«Agile enough?» – ein Selbstcheck für Teams

Teile der SBB setzen auf agile Methoden oder sie wagen den Sprung in die Selbstorganisation. Damit verbunden ist die Hoffnung, flexibler zu werden, noch besser auf Kunden einzugehen, individuelle Fähigkeiten im Team stärker zu nutzen oder die Motivation und Leistungsbereitschaft zu erhöhen.

Entsprechend rasch entscheiden Führungskräfte und deren Teams, den Wechsel zu wagen und realisieren erst später, dass der Weg hin zu mehr Selbstbestimmung (in diesem Artikel summarisch als «Selbstorganisation» bezeichnet) steiniger sein kann als erwartet: Unterschätzer Zeitaufwand für die Transformation, vermehrter Kommunikations- und Konfliktlösungsbedarf, Neuaushandeln von Interessen und Kompetenzen sind nur einige der anspruchsvollen Punkte, die zu meistern sind.

Das war Auslöser für das Organisationsentwicklungsteam der SBB, Teams mittels eines Selbstchecks Orientierungshilfe zu geben und sie über die Beantwortung von Fragen für die mit Selbstorganisation verbundenen Chancen und Herausforderungen zu sensibilisieren. Pascal Romann und Tanja Aebi vom Entwicklerteam erzählen...

Bei einem Wechsel hin zu Selbstorganisation – welche Faktoren entscheiden über Erfolg oder Misserfolg?

Wir unterscheiden im Selbstcheck zwischen Grundvoraussetzungen, die zwingend gegeben sein müssen, sowie unterstützenden Voraussetzungen. Eine Grundvoraussetzung ist zum Beispiel, dass die Teammitglieder bereits erfolgreich zusammenarbeiten. Fehlen gemeinsame Aufgaben und kommt es dadurch zu keiner Interaktion im Team, hilft Selbstorganisation wenig.

Weiter empfiehlt es sich, dass das Team funktional ist, sprich Rollen und Prozesse eingespielt sind, man sich gegenseitig unterstützt etc. Durch den Wechsel wird die Zusammenarbeit zumindest zu Beginn anspruchsvoller und es ist hilfreich, eine gute Ausgangsbasis zu haben, damit die Performance nicht einknickt. Nicht zu vergessen ist natürlich die Unterstützung durch das Management und das Teamumfeld sowie die Bereitschaft für einen solchen Wechsel im Team selbst. Fehlen diese, sind die Erfolgschancen eines Wechsels eher gering oder es kommt zu unerwünschtem personellem Wechsel.

Neben diesen Grundvoraussetzungen – welche weiteren Punkte gilt es noch zu beachten?

Davon gibt es einige – an dieser Stelle können wir exemplarisch nur ein paar wenige nennen: Die Veränderungsgeschwindigkeit des Umfelds sowie die resultierende Komplexität der Aufgaben sind zu beachten, denn Selbstorganisation zeigt nicht in jedem Kontext ihre volle Wirkung. Dann spielt natürlich die Zusammenarbeit im Team eine zentrale Rolle: Darf unzureichende Leistung angesprochen werden? Wären die Teammitglieder bereit, gemeinsam über Lohnanpassungen zu entscheiden? Zeigt jeder und jede Engagement, ohne sich durch zu viel Verantwortungsübernahme zu verbrennen?

Auch zu erwähnen ist die erforderliche Bereitschaft im Team für das Ausprobieren neuer Ideen sowie das Arbeiten mit Halbfertigem, das in kurzen Zyklen weiterentwickelt wird, damit möglichst früh aus Fehlern gelernt werden kann.

Wieso hat die SBB einen eigenen Selbstcheck entwickelt. Solche Fragebogen sollte es doch bereits geben?

Obwohl wir das Internet intensiv durchsucht und neben dem deutschen auch den englischen Sprachraum in die Suche einbezogen haben, fanden wir weder einen solchen Fragebogen noch Publikationen zu diesem Thema. In einzelnen Fällen gibt es Checklisten, um den Entwicklungsgrad agiler Teams nach einem Wechsel der Zusammenarbeitsform zu überprüfen. Das Prüfen der Voraussetzungen für einen erfolgreichen Wechsel steht aber nicht im Fokus, weshalb wir selbst etwas entwickelt haben.

