Ist Ihr Unternehmen bereit für ortsungebundenes Arbeiten?

Von Zuhause, dem Café oder dem Coworking-Space aus arbeiten – immer mehr Fachkräfte möchten ihre Arbeit unabhängig vom fixen Unternehmensstandort erledigen können. Unternehmen, die Remote Work anbieten, können daher im Recruiting punkten und machen sich als Arbeitgeber wettbewerbsfähiger – etwas, was insbesondere für kleinere Unternehmen und Firmen an weniger attraktiven Standorten relevant ist.

Die Vorteile für Arbeitnehmer liegen auf der Hand: Mitarbeiter, die normalerweise im Grossraumbüro arbeiten, finden im Homeoffice die nötige Ruhe, um anspruchsvollere Aufgaben ungestört erledigen zu können. Morgenmuffel sparen sich den Weg zur Arbeit, können ein Stündchen länger schlafen und beginnen ausgeruhter mit der Arbeit. In der Regel sind auch die Arbeitszeiten flexibler – wer frühmorgens noch nicht besonders fit ist, fängt einfach etwas später an und gleicht am Abend aus. Und, wer seinen Lieblingskaffee lieber in Ruhe vor Ort geniesst, statt «to-go» in der Strassenbahn, erledigt seine Arbeit einfach vom Café aus. Eine Studie der Stanford University zeigt: Mitarbeiter, die regelmässig im Homeoffice arbeiten, sind seltener krank, zufriedener und obendrein noch produktiver. Eine win-win Situation, sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer.

Bei all diesen Vorteilen stellt sich die Frage, warum nicht jedes Unternehmen es seinen Mitarbeitern ermöglicht, remote zu arbeiten. Laut einer Studie von Deloitte arbeiten nur 28% der Beschäftigten mindestens einen halben Tag pro Woche im Homeoffice. Dabei könnten in der Schweiz – potenziell gesehen – die Hälfte aller Beschäftigten ortsungebunden arbeiten.

Die Herausforderungen von Remote Work

Nicht jeder Sektor eignet sich für das Arbeiten fernab vom Büro. Typische Schreibtischjobs, wie sie in der Dienstleistungsbranche zu finden sind, lassen sich aber fast immer ortsungebunden erledigen.

Die Gründe, warum viele Unternehmen Remote Work oder Homeoffice bisher noch nicht anbieten sind vielseitig. Ist in einigen Unternehmen die technologische Infrastruktur schlicht noch nicht ausgereift genug, bezweifeln andere Arbeitgeber die Wirksamkeit dieses Modells. Wer Remote Work richtig – zum Vorteil des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers – einführen möchte, muss sich mit den Herausforderungen vertraut machen:

• Technologische Herausforderungen: Ein Laptop und Wlan – viel mehr scheint es für Remote Work nicht zu brauchen. Damit Mitarbeiter ihre Arbeit aber tatsächlich ordentlich erledigen können, gilt es weitere Dinge zu beachten. Wichtig ist vor allem, dass Mitarbeiter Zugriff auf Alles haben, was sie für ihre alltägliche Arbeit benötigen. Sind alle wichtigen Daten online zugänglich? Können Mitarbeiter auch remote an wichtigen Meetings teilnehmen? Im Zuge der Digitalisierung lassen sich technologische Hürden leichter überbrücken denn je, eine anfängliche Planung ist allerdings unabdingbar.
• Hürden in der Kommunikation: Die Kommunikation per E-Mail ist oftmals langsam und nicht sonderlich effizient – schneller geht’s, wenn der Kollege vor Ort kurz an den Schreibtisch kommt. Mitarbeiter, die ortsungebunden arbeiten, haben diese Möglichkeit natürlich nicht.
• Unsicherheit: Viele Arbeitgeber befürchten, dass Arbeitnehmer zuhause weniger produktiv sind als im Büro – denn schliesslich erfordert das Arbeiten im Homeoffice oder anderswo mehr Selbstdisziplin. Die Arbeit mit ortsunabhängigen Angestellten braucht ein hohes Mass an Vertrauen, Kommunikation und Feedback.
• Soziale Abschottung: Der gelegentliche Kaffeeklatsch mit der Kollegin, das gemeinsame Mittagessen, der kleine Spass zwischendurch – im Büro sind soziale Kontakte an der Tagesordnung. Im Homeoffice hingegen herrscht Stille. Das mag zwar hin und wieder gut für die Produktivität sein, aber nicht unbedingt für die Seele.
• Fehlende Trennung von Arbeit und Freizeit: Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice klingen wie Musik in den Ohren vieler Arbeitnehmer, sind jedoch Segen und Fluch zugleich: In den eigenen vier Wänden ist Arbeit nur schwer von Freizeit zu trennen. Schnell wird ausserhalb der Arbeitszeiten noch kurz etwas erledigt oder eine E-Mail beantwortet. Des weiteren motivieren die flexibleren Arbeitszeiten dazu, mehrere Pausen einzulegen. Eigentlich eine gute Sache. Eine parlamentarische Initiative hat aus diesem Grund sogar den Zeitraum verlängert, in dem Arbeitnehmer im Homeoffice laut Gesetz arbeiten dürfen: von 14 auf ganze 17 Stunden pro Tag. Der Nachteil: Der Arbeitstag kann sich schnell bis in den späten Abend ziehen.

