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Augen auf beim Outsourcing Ihrer Lohnbuchhaltung

Eine ausgelagerte Lohnbuchhaltung spart Kosten und Zeit, beinhaltet aber auch Risiken bezüglich Datenschutz und Haftung. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist es zentral, den richtigen Partner an seiner Seite zu haben.

Wird eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung für Ihr Unternehmen ein Thema? Dann sollten Sie als Erstes darüber nachdenken, welche Dienstleistungen ein solches Outsourcing beinhalten soll. Wünschen Sie sich einen Anbieter, der die Lohnzahlungen gemäss Ihren Instruktionen umsetzt oder aber einen Partner, der Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht? Schauen Sie sich die Offerten der Anbieter genau an und prüfen Sie, ob diese Ihren Vorstellungen entsprechen. Nicht alle Anbieter informieren proaktiv über Änderungen in den Bereichen Arbeitsrecht, Steuern oder Sozialversicherungen und die damit verbundenen notwendigen ­(System-)Anpassungen, damit Sie als Arbeitgebende Ihre Pflichten vollumfänglich wahrnehmen können. ­Beispiele dafür sind die am 1. Juli 2021 in Kraft getretene EO-Entschädigung für den verlängerten Mutterschaftsurlaub, wenn das Neugeborene im Spital bleiben muss sowie der Betreuungsurlaub für Eltern von gesundheitlich schwer beeinträchtigten Kindern. Solche Änderungen beschränken sich nicht immer auf die Lohnverarbeitung. ­Manchmal müssen Kunden auch ihre Reglemente überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Zudem werden flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice immer populärer. Dies birgt vor allem im inter­nationalen Kontext Risiken, beispielsweise bei Grenzgängern oder Mitarbeitenden, die in der Ferienwohnung im Ausland arbeiten möchten. Arbeitgebende sollten daher solche Konstellationen individuell auf ihre Konsequenzen für die Sozialversicherungen, persönliche und Firmensteuern (Risiko Betriebsstätte), Bewilligungen, Arbeitsrecht und allenfalls für weitere Themengebiete prüfen und mit den entsprechenden Ländern klären.

Gute Vorbereitung als Schlüssel zu gelungener Revision

Die HR-Experten von PwC Schweiz möchten die Lohnbuchhaltung für Sie vereinfachen. Wir überprüfen die gelieferten Lohnunterlagen sorgfältig und können dank langjähriger Erfahrung jegliche Fragen rund um den Lohnausweis beantworten. Um Sie für das neue Jahr zu rüsten, informieren wir Sie über relevante Änderungen im HR, etwa die Erhöhung des Privatanteils bei Geschäftsfahrzeugen. Auch die vorausschauende Zusammenstellung von Unterlagen für Revisionen ist ein Schlüsselthema im Personalwesen. Wir empfehlen, von Anfang an ein entsprechendes Ablagesystem anzulegen. Dabei beschränken wir uns nicht nur darauf, die Payroll gemäss den angelieferten Unterlagen auszuführen, sondern beraten Sie auch zum weiteren Vorgehen. Der Vorteil einer gut organisierten Ablage liegt auf der Hand: Sie spart viel Zeit und entsprechende Stressmomente.

Neue Datenschutzbestimmungen sind wegweisend

Natürlich ist ein Outsourcing der Lohnbuch­haltung mit der Weitergabe von höchst sensiblen Daten an Dritte verbunden. PwC räumt dem Datenschutz höchste Priorität ein und beachtet alle aktuellen und künftigen Datenschutzbestimmungen. Dazu zählt auch das neue Datenschutzgesetz, das voraussichtlich in der zweiten Jahreshälfte 2022 rechtskräftig wird. Das Gesetz und die zugehörige Verordnung zielen auf eine ­Harmonisierung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO) ab. Solche Gesetzesänderungen bringen unter anderem erhöhte Governance-Pflichten betreffend Bearbeitungstätigkeit, erweiterte Informationspflicht sowie bedeutsame Änderungen hinsichtlich Datenexport mit sich. Gerade im internationalen Kontext kann dies für Sie äusserst relevant sein. PwC berät Sie gerne hinsichtlich dieser Anpassungen und unterstützt Sie in der Umsetzung. Dank des globalen Netzwerks können wir auf Wissen und Ansprechpersonen in diversen Ländern zurückgreifen, sodass Sie keinen zusätzlichen Anbieter beiziehen müssen. Ausserdem arbeitet PwC intern eng mit Spezialisten angrenzender Fachbereiche zusammen, beispielsweise für arbeitsrechtliche oder Firmensteuerthemen – für Sie ein wertvoller Vorteil.

Hier erfahren Sie mehr über unser Angebot.

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Marlene Oswald

Marlene Oswald ist Leiterin Payroll & Employment Solutions bei PwC Schweiz.

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Melanie Imper

Melanie Imper ist Senior Associate Treuhand und Corporate Support Services bei PwC Schweiz.

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