Vier Schritte zum erfolgreichen Controlling

Die Aufgabe eines Controllings nicht eine rückblickende Leistungsmessung der Recruiting-Abteilung, sondern das Steuern zukünftiger Prozesse. Die Zahlen zeigen beispielsweise an, ob die gewählten Kanäle sinnvoll sind, ob mit den Massnahmen die richtigen Personen angesprochen wurden, ob und weshalb die Besetzungen passend waren.

Und trotzdem: Unternehmen verzichten oft auf Controlling. Die meistgenannten Gründe dafür sind die fehlende Zeit und das mangelnde technische Verständnis. In Anbetracht der verschiedenen KPIs (Definition siehe Box) und der diversen Kanäle ist das durchaus verständlich. Das Vorhaben Controlling kann erdrückend sein, wenn man nicht gut vorbereitet ist. Weiss man hingegen, wo die Stolpersteine liegen, ist ein praxistaugliches Controlling durchaus möglich.

• «Über-Reporting»: In Unternehmen fallen meist eher zu viele als zu wenig Daten an. Auch die digitalen Kanäle und Plattformen bieten eine grosse Anzahl an Kennzahlen. Die Kunst ist es, sich auf einige wenige, dafür aussagekräftige KPIs zu beschränken.
• Kein Ziel: Wer keine Strategie vor Augen hat, wird sich verzetteln und Daten sammeln, ohne eine verwertbare Aussage zu erhalten.
• Unrealistische KPIs: Die Kennzahlen klar und eindeutig zu definieren, ist das A und O eines Controllings. Ausserdem sollte bereits im Vorfeld abgeklärt werden, ob die Erhebung dieser Daten technisch umsetzbar, kosten- und ressourceneffizient ist.
• Aufwand unterschätzen: Daten zu erheben, auszuwerten, miteinander in Verbindung zu setzen – das ist aufwendig. Wer sich die Zeit nicht bereits zu Beginn des Controllings fest einplant, läuft Gefahr, dieses mangels Ressourcen mittendrin wieder aufzugeben.
• Einseitiges Controlling: Eine zu einseitige Betrachtung ist nicht aussagekräftig. Es sind immer verschiedene Blickwinkel – Qualität, Zeit, Kosten, Effizienz – wichtig, um aussagekräftige Daten zu erhalten und die richtigen Massnahmen abzuleiten.
• Nicht informieren: Die Offenlegung der Rekrutierungsprozesse kann Mitarbeitende verunsichern. Es ist wichtig, allen Involvierten den Nutzen eines Controllings aufzuzeigen und die Akzeptanz für dieses zu schaffen.
• Mangel an Selbstkritik: Die Berührungsängste vor dem Controlling können auch einen persönlichen Grund haben: Die Angst, etwas falsch zu machen. Ein Controlling sucht aber nicht nach individuellen Fehlern. Das Ziel ist, den eigenen Recruiting-Alltag einfacher zu gestalten.

Wichtig ist jedoch, die Messung strukturiert anzugehen. Nachfolgend vier Schritte, damit ein Controlling auch erfolgreich ist:

1. Ist-Zustand klären

Je strukturierter das Vorgehen ist und je besser die Vorbereitungen sind, desto einfacher wird das Controlling. Beginnen Sie daher ganz von vorne: Analysieren Sie zuerst den Ist-Zustand.

Welche Unternehmensziele sind relevant für die Rekrutierung? Was läuft aktuell im Recruiting-Prozess gut, was ist weniger optimal? Ist die Fluktuation hoch? Treffen zu wenig passende Bewerbungen für bestimmte Positionen ein? Sind Linie, Mitarbeitende, deren Vorgesetzte und die Kandidaten zufrieden mit dem Recruiting-Prozess?

2. Ziele definieren

Sie kennen jetzt den Status quo und die Bedürfnisse. Definieren Sie in einem nächsten Schritt klare Ziele Ihres Controllings. Das können einerseits selbst formulierte Ziele sein, wie etwa eine Ratio, dass innerhalb von X Tagen X Prozent der Anfragen beantwortet werden sollen. Andererseits sind auch Benchmarks ein sinnvoller Anhaltspunkt. Ist es beispielsweise branchenüblich, zwei bis vier Kandidaten zu interviewen, sollten Sie Ihren Prozess hinterfragen, wenn Sie meistens sechs Kandidatengespräche führen.

Erst durch eindeutige Ziele wird es möglich, die erhobenen Daten in Beziehung zu setzen und zu prüfen, ob Ihre Massnahmen zu einer Verbesserung geführt haben. Die SMART-Formel kann bei der Zielformulierung helfen:

• Spezifisch: Ist das Ziel konkret und so genau wie möglich formuliert?
• Messbar: Lässt sich das Ziel messen?
• Akzeptiert: Haben die Involvierten, die Mitarbeitenden und die Unternehmensleitung den Zielen zugestimmt?
• Realistisch: Ist das Ziel erreichbar?
• Terminiert: Ist das Ziel zeitlich klar definiert und gegebenenfalls mit Zwischenzielen versehen?

3. KPIs bestimmen

Welche KPIs sind für das Erreichen dieser Ziele sinnvoll und aussagekräftig? Beachten Sie dabei, dass Kennzahlen voneinander abhängen können. Das sollten Sie bei der Auswahl beachten:

• Weniger ist mehr: Setzen Sie Prioritäten und entscheiden Sie sich für eine Analyse, die für das Unternehmen und die aktuelle Situation sinnvoll ist.
• Beschränken Sie sich: Setzen Sie auf einige wenige Kennzahlen, damit es nicht kompliziert wird.
• Machen Sie es sich leicht: Wählen Sie Daten, die Sie technisch einfach erheben können.
• Werden Sie verbindlich: Definieren Sie die KPIs und informieren Sie alle Involvierten diesbezüglich.

4. Datenerhebung und Analyse

Das Recruiting muss heutzutage schnell auf neue Situationen reagieren und vorausdenken können. Erheben Sie daher Ihre Daten nicht nur einmal im Jahr. Auch ein Real-Time-Controlling ist je nach Fragestellung eine gute Option. Dieses ermöglicht Ihnen, einen laufenden Prozess anzupassen – etwa eine ungünstig formulierte Stellenanzeige. Die KPIs werden so zum aktiven Steuerungselement. Was Sie ausserdem beachten sollten:

• Wählen Sie immer die gleiche Erhebungsmethode. So erhalten Sie vergleichbare Datensätze.
• Legen Sie die Häufigkeit der Erhebung fest (mehr als einmal pro Jahr).
• Besprechen Sie die Auswertungen regelmässig und ziehen Sie Konsequenzen aus den Datenerhebungen.
• Nutzen Sie bestehende Daten von Plattformen oder der Bewerbermanagementsoftware, verwenden Sie Analytics-Programme wie Google Analytics und nehmen Sie die Hilfe von anderen Abteilungen an.

Der wichtigste Tipp: Sie müssen nicht alles alleine machen. Suchen Sie Unterstützung und Partner mit dem entsprechenden Wissen – wie Kollegen aus der IT oder dem Marketing, Kundenberater der Jobboards oder Ihre Webagentur.

Sind Sie startklar fürs Controlling? Finden Sie es heraus mit der praktischen Checkliste zum downloaden: Controlling-Checkliste.