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Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung: Aller guten Dinge sind drei

Die Branchensoftware EuroTime und Barbara Schilling sind unzertrennlich. Grund für diese Symbiose ist die Komplexität, mit welcher das Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungssystem eine L-GAV-konforme Abrechnung erlaubt. Doch da ist noch mehr, was die Personalverantwortliche der Müller Immobilien AG begeistert.

Landgasthof Müller Wagenhausen. (Foto: zVg)

Barbara Schilling ist das, was man umgangssprachlich eine Überzeugungstäterin nennt. Anders lässt es sich ansonsten nur sehr schwer erklären, wieso die HR-Verantwortliche bereits in drei Unternehmen die Einführung der Branchensoftware EuroTime erfolgreich forcierte. «Wenn man nach L-GAV und ArG abrechnen muss, braucht es eine leistungsstarke Software, welche diese Unterschiede spiegelt», erklärt die Personalverantwortliche ihre Begeisterung. Und gerade bei ihrem aktuellen Arbeitgeber ist diese Vielseitigkeit mehr gefragt denn je! Die Müller Immobilien AG aus Wagenhausen erbringt Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Personalwesen für verschiedene Unternehmen, die unter einen dieser beiden Verträge fallen.

Erstens Personaleinsatzplanung

Das Arbeitsrecht nach L-GAV ist komplex und es gilt bei der Personaleinsatzplanung einiges zu beachten. «Hier gibt es beispielsweise nur sechs Feiertage pro Jahr und es gilt eine Siebentage-Arbeitswoche, wodurch die Ferientage anders zu berechnen sind», sagt Barbara Schilling. Auch die Berechnung von Überstunden gestaltet sich hier nicht so einfach, weil diese abhängig vom Bezug an Ruhetagen sind.

Zu Zeiten von Excel gestaltet sich dieser Abrechnungsprozess sehr aufwendig. «In EuroTime sind verschiedene Abrechnungssysteme hinterlegt, die alle diese Gesetze und arbeitsrechtlichen Bestimmungen automatisch berücksichtigen», erklärt die Personalleiterin und sieht darin den grössten Nutzen für ihre tägliche Arbeit. So ist sie bei der Personaleinsatzplanung immer auf der sicheren Seite.

Zweitens Stundenkontrolle

Sehr viel schneller gestaltet sich seit Einführung von EuroTime die Stundenkontrolle der Mitarbeitenden. «Dieser Prozess wurde extrem verkürzt», versichert Barbara Schilling und verdeutlicht dies an einem Beispiel. Zu Zeiten von Excel war meistens bereits der zehnte Tag eines Monats, bevor sie alle Stundenblätter zusammen und zur Kontrolle an die Angestellten versenden konnte.

Da die Zeiterfassung mittlerweile über Tablets oder Mobiltelefon erfolgt, entfallen das zeitaufwendige Einfordern der Stundenzettel und der Übertrag in ein entsprechendes Verwaltungssystem. EuroTime überträgt die Eingaben automatisch in ein Dokument, das die Personalverantwortliche gleich am ersten Arbeitstag des neuen Monats per E-Mail verschickt. «Eine Woche später habe ich in aller Regel bereits alle Dokumente unterschrieben zurück», so Barbara Schilling.

Aber nicht nur der Prozess für die Stundenkontrolle wurde massiv verkürzt. Da die Branchensoftware die Über- beziehungsweise Minusstunden transparent darstellt, gestaltet sich die Personaleinsatzplanung deutlich einfacher. «Manche Mitarbeiter tragen sehr viel Überzeit vor sich her. Diese können wir nun punktuell oder ganz gezielt abbauen», erklärt Barbara Schilling. Den Vorgesetzten einer Mitarbeiterin, die demnächst in Mutterschutz geht, informierte sie beispielsweise nach einem kurzen Blick in deren Zeitkonto, dass diese 50 Überstunden und etliche Ferientage zugute hat.

Drittens Zeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung erfolgt bei der Müller Immobilien AG je nach Unternehmen entweder über Tablet oder über die EuroTime-App. Doch egal, ob Mobiltelefon oder Tablet, der Vorgang ist denkbar einfach! Bei Letzterem wählt der Mitarbeitende auf der Web-basierten Oberfläche seinen Namen und bestätigt seine An-/Abmeldung über einen kurzen Tastendruck.

Für jeden Mitarbeitenden sind definierte Arbeitszeiten hinterlegt. Stempelt dieser vor diesen hinterlegten Arbeitszeiten ein oder aus, bekommt das Barbara Schilling auf ihrem Computer signalisiert und kann bei Bedarf reagieren. Ein weiterer Vorzug dieses Ansatzes ist eine gerechte Stundenerfassung. «Manche stempeln schon um 4.35 Uhr ein, obwohl ihr Arbeitsbeginn erst ab 5 Uhr ist», sagt Barbara Schilling. Bis zur Einführung der Branchensoftware summierten sich diese 25 Minuten täglich auf Dutzende Überstunden zum Jahresende, die so nun entfallen.

Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden

Obwohl die Einführung des Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungssystems anfänglich bei einigen Mitarbeitenden auf Widerstand stiess, war EuroTime bereits nach wenigen Monaten bei allen voll akzeptiert. Denn auch diese profitieren durch den Wegfall von Excel von weniger Aufwand bei zugleich höhere Transparenz. «Zuvor erfuhren die Mitarbeitenden erst am Jahresende ihren tatsächlichen Stunden- und Ferienstand», so Barbara Schilling. Da die Angestellten nun monatlich eine Aufstellung mit den von ihnen geleisteten Stunden erhalten, sind diese ebenso wie ihre Vorgesetzen immer auf dem aktuellen Stand.

Da EuroTime durch seine Durchgängigkeit ausserdem Schnittstellenbrüche beseitigt, gibt es auch keine Zahlendreher mehr, die beim Übertrag von einer Excelliste in die andere passieren konnten. «Wenn jetzt jemand nicht gestempelt hat, kann ich zudem zeitnah nachfragen und dieses Versäumnis gleich beheben. Diese Vorteile sorgen für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden», versichert Barbara Schilling.

www.swit-ag.ch

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