Fachkräftemangel in Pandemiezeiten

Die vergangenen zwei Pandemiejahre haben den Fachkräftemangel noch einmal verstärkt – insbesondere in der Dienstleistungsbranche haben sich viele Menschen während der Lockdowns beruflich neu orientiert. Das als «The Great Resignation» bekannte Phänomen, aber auch die Rekrutierung einer neuen Generation von Arbeitnehmenden und die Sorge vor neuen Pandemie-Wellen stellen HR-Abteilungen vor Herausforderungen. Wer aber auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden hört und die neuesten Trends bei der Digitalisierung der Personaleinsatzplanung kennt, kann sich jetzt wappnen.

1. Mit mehr Flexibilität gegen «The Great Resignation»

Während der Pandemie haben viele Arbeitnehmende ihre langfristigen Ziele und Arbeitsbedingungen überdacht – und sich beruflich umorientiert. Diese Entwicklung wurde zunächst in den USA beobachtet (wo allein 2021 45 Mio. Menschen ihren Arbeitsplatz aufgaben), aber auch in der Schweiz zeigt sich ein ähnliches Phänomen: Laut einer Anfang 2022 veröffentlichten Befragung des Personaldienstleisters Randstad möchte knapp die Hälfte der Schweizer*innen den Job wechseln, da sie sich mehr Flexibilität im Beruf und eine bessere Work-Life-Balance wünscht. Gleiches gilt für Menschen im Blue-Collar-Bereich, also Angestellte mit hauptsächlich körperlicher Tätigkeit, zeigte die entsprechende Employer Brand Studie bereits 2021.

Um der sogenannten «Deskless Workforce» diese Flexibilität – etwa für mehr Vereinbarkeit von Familie und Beruf – zu ermöglichen, müssen sich Betriebe vor allem in Sachen Personaleinsatzplanung neu aufstellen. Unternehmen, die beispielsweise auf automatisiertes Workforce-Management setzen, können allen Angestellten die Möglichkeit bieten, Präferenzen anzugeben und Schichten auf direktem Wege zu tauschen. Sowohl die Wünsche der Mitarbeitenden als auch vertragliche und arbeitsschutzrechtliche Vorgaben werden durch die Planungssoftware beachtet. Mehr geregelte Flexibilität hilft somit nicht nur den Arbeitnehmenden im persönlichen Alltag, sondern kommt dem gesamten Unternehmen zugute, wie etwa Coop in Schweden beweist: Die Supermarktkette führte eine automatisierte Workforce-Management-Software ein, durch die die Filialleiter:innen durchschnittlich fünf Stunden in der Woche einsparen konnten, die sie normalerweise für Personal-, Verwaltungs- und Planungsaufgaben benötigten. Die Mitarbeiterfluktuation wurde nachweislich reduziert und die Angestellten gaben in einer Umfrage an, dass die Flexibilität und Transparenz dazu geführt hat, dass sie ihr Leben, ihre Familien und ihre Arbeit in einer Weise miteinander in Einklang bringen konnten, wie es vorher nicht immer möglich war.

2. Kampf um Young Talents: 93 Prozent wünschen sich gesunde Work-Life-Balance

Unternehmen müssen sich nicht nur um die bestehende Belegschaft sorgen, sondern auch um den Nachwuchs. Die Generation Z, also die zwischen 1997 und 2012 Geborenen, umfasst in der Schweiz 1,4 Millionen Personen. Sie gilt als anspruchsvoll und digitalaffin – eine mögliche Erklärung, weshalb bestimmte Berufe für diese Generation an Attraktivität verlieren. So stieg die Anzahl unbesetzter Lehrstellen laut der Lernenden-Statistik von Swissmem Berufsbildung im Ausbildungsjahr 2020/21 um 5 Prozent. In Sachen Recruiting gilt für Unternehmen also, beim Employer Branding zu punkten – immer gefragter ist hier das Commitment, seinen Mitarbeitenden eine ausgewogene Work-Life-Balance zu bieten. Diese ist laut Studie «Junge Schweizer 2021» der Agentur jim&jim für 93 Prozent der Gen Z ein entscheidender Faktor bei der Wahl der Arbeitgebenden.

Auch hier kann der Schlüssel in der Digitalisierung der Personaleinsatzplanung liegen. Entsprechende Tools, wie beispielsweise eine Smartphone-App, beziehen alle Mitarbeitenden mit ein, bestenfalls ergänzt durch ein Umfragetool, welches regelmässig Stimmungsbilder einfängt und so die Unternehmenskultur optimiert. All diese Faktoren sorgen dafür, dass sich Mitarbeitende wertgeschätzt und in ihren Bedürfnissen verstanden fühlen. Die Bereitschaft eines Unternehmens zu Transparenz und Flexibilität wirkt sich wiederum positiv auf das Employer Branding und die Rekrutierung von Young Talents aus.

3. Krankheitsbedingter Ausfall: So helfen KI und Prognosen

Was aber kann ein digitales Workforce-Management bewirken, wenn viele Mitarbeitende gleichzeitig krankheitsbedingt ausfallen? Die Omikron-Variante des Corona-Virus führte in den vergangenen Monaten bereits zu massiven Engpässen und im nächsten Winter könnte Ähnliches drohen. Umso wichtiger ist es, dass sich Unternehmen jetzt darauf vorbereiten, eine erneute krankheitsbedingte Unterbesetzung zu vermeiden. Dafür werden zuverlässige Prognosen benötigt – die idealerweise direkt in die Personaleinsatzplanung einfliessen.

Möglich wird das durch den Einsatz künstlicher Intelligenz, die mithilfe von Algorithmen historische Daten des Unternehmens auswertet und dann in der Lage ist, zukünftige Entwicklungen vorauszusehen. So wird auf Basis unternehmensinterner Daten zum Beispiel nicht nur berücksichtigt, zu welchen Zeiten das Kundenaufkommen voraussichtlich am grössten sein wird, um Über- oder Unterbesetzungen zu vermeiden. Ein KI-gestütztes Workforce Management passt die Prognosemodelle eigenständig an aktuelle Gegebenheiten wie die pandemische Lage an. Personaleinsatzplaner*innen erhalten so Prognosen, wann mit wie vielen Krankmeldungen zu rechnen ist, und können rechtzeitig für zusätzliches Personal sorgen.