Das Beste beider Welten

Die meisten Schweizer Unternehmen sind aufgrund der Homeoffice-Pflicht regelrecht in die «New Work»-Welt katapultiert worden und erkennen darin (hoffentlich) eine einmalige Chance, die erfahrenen Vorteile auch künftig gezielt zu nutzen: Remote Work und arbeiten vor Ort kombinieren. Damit sich dies nachhaltig realisieren und im Unternehmen verankern lässt, empfiehlt sich ein sorgfältiges Vorgehen mit Augenmass – unter Berücksichtigung des Reifegrads der Organisation sowie ihrer Tätigkeitsfelder. HR-Verantwortliche können hierbei in ihren Unternehmungen einen signifikanten Beitrag leisten, indem sie den dazugehörigen Prozess aktiv anstossen und bewusst steuern, in der Ausgestaltung neuer Leitplanken und Rahmenbedingungen gezielt mitwirken und bei der Umsetzung wertvolle Unterstützung bieten.

Dazu einige Tipps für die Konkretisierung und Umsetzung:

1. Analyse: erst Überlegen, dann Handeln

Erfahrungsgemäss ist die subjektive Wahrnehmung der Vor- und Nachteile sowie Chancen und Risiken in Bezug auf Homeoffice so unterschiedlich wie die Anzahl der Befragten. Als erstes gilt es, eine saubere Analyse des Erlebten sowie der relevanten betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkte zu erstellen. Für letzteres können zur Produktivität finanzielle Kennzahlen wie die monatlichen Ausgaben im Bereich der Infrastruktur (z. B. Miete, technische Gerätschaft, Büromaterialien und -möbel, Reinigung und Unterhalt der Büroräumlichkeiten) herbeigezogen werden. Ergänzend können wichtige Erkenntnisse durch Interviews mit ausgewählten Mitglieder der Geschäftsleitung, Abteilungs- und Teamleiter sowie Mitarbeitende unterschiedlicher Geschäftsbereiche gesammelt werden. Befragte beschreiben dabei die Vor- und Nachteile des Homeoffice, abhängig von ihrer Arbeit.

Qualitative Fragen:

• Welches sind für Dich die Vorteile beim Arbeiten im Homeoffice? Welche Vorteile ziehst Du aus dem Arbeiten im Office?
• Welche Aufträge und Aufgaben gehen Dir im Homeoffice schlechter und welche besser von der Hand im Vergleich zum Arbeiten im Office? Bei welchen ergibt sich für Dich keinen Unterschied zwischen Homeoffice und Arbeiten im Office? Wieso?
• Was wäre für Dich die ideale Aufteilung zwischen Arbeiten im Homeoffice und Office? Wieso?

Quantitative Fragen:

• Wie hat sich die Produktivität von Dir und Deinem Team im Homeoffice entwickelt basierend auf statistischen Auswertungen oder auf einer Skala von 1 (sehr negative Entwicklung) bis 10 (sehr positive Entwicklung)?
• Wie hat sich Deine Motivation und der Teamzusammenhalt in Deinem Team / Abteilung im Homeoffice entwickelt auf einer Skala von 1 bis 10?
• Wie schätzt Du Deine technische Infrastruktur und Kompetenz sowie die Deines Teams beim Arbeiten und Führen im Homeoffice auf einer Skala von 1 (Flop) bis 10 (Top) ein?

Die Produktivität bei konzeptionellen und administrativen Aufgaben ist im Homeoffice tendenziell höher. Herausfordernde Stakeholder-Situationen und kritische Mitarbeitergespräche hingegen lassen sich persönlich vor Ort deutlich rascher lösen. Subjektiv wahrgenommene Ungerechtigkeiten seitens Mitarbeitenden, die aufgrund ihrer Tätigkeit (zum Beispiel in der Produktion) nicht vom Arbeiten im Homeoffice profitieren können, sind ein weiteres wiederkehrendes Resultat, das berücksichtigt werden sollte. Bezüglich der Kostenentwicklung zeigt die Erfahrung einen kurzfristigen Anstieg (Beschaffung von teurer technischer Infrastruktur) und einen mittel- bis langfristige Reduktion (Miete, Reinigung und Unterhalt).

2. Übergeordnete Leitplanken definieren

Basierend auf der getätigten Analyse gilt es die Leitplanken und Rahmenbedingungen des neuen Setups auf übergeordneter Ebene zu definieren. Zu den Leitplanken gehören beispielsweise die Anzahl Anwesenheitstage im Office sowie die Festlegung der Block- und Gleitzeiten. Die Rahmenbedingungen umfassen unter anderem die technische Infrastruktur, Befähigung der Führungskräfte im Bereich «Führen im Hybrid-Modell» sowie Schulung von Mitarbeitenden im eigenverantwortlichen Arbeiten. Hier empfiehlt sich ein Workshop mit allen Mitgliedern der Geschäftsleitung.

3. Operationalisierung und Anwendung

Die einzelnen Abteilungen und Teams können in einem dritten Schritt die Vorgaben mit ihren eigenen Spielregeln ausgestalten. Dazu können vordefinierte Fragen von Teamleitern unter Einbezug ihrer Mitarbeitenden beantwortet werden, wie zum Beispiel:

• Wer im Team arbeitet wieviel und an welchen Tagen Zuhause/im Office?
• Welchen Kommunikationskanal wählen wir für Meetings, bei denen Personen vor Ort und im Homeoffice sind?
• Wie müssen wir unsere bestehenden Führungs- und Zusammenarbeitsgefässe (wöchentliche Besprechungen und Teammeetings) auf die neuen Gegebenheiten anpassen?

Beispiel für Führungs- und Zusammenarbeitsgefässe:

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