Pensionskasse – was das HR wissen muss

Arbeitsantritt

Erfahrungsgemäss lohnt es sich, wenn der Arbeitgebende einem neuen Mitarbeitenden Informationen zur Pensionskasse zusammen mit dem Arbeitsvertrag weitergibt. Zu diesem Paket gehören ein Vorsorgeplan mit der Höhe der Leistungen und der Beiträge, die Bankverbindung zur Überweisung der Freizügigkeitsleistung sowie ein allfälliger Gesundheitsfragebogen, falls die Pensionskasse eine Gesundheitsprüfung bei Eintritt vorsieht. Zusätzlich empfiehlt es sich, bei nicht verheirateten Versicherten ein Meldeformular für die Lebenspartnerin oder den Lebenspartner mitzugeben.

Unbezahlter Urlaub

Interessieren sich Mitarbeitende für einen unbezahlten Urlaub, sollte das HR sie über die bestehenden Möglichkeiten im Pensionskassenreglement informieren. In der Regel kann einMitarbeitender wählen, ob er den bisherigen Versicherungsschutz unverändert beibehalten möchte, ob nur der Risikoschutz weiterlaufen soll oder ob er auf einen Versicherungsschutz komplett verzichtet. Dies ist jedoch nicht zu empfehlen.

Vorbezug für Wohneigentum

Beim Vorbezug für Wohneigentum ist die persönliche Situation der versicherten Person stark involviert, weshalb die Personalabteilung idealerweise an die Pensionskasse verweist. Hier bietet sich allerdings an, dass das HR dem Mitarbeitenden ein Merkblatt mit Informationen zu einem Vorbezug oder einer Verpfändung abgibt. So kann sich der Mitarbeitende bereits vorinformieren und mit ungeklärten Fragen auf die Pensionskasse zugehen.

Freiwilliger Einkauf in die Pensionskasse

Diesbezüglich empfiehlt sich, dass die versicherte Person die individuellen Voraussetzungen und Auswirkungen direkt mit der Pensionskasse bespricht, da es um die persönlichen Finanzen des Mitarbeitenden geht.

Austritt

Verlässt ein Mitarbeitender das Unternehmen, lohnt es sich, ihm ein Austrittsformular zusammen mit einem Merkblatt auszuhändigen, damit er dieses in angemessener Frist der Pensionskasse zusenden kann. Insbesondere bei Mitarbeitenden aus dem Ausland kommt es öfters vor, dass diese ihre Austrittsleistung bar ausbezahlt haben möchten. Mit dem Merkblatt informiert HR die versicherte Person bereits, unter welchen Voraussetzungen eine Barauszahlung möglich ist.

Datenschutz

Der Datenschutz muss jederzeit gewährleistet sein. Zwar kann das HR den Mitarbeitenden allgemeine Pensionskassenauskünfte erteilen, sobald es sich um spezifische Auskünfte handelt, sollte sich der Mitarbeitende aber direkt an seine Pensionskasse wenden oder das HR mittels Vollmacht beauftragen.

Aktueller Trend

Viele Pensionskassen betreiben eine eigene Webseite. Es lohnt sich, die Mitarbeitenden regelmässig auf diese Informationsquelle aufmerksam zu machen. So kann die Personalabteilung entlastet werden, während Mitarbeitende alle individuellen Informationen auf einen Blick zur Verfügung haben.

Empfehlenswert ist zudem, dass sich Personalabteilung und Pensionskassenverwaltung sporadisch austauschen und definieren, wie die obigen Prozesse ablaufen und wer zu welchem Zeitpunkt welche Unterlagen aushändigt. So kann die Zusammenarbeit effizient und dienstleistungsorientiert gestaltet werden.