Auf Basis welcher Modelle und Theorien haben Sie den Selbstcheck entwickelt?

Wir haben zahlreiche Erfahrungsberichte und «Erfolgsrezepte» ausgewertet und daraus Erfolgsfaktoren abgeleitet. Die so gewonnenen Erkenntnisse haben wir mit der Systemtheorie und Entwicklungspsychologie verknüpft. Graves respektive Beck & Cowan beschreiben in ihrem Buch «Spiral Dynamics» beispielsweise, wie Teams einen gesunden Umgang mit Regeln und Macht lernen oder die Fähigkeit entwickeln, als vernetzte Gemeinschaft zu denken und zu entscheiden. Weitere Grundlage waren Patrick Lencionis fünf Dysfunktionen von Teams, da sich daraus ableiten lässt, was es für ein funktionierendes Team braucht.

Was passiert nach dem Selbstcheck? Wie begleiten Sie Teams, die sich Richtung Selbstorganisation entwickeln wollen?

Mit dem Selbstcheck erhält ein Team einen fundierten Blick auf seine Ausgangslage sowie Empfehlungen zu möglichen Entwicklungsschritten. Nicht die Ergebnisse, sondern der Dialog darüber ist jedoch zentral. Im Team und auch in Kontakt mit uns als Organisationsentwicklung soll diskutiert werden, warum Selbstorganisation angestrebt wird, welche Probleme damit überwunden werden sollen und ob es nicht auch Alternativen gibt.

Selbstorganisation ist wie erwähnt nicht immer der einfachste Weg. Die gute Nachricht ist deshalb, dass einiges des agilen Gedankenguts auch in bestehenden Strukturen umgesetzt werden kann, da es oft mehr um die Denkweise als um die Methode geht.

Was raten Sie Unternehmen, die ebenfalls Richtung Selbstorganisation gehen wollen?

Mehr Freiraum und Gestaltungsmöglichkeiten, mehr Selbstverantwortung und Mitwirken sind grossartige Sachen. Gerade deshalb empfehlen wir aber, sich vor einem Wechsel in die Selbstorganisation intensiv mit der Sinnfrage auseinander zu setzen, damit ein Team diese grossartigen Dinge am Schluss auch erleben wird. Was soll mit der Transformation erreicht werden? Wieso braucht es dazu Selbstorganisation? In welchem Ausmass sind die dazu erforderlichen Voraussetzungen bereits gegeben?

Werden diese Fragen ohne Methodenverliebtheit gestellt, braucht es oftmals keine Anpassung der Struktur oder das Weglassen einer Führungsfunktion. Vielmehr steht die Weiterentwicklung des Mindsets und die dadurch resultierende Zusammenarbeit im Fokus.

Was haben Sie selbst aus der Entwicklung des Selbstchecks gelernt?

Beispielsweise, dass man mit Mut für Halbfertiges und frühem Feedback rascher vorankommt. Aber auch, dass durch Kombination unterschiedlicher Stärken und Fähigkeiten sowie durch flexibles Beiziehen weiterer Personen tolle Lösungen entstehen.

Selbstorganisation ist so vielschichtig und vielfältig, dass es vor einem Wechsel eine aktive Auseinandersetzung mit den damit verbundenen Auswirkungen und dem damit verbundenen Gedankengut braucht. Mit dem Selbstcheck können wir einen kleinen Beitrag bei dieser Auseinandersetzung leisten.

Tanja Aebi

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Tanja Aebi studierte an der Universität Bern Arbeits- und Organisationspsychologie mit Weiterbildungen in Personal- und Organisationsentwicklung.

Vor ihrer Stelle als SBB-Organisationsentwicklerin arbeitet sie in verschiedenen HR-Funktionen in unterschiedlichen Unternehmen, war als Psychologin tätig und leitete einzelne Projekte an Hochschulen.

Pascal Romann

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Pascal Romann hat Abschlüsse in Betriebswirtschaft und Literatur mit Weiterbildungen in Personal- und Organisationsentwicklung, Coaching sowie Facilitation.

Neben seiner Tätigkeit als Organisationsentwickler für die SBB, ist Pascal Romann ETH-Dozent und leitet Workshops im Bereich Kommunikation und Konfliktmanagement.