Wie Flexibilität zum Produktivitätsbooster wird

Mit der zunehmenden Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle entstehen auch neue Herausforderungen. Eine potenzielle Hürde: die Koordination der unterschiedlichen Arbeitsweisen der Mitarbeitenden. Während einige gern regelmäßig im Büro arbeiten, bevorzugen andere überwiegend das Homeoffice. Das kann schnell zu organisatorischen Schwierigkeiten führen.

Zusätzlich können fehlende Abstimmungen und mangelnde persönliche Kommunikation die Zusammenarbeit erheblich erschweren. So werden Meetings beispielsweise ineffizient, wenn keine klare Agenda existiert oder die Teilnehmenden nicht wissen, wer vor Ort oder virtuell dabei ist. Wichtige Informationen gehen verloren, wenn Updates nur mündlich im Büro weitergegeben werden und es an zentralen, gemeinsam genutzten Tools fehlt. Das Gefühl der Zugehörigkeit leidet zudem, wenn Teammitglieder aufgrund unklarer Regeln zum Arbeitsort aneinander "vorbeiarbeiten", sich an Bürotagen verpassen oder keine gemeinsamen Rituale wie Kaffeepausen oder Team-Lunches stattfinden. Unternehmen stehen daher vor der Aufgabe, eine klare Struktur zu schaffen, die sowohl Flexibilität als auch Verbindlichkeit bietet.

Mit klaren Richtlinien Effizienz und Zufriedenheit verbinden

Um Chaos und Missverständnisse zu vermeiden, sind klare Regeln für hybrides Arbeiten essenziell. Sie schaffen Orientierung, definieren Erwartungen und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf. Entscheidend ist dafür die richtige Balance zwischen Effizienz und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden. Klare Regeln beinhalten konkrete Vorgaben, wie Arbeitszeiten, Anwesenheitstage und Kommunikationswege gestaltet werden. Sie sollten transparent, verständlich und für alle verbindlich sein, um ihre volle Wirkung zu entfalten.

Ebenso wichtig ist, dass diese Regeln zur Realität der Mitarbeitenden passen, da sie sonst weder Produktivität noch Zufriedenheit fördern. Um dies zu gewährleisten, braucht es eine enge Zusammenarbeit zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden und Expert:innen wie Workplace Experience Managern. Letztere kümmern sich um die Arbeitserfahrung der Mitarbeitenden, müssen aber gleichzeitig auch das Geschäft im Auge behalten. Denn Effizienz ist für viele Unternehmen aktuell das zentrale Thema, die Zeiten schier unendlicher Benefits sind vorerst vorbei. Stattdessen braucht es sinnvolle Benefits sowie Lösungen - und dazu gehört auch eine Hybrid-Regelung, die an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientiert ist, aber gleichzeitig für ein produktives Arbeiten sorgt.

Damit die Umsetzung solcher Regeln gelingt, ist klare Kommunikation der Schlüssel. Workplace Experience Manager fungieren dabei als Bindeglied: Sie hören die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, erkennen Sorgen und Erwartungen und gestalten darauf basierend passgenaue Regelungen. Transparenz und kontinuierlicher Dialog sind dabei unverzichtbar, um Akzeptanz zu schaffen und hybride Arbeitsmodelle langfristig erfolgreich zu machen. Digitale Tools helfen zudem dabei, sicherzustellen, dass Regeln eingehalten werden. Darin können Verantwortliche beispielsweise die Einhaltung von Präsenztagen nachverfolgen und Mitarbeitende an wichtige Regelungen erinnern. Auch können darüber Abweichungen kommuniziert und auf Wunsch angenommen werden.

Effizienzsteigerung durch Hybrid Work in Zahlen

Dass hybride Arbeitsmodelle mit solchen klaren Strukturen zu einer höheren Produktivitätsrate führen, zeigt eine deskbird-Erhebung. Mitarbeitende berichten, dass sie in einem koordinierten hybriden Arbeitsmodell ihre Zeit effizienter nutzen können und so im Schnitt einen zusätzlichen Produktivitäts-Tag pro Woche gewinnen. Besonders die Verknüpfung klarer Regelungen mit einer flexiblen Arbeitsplatzgestaltung sorgt dafür, dass Teams effizienter zusammenarbeiten und sich besser abstimmen können.

Weiterhin fühlen sich 62 % der Mitarbeitenden durch eine strukturierte hybride Arbeitsweise stärker mit ihrem Team verbunden. Auch die Arbeitszufriedenheit steigert sich erheblich, wenn klare Zeitpläne und durchdachte Regelungen die Zusammenarbeit erleichtern. Dies führt nicht nur zu einer geringeren Fluktuationsrate, sondern reduziert auch das Gefühl der Isolation, das in hybriden Arbeitsmodellen auftreten kann. Regelmäßige Büro-Tage und gezielt organisierte Team-Events, etwa an Tagen, an denen ohnehin viele Mitarbeitende im Office sind, helfen zudem dabei, die soziale Vernetzung innerhalb des Unternehmens zu stärken. Unternehmen profitieren dabei nicht nur von einer besseren Planbarkeit, sondern auch von einem höheren Engagement ihrer Mitarbeitenden, einer gesteigerten Produktivität und der Sicherstellung von Compliance-Anforderungen.

Erfolgreich hybrid arbeiten

Unternehmen, die klare Regeln für Hybrid Work etablieren, schaffen eine Arbeitsumgebung, die sowohl flexibel als auch strukturiert ist. Mit der richtigen Strategie können sie das Potenzial hybrider Modelle optimal nutzen, die Produktivität steigern und langfristig erfolgreich sein. Die richtige Balance aus Büropräsenz und Remote-Arbeit sorgt so für zufriedene, engagierte Mitarbeitende und trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.