Sitzen Sie noch oder 
arbeiten Sie schon?

«Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Sitzung als wenig effizient empfunden wird», sagt die Organisationsberaterin Gertrud Kessler, die seit mehr als acht Jahren Seminare für eine effizientere Sitzungsgestaltung anbietet. «Besprechungen zu wiederkehrenden Themen werden von den Teilnehmern als unnötig empfunden, da kein Mehrwert generiert wird. Dauern sie zu lange beziehungsweise länger als geplant, kann das Interesse schnell in Langeweile umschlagen.»

Unangekündigte Sitzungen oder solche ohne Traktandenliste nehmen die Mitarbeiter ebenfalls als ineffizient wahr, da ihnen die Möglichkeit fehlt, sich vorzubereiten. Eine Traktandenliste ist jedoch nur nützlich, wenn sie sinnvoll zusammengestellt ist. «Sie sollte logisch aufgebaut und nicht zu umfangreich sein», so Kessler. Auch muss sie mit einer klaren Aussage verbunden sein. Denn wenn Ziel und Beitrag des Einzelnen nicht klar kommuniziert werden, getraut sich niemand, etwas zum Geschehen beizutragen: «Oft haben Mitarbeiter Bedenken, blossgestellt zu werden, wenn sie eine Frage äussern.»

Theorie ist klar, Praxis hapert noch

Werden im Gegenzug Aufträge an die Teilnehmer verteilt, aber nicht verbindlich formuliert oder erhalten die Mitarbeiter kein angemessenes Feedback, kann dies als frustrierend und mindere Wertschätzung empfunden werden. «Es ist eine Todsünde, wenn eine Person im Unternehmen nicht wahrgenommen wird», mahnt Gertrud Kessler.

Wo liegen die Gründe für ein solches Sitzungsverhalten? Die Ursachen sind laut der Expertin vor allem im Führungsstil der sitzungsleitenden Person zu suchen. Viele wissen zwar in der Theorie, wie eine Sitzung optimal gestaltet werden sollte, können es praktisch jedoch nicht umsetzen. Mangelndes Zeitmanagement ist dabei ein immer wiederkehrendes Thema, genauso wie zu wenig Erfahrung und fehlendes Fingerspitzengefühl. Zwar sind diese Schwerpunkte im breiten betriebswirtschaftlichen Weiterbildungsangebot gegenwärtig und junge Führungskräfte heute besser ausgebildet; ein Garant für die praktische Umsetzung sind diese Voraussetzungen jedoch nicht. Ausserdem kommt es nicht selten zu Konflikten mit den Führungskräften der «alten Garde».

Doch wo ist nun anzusetzen, eine Sitzung nachhaltig zu gestalten? «Wichtig ist eine gute Vorbereitung», so Kessler. Sowohl ein genauer Zielfokus, gegebenenfalls kategorisiert nach Muss-, Kann- und Darf-Themen, sowie die sorgfältige Überlegung, wie viel Zeit für die einzelnen Diskussionspunkte einzuplanen ist, sind essenziell. Ausserdem muss die Formulierung der Sitzungsziele und der Aufgaben zur Sitzungsvorbereitung klar und deutlich erfolgen. Für alle Beteiligten muss klar sein, worum es im Traktandum geht. Nur so kann die Sitzungsvorbereitung motiviert und zielorientiert angegangen werden.

Sitzungen zeigen Führungsqualitäten

Die Gesprächsleitung und -moderation muss ebenfalls kompetent und sicher erfolgen. Es erfordert Einfühlungsvermögen, Teilnehmer zu einer Diskussion zu inspirieren und Entscheidungen vorzubereiten. «Dabei sollten Vielredner angemessen zu Wort kommen und zurückhaltende Personen eingebunden werden, ohne sie jedoch blosszustellen», sagt Kessler. So liessen sich spannende und interessante Themen platzieren, Routine vermeiden und besondere Momente herausstellen. Bei jeder Aufgabenstellung solle die Selbstverantwortung des Mitarbeiters herausgefordert werden, Lösungsansätze zu finden, ohne jedoch die Person zu überfordern. Die reine 
Hilfestellung durch die Führungskraft solle in den Hintergrund treten.

Eine Sitzung effizient zu gestalten, erfordert Führungsqualitäten. Führen bedeutet, durch das Anwenden von Wissen, Respekt, Kreativität, Besonnenheit und die Fähigkeit, sich selbst zu reflektieren, anderen ein Vorbild zu sein. Gertrud Kessler ergänzt: «Eine Führungskraft sollte führen, indem sie Verantwortung übernimmt und durch das eigene Beispiel andere inspiriert, sich einzubringen. Dies ist nur möglich, wenn die Führungskraft wirklich führen möchte.