So führen Sie ortsunabhängiges Arbeiten ein

Mit einer gewissenhaften Planung und den richtigen Rahmenbedingungen können mögliche Hürden gemeistert und Probleme vermieden werden:

Entscheiden Sie, welche Mitarbeiter sich für Remote Work eignen

Fast jeder Schreibtischjob kann vom Homeoffice aus erledigt werden. Überlegen Sie, welche Mitarbeiter, Abteilungen oder Teams in Ihrem Unternehmen sich für ortsunabhängiges Arbeiten eignen. Bringen Sie zudem in Erfahrung, ob Ihre Mitarbeiter überhaupt Interesse daran haben remote zu arbeiten. Homeoffice erfordert viel mehr Eigenorganisation und Selbstdisziplin – nicht jeder Mitarbeiter möchte das überhaupt.

Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O: Der Arbeitgeber verlässt sich darauf, dass Mitarbeiter ihre Arbeit auch im Homeoffice erledigen und ihre Zeit nicht anderweitig verbringen. Der Arbeitnehmer, auf der anderen Seite, vertraut darauf, in gleichem Masse fair behandelt zu werden wie die Kollegen, die im Büro vor Ort mehr Präsenz zeigen. Dieses Vertrauen muss erst einmal aufgebaut werden. Daher kann es für beide Seiten Sinn machen, dass neue Mitarbeiter zunächst vor Ort im Büro oder zumindest nur einige Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten, sodass sie die Chance haben, ihre Kollegen erst einmal richtig kennenzulernen.

Definieren Sie zudem messbare Ziele für Ihre ortsungebundenen Mitarbeiter – das bestätigt nicht nur dem Arbeitgeber, dass die Arbeit tatsächlich erledigt wird, sondern motiviert auch den Arbeitnehmer – denn dieser erhält oftmals weniger Lob und Anerkennung, als die Kollegen vor Ort.

Setzen Sie klare Regeln (mit Raum für Anpassungen)

Klare Regeln und deren Kommunikation sind Voraussetzung, dass Remote Work funktioniert. Lassen Sie jedoch ausreichend Spielraum für Anpassungen, sodass Sie individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen können.

Beispielsweise muss klar und deutlich kommuniziert werden, wie viele Tage pro Woche in den eigenen vier Wänden gearbeitet werden darf. Wann und wie kommunizieren Mitarbeiter an ihr Team, dass Sie heute von zu Hause arbeiten? Und wie sieht es mit Pausenregelungen und Arbeitszeiten aus?

Aktualisieren Sie die Arbeitsverträge und Personalrichtlinien entsprechend der neuen Regelungen. Weitere Fragen, die an dieser Stelle Ihre Aufmerksamkeit fordern: Wie sieht es mit der Versicherung aus? Übernimmt der Arbeitgeber Kosten, die anfallen können, z. B. für die Ausstattung des Arbeitsplatzes im Homeoffice?

Schulen Sie Ihr Führungspersonal

Remote Work stellt für das Führungspersonal eine besondere Herausforderung dar – insbesondere in Teams, die hauptsächlich oder sogar vollständig remote arbeiten. Vor allem die Kommunikation ist wichtig: Fühlt sich der Mitarbeiter sozial abgeschottet und nicht im Team integriert? Werden seine Leistungen ausreichend anerkannt? Bestehen weitere Herausforderungen, die vielleicht nicht sofort ersichtlich sind? Da ortsunabhängige Mitarbeiter sich nicht im alltäglichen Sichtfeld befinden, kann schnell übersehen werden, wenn etwas nicht stimmt. Regelmässige Mitarbeitergespräche, in denen solche Fragen offen diskutiert werden können, können Abhilfe schaffen und sind wichtig, um psychischen Belastungen vorzubeugen.

Prüfen Sie, was technisch zu verbessern ist

Gestalten Sie die technische Infrastruktur am besten so, dass ortsungebundene Mitarbeiter ihre Arbeit genauso gut erledigen können, wie vor Ort im Büro. Speichern Sie beispielsweise Daten in der Cloud, statt lokal. Somit haben Mitarbeiter von überall und von jedem Gerät aus Zugriff auf Arbeitsmaterial. Ein weiterer Vorteil: Alle Mitarbeiter arbeiten stets mit der aktuellsten Dateiversion; Dateien müssen nicht umständlich per E-Mail hin- und hergeschickt werden.

Nutzen Sie die Cloud nicht nur für die Dateiablage: Mittlerweile gibt es für nahezu jeden Aufgabenbereich – wie z. B. die Buchhaltung oder Zeiterfassung – eine webbasierte Softwarelösung. Einige cloud-basierte Tools kombinieren gleich mehrere Funktionen, wie z. B. Projektmanagement und Auftragsbearbeitung.

Damit sich ortsungebundene Mitarbeiter nicht von ihren Kollegen abgeschottet fühlen, lohnt sich zudem der Einsatz einer Instant Messaging Software, wie beispielsweise Slack. Das ist persönlicher als E-Mail-Kommunikation und bietet Raum für den kurzen informellen Austausch zwischendurch oder in der Pause: Ein «Wie geht es dir?» oder «Wie war der Urlaub?» ist mehr als nur Small Talk und stärkt den Zusammenhalt des Teams.

Noch persönlicher geht’s mit Videotelefonie – so können ortsunabhängige Mitarbeiter sogar problemlos an Meetings teilnehmen. Insbesondere 1:1-Meetings, z. B. via Skype oder Google Hangout, sind nur wenige Klicks entfernt und erfordern nicht mehr als einen Laptop und eine gute Internetverbindung. Für Meetings in grösseren Teams wird’s da schon ein klein wenig anspruchsvoller: Am besten statten Sie Meeting-Räume mit einem Monitor und einem Mikrofon aus. Somit können Mitarbeiter an jedem Meeting teilnehmen – und das, egal wo sie sich gerade befinden.