Kommen und gehen per Telefon

Mit dem Beginn der Industrialisierung Ende des 19. Jahrhunderts hat auch die Zeiterfassung eine neue Dimension erreicht: Die Stechuhr wurde eingeführt und mit ihr die technische Entwicklung der Zeiterfassung losgetreten. Eine Stempeluhr im Eingangsbereich der Betriebe druckte damals die Ankunfts- und Austrittszeiten auf eine Karte aus Karton. Mitte der 1950er Jahre konnten vollautomatische Stempeluhren die Stunden bereits selber ausrechnen. Später entstanden die ersten Softwarelösungen. Mit Hilfe von Zeiterfassungsterminals erfolgte nun die persönliche Identifikation anhand verschiedener digitaler Leseverfahren.

Vertrauen und Kontrolle – 
die neuen Herausforderungen

Die Arbeitswelt durchlebt derzeit einen intensiven Wandel und ist geprägt von Schlagwörtern wie Work-Life-Balance, Home Office und Corporate Social Responsibility. Arbeitsplätze ausserhalb des Firmengebäudes sind keine Seltenheit mehr, und es gilt, auch in kleineren Organisationseinheiten die Arbeitszeiten von Aussendienst- oder Niederlassungsmitarbeitern sowie von Mitarbeitern im Home 
Office oder Freelancern zuverlässig zu erfassen.

Neben Personaleinsatzplanung und Zutrittskontrollen sehen sich Unternehmen heute vermehrt mit flexiblen Arbeitsformen konfrontiert, die ein hohes Mass an Vertrauen erfordern, jedoch auch eine gewisse Kontrolle im Hinblick auf die betrieblichen Abläufe nötig machen. Unternehmen haben nicht wirklich die Wahl. Bestehen sie auf absoluter Präsenz im Betrieb, verlieren sie wertvolle Talente, für die diese Arbeitsform nicht mehr zeitgemäss ist. Gehen sie auf die Bedürfnisse ein, müssen sie umdenken. Denn die neue Generation Mitarbeiter fordert die Chance auf eine ausgewogene Work-Life-Balance und arbeitet heute nicht nur im Betrieb von «nine to five». Daher verzeichnen vor allem Systeme für eine individuelle Zeiterfassung ein starkes Wachstum. Sie schaffen im Dschungel von Home Office, Teilzeit- und Projektarbeit nötige Transparenz für beide Seiten, Unternehmen und Mitarbeiter. Der Einsatz eines

Zeiterfassungssystems dient einer effizienten Strategie- und Kostenplanung und sorgt dadurch für eine nachhaltige Umsetzung der Unternehmensziele. Der Mitarbeiter kann sicher sein, dass er keine Zeit mehr verschenkt. Das lästige Berechnen und Belegen von Überstunden entfällt. Die Arbeitszeiterfassung ist mit mobilen Anwendungen oder webbasierten Softwaresystemen möglich.

Bei den Kollegen per Knopfdruck an- und abmelden

Der Mitarbeiter kann sich per Telefon oder Computer mit einem Code in sein persönliches, webbasiertes Zeitkonto einwählen und beispielsweise den Begriff «kommen» eingeben. Für die Kollegen ist er dann im System als anwesend sichtbar. Sie wissen also, dass der Kollege im Aussendienst oder im Home Office für sie oder Kunden erreichbar ist.

Beim Ausbuchen mit dem Befehl «gehen» gilt der Mitarbeiter wieder als abwesend. Er erhält zudem automatisch sofort den Saldo seines Stundenkontos mitgeteilt. Neben der reinen Erfassung der Arbeitszeit lässt sich für jedes Konto schnell und einfach per Knopfdruck eine Übersicht von Überstunden, Absenzen und Ferienansprüchen erstellen. Vorgesetzte interessieren sich insbesondere für die Leistungs-, Projekt- oder Produkterfassung. Diese Leistungsdaten zu erfassen und an die Kostenrechnung oder das Controlling weiterzugeben und/oder Personalbedarf präzise zu berechnen, ist eine weitere Aufgabe einer Zeiterfassungssoftware.

Die Tendenz geht dabei hin zu einer anspruchsvollen, bereichsübergreifenden Lösung. Somit wird der Leistungsumfang,  hinsichtlich der unterschiedlichen Module und deren Integration in die vorhandene IT, komplexer. Das gilt nicht für die Bedienung: Sie muss einfach und auf den jeweiligen Rollenträger zugeschnitten sein.