Schritte zur Digitalisierung
Mit der Einführung der ersten automatisierten Self-Service-Prozesse im Jahr 2004 legte die Schweizerische Post den Grundstein für die Modernisierung und den Aufbau ihres Know-hows. Erst waren es einfache Prozesse wie etwa das Erfassen von persönlichen Daten durch die Mitarbeitenden oder das Vergeben von Prämien durch die Vorgesetzten im Intranet. 2006 führte die Post das eDossier ein. Rechtlich war es zu dieser Zeit zwar noch umstritten, doch heute ist es bei grossen Schweizer Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Und die Entwicklung blieb auch hier nicht stehen: Wurden zu Beginn für jedes Dokument noch Trennblätter mit Barcodes erstellt, werden diese heute längst anhand einer Erkennungsnummer direkt im eDossier abgelegt.
Hier die aktuellsten Entwicklungen, die von der Post genutzt werden:
- Bewerberdaten aus der e-Recruiting-Applikation werden in den Anstellungsprozess übernommen.
- Neue Mitarbeitende erfassen ihre persönlichen Daten inklusive Foto bereits vor dem ersten Arbeitstag über die e-Recruiting-Applikation.
- Mittels Barcode und Uploads werden Dokumente direkt dem entsprechenden Prozess zugeteilt.
- HR-Mitarbeitende können automatisch generierte Dokumentvorlagen ohne Spezialwissen anpassen.
- Der Zeugnisprozess ist vollautomatisiert und wird bei Austritten und internen Stellenwechseln automatisch ausgelöst.
- Spezifische Anforderungen aus unterschiedlichsten Geschäftsbereichen werden in die bestehenden Prozesslösungen integriert.
Ab 2013 laufen alle relevanten HR-Kernprozesse automatisiert über das HR-Portal – von der Rekrutierung bis zum Austritt eines Mitarbeitenden. Und die Entwicklung geht weiter: «Mobile Lösungen» ist das nächste Thema, das die Post angehen will. Dabei sollen künftig die wichtigsten Prozesse auch über Smartphones abgewickelt werden. Zudem wird geprüft, wie sich HR und Finanzen künftig direkt verknüpfen lassen.
Das Shared Service Center (SSC)
Ein Meilenstein auf dem Weg zur zentralen Lösung war 2008 der Aufbau des konzernweiten Servicecenters Personal an vier Standorten (Morges, Bern, Aarau und Bellinzona). Um dem steigenden Kostendruck in der HR-Administration gerecht zu werden, ist die effiziente Dossierführung mittels elektronischen HR-IT-Anwendungen unerlässlich geworden, die Integration in SAP war die logische Konsequenz. Seit 2008 betreut das Servicecenter in der Schweiz die über 58 000 Anstellungsverhältnisse der Post zentral und stellt die gesamte HR-Administration sämtlicher Konzernbereiche der Post und von rund zwanzig postnahen Unternehmungen sicher. Dabei betreut das Servicecenter einen sehr heterogenen Kundenkreis und wird den Bedürfnissen von unterschiedlichsten Branchen wie Logistik, Kommunikation, Personal, IT, Finanzdienstleistungen etc. gerecht.
So war es 2010 nur dank dem Know-how und der Zusammenarbeit des Servicecenter mit der HR-IT möglich, bei der Übernahme der Frühzustellorganisation Presto Presse-Vertriebs AG deren 13 500 Mitarbeitende schnell und reibungslos ins erweiterte HR-System zu überführen. Dank speziell modifizierter HR-Prozesse gelang diese Überführung ohne zusätzliches Personal im Servicecenter.
Seit das Servicecenter Personal betrieben wird, wurde das Leistungsangebot kontinuierlich erweitert und die durchschnittlichen Kosten der HR-Administration pro Dossier stark gesenkt. So spart die Post in der HR-Administration jährlich 2,6 Millionen Franken. Dies bei gleichbleibender Qualität und ohne Kostensteigerung für den Betrieb der HR-IT-Applikation.
Mit viel Einsatz, Innovationsbereitschaft und den entsprechenden Projekten ist es tatsächlich gelungen: Die Post konnte die Kosten ihrer HR-Administration seit 2008 um 25 Prozent senken, obwohl die Nullmessung damals bereits tiefe Kosten belegte.
Von Erfahrungen profitieren
Seit 2011 stellt die Schweizerische Post ihre elektronischen HR-Prozesslösungen sowie die operative HR-Administration als modulares Lösungspaket mittleren und grösseren Schweizer Unternehmen zur Verfügung. So können diese von den Erfahrungen und Synergien der Post profitieren und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Die Post beschäftigt heute 53 000 Mitarbeitende, die administrativ vom Servicecenter Personal Post betreut werden. Sie verarbeitet jährlich rund drei Millionen Workflows.
