Mit Workforce Management mobil und flexibel in die neue Normalität

Die digitale Stempeluhr gehört in Zeiten wie diesen zu den Top HR-Trends. Die Nachfrage kommt vor allem aus Branchen, die ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice entsenden müssen. Aber auch im Detailhandel oder bei Multi-Dienstleistern erleichtert mobiles Workforce Management den Arbeitsalltag. Hier sind vier Gründe, warum eine Software für Zeitwirtschaft und Dienstplanung die neue Normalität ideal unterstützt.

1. Grund: Sie sparen Zeit

Die mobile Zeiterfassung über eine Workforce Management App ist ein Gewinn für Mitarbeitende, HR und Führungskräfte. Vorausgesetzt, die App ist für alle Anwendergruppen, auch die digital nicht affinen, ohne Erklärung leicht nutzbar. Genauso bequem funktionieren Zeitbuchungen auf Projekte, Kunden oder Kostenstellen, die Mitarbeitende entweder selbst oder im Kollektiv über ein gemeinsames Smartphone absetzen können.

2. Grund: Sie behalten den Überblick

Neben der Effizienz ist die lückenlose Datenübertragung in Echtzeit ein gutes Argument. Egal ob im Verkauf, im Aussendienst, bei der Büroarbeit oder Objektüberwachung – mit mobilem Workforce Management haben Personalverantwortliche die Anfangs-, End- und Pausenzeiten ihrer Teams jederzeit im Blick. Auch Überstunden stehen pro Tag, Woche, Monat und Jahr im Konto. Die Beantragung von Absenzen und Zeitkorrekturen erfolgt ebenfalls mobil. So sind alle Anwesenheiten für die Vorgesetzten im Dienstplan sichtbar.

Beispiel aus der Praxis
Bei Callpoint, der Nummer zwei im Schweizer Callcentermarkt, stellt eine automatische Dienstplanung auf Basis von präzisen Bedarfs­prognosen den Einsatz der Agenten entlang dem Kundenkontakt- oder Auftragsvolumen sicher – Backoffice Tätigkeiten inklusive. Mitarbeiterwünsche und Präferenzen hinsichtlich der Arbeitszeitgestaltung fliessen ebenfalls in die Planung ein. Den rund 500 Mitarbeitenden stehen Informationen und Prozesse rund um ihre persönliche Arbeitszeit über das intuitive Staff Center zur Verfügung – so einfach wie bei einer privaten App.

3. Grund: Sie können flexibel reagieren

Digitale Zeiterfassung und Zeitwirtschaft schaffen zwar Unabhängigkeit vom Arbeitsort, aber noch längst nicht die gewünschte Flexibilität bei der Disposition der Mitarbeitenden. Dafür ist eine Software für Personaleinsatzplanung erforderlich, die im besten Fall auf den Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem basiert. Der automatische Dienstplan berücksichtigt Absenzen, Zeitsalden, Arbeitszeitmodelle, Pausen und Wünsche gleichermassen. Das System achtet ausserdem automatisch darauf, dass Gesetze, Tarife und betrieblichen Regularien eingehalten werden. Über eine digitale Tauschbörse können Einsätze oder Schichten nach der Planung kurzfristig zum Tausch angeboten bzw. per Mausklick ausgewählt werden.

Beispiel aus der Prax​is
Die Verkaufs- und Modeberater bei unserem Kunden Magazine zum Globus erhalten mit ihrer Workforce Management App mehr Verantwortung, Freiraum und Transparenz rund um die Arbeitszeit. Über den Compagnon, wie sie die ATOSS App intern nennen, erfassen sie Zeiten, sehen Dienstpläne ein und erhalten kurzfristige Schichtangebote – natürlich in allen Landessprachen.

4. Grund: Sie motivieren Mitarbeitende

Die Ansprüche, die junge Arbeitnehmer an ihr Privatleben stellen, bringen sie auch in ihr Arbeitsleben ein. Die Enttäuschung ist daher gross, wenn der Urlaubsantrag tagelang in der Hauspost unterwegs ist. Intuitive Self Services reduzieren diese Reaktionszeit um ein Vielfaches. Vorgesetzte erhalten den Urlaubsantrag per E-Mail und können ihn nach einem Blick in den Dienstplan umgehend genehmigen. Mitarbeitende haben jederzeit Einblick in ihre aktuellen Zeit- und Urlaubssalden sowie geplante oder beantragte Absenzen. Es entsteht Transparenz beim Vorgesetzten und Zufriedenheit beim Mitarbeitenden.

Wir sind überzeugt, dass Corona den Umbruch in Richtung New Work massiv vorantreibt. Die Erfahrungen, die wir jetzt sammeln, werden zu einer höheren Akzeptanz flexibler Arbeitszeiten und mobiler Arbeitsplätze führen. Darauf müssen sich Organisationen jetzt einstellen.

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www.atoss.ch