalisierung unserer HR-Prozesse konsequent weiterverfolgen, um die HR-Abteilung und die Führungskräfte zu entlasten und Prozesse effizienter zu gestalten», sagt Reto Brun. Neben der Zeitwirtschaftslösung hat Reishauer auch bereits das ePayslip-Modul im Einsatz, in welchem die Mitarbeiter ihre Lohnabrechnungen und Lohnausweise als digitale Dokumente abrufen können. In einem nächsten Schritt plant das Unternehmen die Abbildung des Ein- und Austrittsprozesses sowie die Einführung der Personal- und Schichtplanung.

Weitere Informationen:

Aveniq Avectris AG
Bruggerstrasse 68
5401 Baden
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www.aveniq.ch