Zeitwirtschaft als Cloud-Service

Wurden früher noch grosse Investitionen in trendige Zeiterfassungssysteme getätigt, stehen heute die globale Aufwandreduktion und Flexibilität im Vordergrund. Um genau diesen Ansprüchen gerecht zu werden, wird zunehmend die Nutzung eines Cloud-Services im Bereich der Zeitwirtschaft in Betracht gezogen.

Arbeitsrechtliche Auflagen

Das Schweizer Arbeitsgesetz sieht vor, dass die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden erfasst und nachweislich vorgewiesen werden können. Ein entsprechendes Instrument für die Erfassung, Abrechnung und Aufbewahrung der Zeitdaten ist durch den Arbeitgeber bereitzustellen. In welcher Form und mit welchen Mitteln dieser Prozess innerhalb einer Unternehmung gelebt wird, schreibt die Gesetzgebung nicht vor.

Im Zusammenhang mit der zunehmend diskutierten Burnout-Thematik sowie dem geförderten Vertrauensarbeitszeit-Modell in den Schweizer Unternehmen wird die gesetzliche Regelung durch das Staatssekretariat für Wirtschaft Seco stets überprüft und verschärft. Um die arbeitsrechtlichen Auflagen erfüllen zu können, machen sich nun zahlreiche Organisationen auf die Suche nach einer geeigneten Softwarelösung. Vor allem im Bereich von kleinen und mittleren Unternehmen erweist sich die Evaluation als zunehmend schwierig: Man möchte eine zeitgemässe Lösung basierend auf modernster Technologie, hat jedoch die internen IT-Strukturen auf ein Minimum reduziert oder teilweise ausgelagert.

Zeiterfassung kaufen oder mieten?

Auf dem Markt bieten zahlreiche Anbieter Zeitwirtschaftslösungen an. Die verwendeten Technologien und der enthaltene Funktionsumfang weisen dabei grosse Unterschiede auf. Gepaart mit dem angebotenen Preis ist es für die Unternehmen nicht einfach, die geeignete Lösung aus den Angeboten herauszupicken. Schliesslich will man in eine Lösung investieren, welche den Anforderungen für einige Jahre gerecht werden soll. Man geht davon aus, dass der gewählte Lieferant sich stets um die Verwendung neuster Technologien kümmert und regelmässig neue Releases auf Basis der bezahlten Wartungsgelder entwickelt. Die Einspielung von neuen Versionen generiert unternehmensintern sowie beim Anbieter wiederum Kosten. Die für den Betrieb benötigte Infrastruktur wird dabei bisher durch die einzelnen Betriebe finanziert und bereitgestellt. Immer häufiger stellt sich die Frage, ob sich jeder Betrieb dieses Modell leisten kann. Oft stehen IT-Wissen und IT-Infrastruktur für den Aufbau einer Zeitwirtschaft nur beschränkt zur Verfügung.

Für KMU ist es daher häufig attraktiver, eine Zeitwirtschaftslösung in Form von «Software as a Service» für eine wählbare Zeitspanne zu mieten. Die IT-Infrastruktur, die Softwarewartung sowie kontinuierliche Updates und damit eine hohe Verfügbarkeit sind im Paket enthalten. Grössere Initialinvestitionen entfallen und die Kosten für die Servicenutzung lassen sich genau kalkulieren.

Keine Einschränkungen in der Cloud-Lösung

Bei der Prüfung von webbasierten Zeitwirtschaftstools wird oftmals der Funktionsumfang hinterfragt. Es wird nach Einschränkungen und Restriktionen gesucht. Schliesslich wollen Unternehmen in der Cloud dieselben Funktionen nutzen können wie bei einer Inhouse-Installation. Neben dem finanziellen und funktionalen Aspekt spielt auch die Datensicherheit eine massgebende Rolle. Personendaten und Informationen über Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden in die Hände eines Anbieters gegeben. Es ist vor allem zu prüfen, ob die Datenkommunikation zwischen Unternehmen und Anbieter verschlüsselt erfolgt und die Datenablage auf Basis einer modernen Datenbanktechnologie gegeben ist.

Grundsätzlich wird das Ziel verfolgt, die gesamte Zeitwirtschaftslösung mittels Web-Client bedienen zu können. Dies gilt für die Verwaltung von Zeitdaten wie auch für die Pflege der Stammdaten und Abrechnungsparameter. Entsprechende Lösungen werden im Schweizer Markt nur durch wenige Anbieter gefördert und angepriesen. Ein Beispiel eines derartigen Services bietet das Produkt «bridge4erp» der Bridge Betriebsdaten AG.

Bereit für Zeitwirtschaft aus der Cloud

Sind Schweizer Unternehmen bereit für die «Zeitwirtschaft aus der Dose»? Auf jeden Fall. Der Bezug von Leistungen als «Software as a Service» hat sich teilweise in Disziplinen wie CRM, ERP und Lohnwesen bereits etabliert. Im Bereich der Zeitwirtschaft stehen entsprechende Lösungen in den Startlöchern: Es liegt an den Unternehmen, diese zu nutzen. Unter Betrachtung der relevanten Auflagen und des kontinuierlichen Cloud-Trends wird die Nachfrage nach durchdachten Mietmodellen und intuitiv bedienbaren Zeitwirtschaftssystemen in den kommenden Jahren mit Sicherheit zunehmen