Outsourcing: «Ein hochsensibler 
Entscheidungsprozess»

Ob in Unternehmen oder öffentlichen Institutionen: Schweizer HR-Verantwortliche suchen inzwischen immer häufiger nach Möglichkeiten, um ihre Personalabteilungen von 
ressourcenintensiven Routineaufgaben zu entlasten. Denn nicht nur der zunehmende Kostendruck im Personalwesen, auch die 
immer komplexeren rechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungstechnischen Vorgaben führen dazu, dass die eigentliche Kernkompetenz der HR-Abteilung, nämlich die strategische Personalarbeit, wegen zu 
vieler administrativer Aufgaben zu kurz kommt. Entlastung bieten beispielsweise 
spezialisierte und qualifizierte Dienstleister. Diese können die zeitintensiven Tätigkeiten übernehmen und der Personalabteilung so mehr Freiräume schaffen. Um von diesen Vorteilen zu profitieren, hat sich auch Coca-Cola HBC Schweiz für die Unterstützung durch 
einen externen Partner entschieden.

Wichtige Punkte, um den richtigen Partner finden

Zunächst einmal stand das Unternehmen vor einem intensiven Entscheidungsprozess – mehrere Dienstleister standen zur Auswahl. «Das Angebot an Dienstleistern, die im Bereich HR-Outsourcing unterwegs sind, ist gross. Daher stellte sich uns natürlich die Frage, wie wir den geeigneten Partner finden können», erinnert sich Erika Dévai, C&B (Compensation & Benefits) and HR Services Manager bei Coca-Cola HBC Schweiz. «Bei unserer Lohn- und Gehaltsabrechnung handelt es sich um einen grundlegenden und hochsensiblen internen Prozess, weshalb die Entscheidung für einen externen Partner gut durchdacht werden muss.» Grundsätzlich gibt es mehrere Punkte, die ein Unternehmen im Entscheidungsprozess beachten sollte: Ein umfassendes, modular aufgebautes Portfolio und eine nachgewiesene Flexibilität bei der Prozessgestaltung sind beispielsweise erste Anhaltspunkte für die Eignung eines Dienst
leisters, der auch individuelle Anforderungen optimal umsetzen und bei Bedarf schrittweise weitere Aufgaben übernehmen kann.

Neben Erfahrung im Bereich Salärabrechnung und Lohnsteuer- beziehungsweise 
Sozialversicherungsrecht und Expertise im Umgang mit gängiger Business- und HR-Software sollte dieser dabei auch einschlägiges Know-how im IT-Bereich mitbringen sowie absolute Datensicherheit gewährleisten. Aber auch die Erfahrungen anderer Unternehmen können eine gute Entscheidungshilfe sein. Coca-Cola HBC Schweiz bekam beispielsweise die Möglichkeit, sich mit einem anderen, langjährigen Kunden der TDS über dessen 
Anforderungen, die bestehende Zusammenarbeit und Erfahrungen beim HR-Outsourcing auszutauschen. Der Referenzkunde, ebenfalls aus dem Nahrungsmittelbereich, gab dem Getränkeanbieter einen wichtigen Anstoss zur Zusammenarbeit mit TDS. «Es war für uns wichtig, zu sehen, wie zufrieden andere Unternehmen mit den Services des Dienstleisters sind», so Dévai.

Mehr Zeit für strategische 
Aufgaben

Die Salärabrechnung ist der im HR-Bereich am häufigsten ausgelagerte Prozess, da die Lohn- und Gehaltsabrechnung in den 
meisten Personalabteilungen viele Ressourcen bindet. Das liegt vor allem daran, dass Personaler beim Erstellen der Abrechnungen verschiedene rechtliche Vorgaben und (sozial-)versicherungstechnische Regelungen berücksichtigen müssen. Diese ändern sich sehr häufig, und die Mitarbeiter sind daher gezwungen, sich regelmässig zu schulen und auf den aktuellsten Stand zu bringen – hier geht den Personalabteilungen viel Zeit verloren, die sie eigentlich für strategische 
Themen nutzen könnten.

Um diese Zeit einzusparen, kümmern sich seit April 2012 zwei Mitarbeiter der TDS um die fehlerfreie und reibungslose Abwicklung der Salärabrechnung für die rund 1000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Coca-Cola HBC Schweiz. Dabei übernehmen sie neben der eigentlichen Lohn- und Gehaltsberechnung auch weitere administrative Aufgaben wie beispielsweise die Meldungen an die Sozialversicherungen. Die Abrechnung selbst nehmen die HR-Spezialisten von TDS auf dem SAP HCM (Human Capital Management) vor, das der Kunde im eigenen Rechenzentrum betreibt. Der Zugriff erfolgt über ein vom Kunden zur Verfügung gestelltes Abrechnungssystem mit entsprechenden Clients unter Einhaltung der Daten- und Informationsschutzrichtlinie der Unternehmensgruppe. 

Coca-Cola HBC Schweiz erhielt während der Projektphase schnelle und kompetente Unterstützung durch den externen Partner. TDS-Mitarbeiter standen dem Unternehmen während der ersten sechs Wochen direkt vor Ort bei der HR-Abrechnung zur Seite. So konnten beide Partner von einem direkten und effizienten Know-how-Transfer profitieren. «Die Abrechnungsvorgänge konnten während der Projektphase ohne Unterbrechung oder Verzögerung fortgeführt werden», berichtet 
Dévai. «Für unsere Mitarbeiter erfolgte der Übergang der Abrechnung zu unserem externen Partner also völlig reibungslos und ohne Zwischenfälle.»

Zuverlässige Zusammenarbeit dank regelmässigem Austausch

Um die Qualität der Dienstleistung auch in Zukunft optimal zu gestalten, tauschen sich Kunde und Dienstleister regelmässig aus – nicht nur auf operativer Ebene, sondern auch im HR-Management der beiden Unternehmen. Dabei werden nicht nur aktuelle Abrechnungsthemen, sondern auch zukünftige Herausforderungen und Entwicklungen im HR-Umfeld besprochen.

Durch die offene Kommunikation zwischen beiden Partnern lassen sich Fragestellungen und Problemstellungen frühzeitig 
erkennen und lösen. «Die Zusammenarbeit verläuft äusserst zufriedenstellend. Alle vereinbarten Service Level Agreements werden lückenlos eingehalten. Wir können uns auf unseren Dienstleister verlassen», so Dévai. «Durch das HR-Outsourcing konnten wir die Prozesse in der Personalabteilung effizienter gestalten und die Servicequalität für unsere Mitarbeiter unverändert auf hohem Niveau halten.»