Das alles kann HR-Software

Der Datenberg in Unternehmen wächst, dabei ist die HR-Abteilung keine Ausnahme. Auch sie produziert immense Datenbestände, die aber in den wenigsten Fällen effektiv genutzt werden. Meist liegen Daten verstreut über diverse Systeme in verschiedenen Excel-Tabellen, ohne dass ihr Potenzial wirklich erkannt wird – ganz zu schweigen vom Datenschutzrisiko, das von ihnen ausgeht, wenn sie derart unkontrolliert herumschwirren.

Dabei können moderne Softwarelösungen aus den Daten der Belegschaft wichtige und wertvolle Erkenntnisse für Unternehmen und Mitarbeitende selbst enthalten: Welche Mitarbeitenden unzufrieden sind, welche Fähigkeiten ein Team optimal ergänzen könnten und welcher Kollege vielleicht die Starbesetzung für eine freigewordene Stelle wäre.

Doch es geht bei People Analytics nicht nur um die Vorteile für HR – genauso wertvoll sind sie für Führungskräfte und letztlich jeden einzelnen Mitarbeitenden: Sie ermöglichen es, dass jeder aus der Software heraus die Informationen bekommt, die er braucht, um gute datenbasierte Entscheidungen im jeweiligen Rahmen zu treffen.

Herausforderung Mitarbeiterbindung

Software, die eine tiefgehende Analyse der Belegschaft erlaubt und auf deren Basis Empfehlungen ausspricht sowie Optionen vorzeichnet, wird auch unter dem Schlagwort People Analytics vertrieben. Diese Form von intelligenter Datenauswertung ist heute wichtiger denn je, da tendenziell in einem dynamischeren Arbeitsmarkt die Zahl der Jobwechsel steigt und die Bindung der Mitarbeitenden an ihre Unternehmen sinkt.

Der Gallup Engagement Index 2017 ergab, dass 70 Prozent der 1400 befragten deutschen Fach- und Führungskräfte eine «schwache emotionale Bindung» zu ihrem Arbeitgeber und ihrer Position haben. Sie leisten ihren Dienst nach Vorschrift, nicht mehr und nicht weniger. Darunter gaben 15 Prozent an, innerlich schon gekündigt zu haben. Die daraus folgenden Kosten für die Volkswirtschaft bezifferte das Gallup-Institut auf über 100 Milliarden Euro im Jahr.

Wenn Mitarbeiternde unerwartet kündigen, müssen Personaler unter hohem Zeitdruck und zu beträchtlichen Kosten neue Kandidaten finden. Besonders das plötzliche Ausscheiden von Leistungs- und Hoffnungsträgern und deren Wechsel zur Konkurrenz kann zu hohen Folgekosten durch entgangene Umsätze und verlorene Kunden führen. Dabei können Unternehmen heutzutage mithilfe einer geeigneten People-Analytics-Lösung drohende Kündigungen frühzeitig erkennen und gegensteuern.

Doch es geht längst nicht nur darum, Kündigungsrisiken zu erkennen: Ähnlich wie ein Navigationsgerät im Auto begleitet eine solche Lösung die strategische Personalarbeit und versorgt HR-Manager, aber auch Führungskräfte mit relevanten Informationen. Die Software schlägt Alarm, wenn es sichere Anzeichen gibt, dass sich Mitarbeitende innerlich verabschieden. Sie analysiert anhand von Interessen und Kompetenzen, wie sich Mitarbeitende motivieren lassen, welche Massnahmen ihnen positive Anreize geben oder welche anderen Stellen im Unternehmen vielleicht noch besser für sie geeignet sind. Sie findet heraus, was dazu passende Weiterbildungsmassnahmen sind.

Doch sie unterstützt zum Beispiel auch, Teams optimal unter Diversity Aspekten zusammen zu stellen, und dabei Mitarbeitende zu finden, welche die benötigten Fähigkeiten mitbringen, um das Team so effektiv wie möglich zu machen. Wenn Mitarbeitende gemäss- ihren Fähigkeiten und Interessen eingesetzt werden, sind sie im Job zufrieden und produktiver.

Das ist nicht anders, als im Privatleben mit einem Hobby: Wenn ich an etwas Freude habe, bin ich meist auch gut darin und möchte noch besser werden. Das wiederum führt zu besseren Ergebnissen und folglich wiederum zu mehr Spass an der Sache. Wenn eine Software diesen Effekt also im Beruflichen unterstützt, lassen sich Mitarbeitende nicht nur an das Unternehmen binden, sondern auch effizienter entwickeln.

People Analytics aus der Cloud

HR-Software existiert heute oft schon als Cloudlösung. Cloud-Services sind flexibel, skalierbar und immer aktuell – diese Eigenschaften erlauben einen Einsatz nach Bedarf bei voller Kostenkontrolle. Wächst das Unternehmen, wächst die Software mit, ohne dass weitere technische Umstellungen oder Anschaffungen nötig sind.

Aus Sicht des Arbeitgebers ist die Aktualität fast noch spannender: Zum einen entfallen zeitaufwendige Updates, die den Arbeitsablauf unterbrechen. Zum anderen werden die Systeme immer intelligenter und jeder Cloud-Kunde arbeitet – dank der über alle Nutzer hinweg aktualisierten Version – zu jeder Zeit mit der besten verfügbaren Lösung. Langwierige Anpassungen und Überarbeitungen entfallen, an allen verschiedenen Standorten können sich die Mitarbeitenden sicher sein, auf dieselben Daten zuzugreifen.

Aus Sicht des HR wirkt sich das positiv auf die Mitarbeitenden aus – denn sie sehen, dass das Unternehmen ihre Fähigkeiten und Bedürfnisse wirklich kennt, indem es beispielsweise Trainings vorschlägt, die den persönlichen Interessen und Entwicklungswünschen entsprechen.

HR-Software aus der Cloud nutzt für die Analyse interne und oft auch externe Daten und berechnet nicht nur das Kündigungsrisiko eines Mitarbeitenden. Sie extrahiert aus den Echtzeitdaten objektiv wichtige Erkenntnisse sowohl für HR, als auch für Manager und einzelne Mitarbeitende.

Der Nutzungsumfang muss natürlich im Einklang mit den jeweils geltenden Datenschutzgesetzen sein, die hierzulande strikt und eindeutig sind. Interne Daten können etwa die Dauer der Betriebszugehörigkeit beinhalten, wie lange eine Beförderung zurückliegt, Ergebnisse von Jahresgesprächen, absolvierte Trainings, Interessen oder Kompetenzen des Mitarbeitenden. Externe Daten sind öffentliche Stellenanzeigen, Studien zu Gehaltsentwicklungen und die Nachfrage nach Kandidaten mit seltenen Profilen in jeweils verschiedenen Regionen.

Aus solchen Daten erkennt die Software mit selbstlernenden Algorithmen Muster und errechnet die Wahrscheinlichkeit, mit der ein Mitarbeitender in den kommenden Monaten kündigen könnte, welche Trainings ihn für eine für ihn interessante Position qualifizieren oder wie zufrieden er mit seinem Manager ist. Je mehr Daten für die Auswertung verwendet werden, desto genauer wird auch das Ergebnis: als Prognose oder Empfehlung.

Durch die Verknüpfung verschiedener Datenquellen zeigt künstliche Intelligenz Entwicklungen also schon früh auf, um rechtzeitig angemessen zu agieren, statt im Zweifel nur noch zu reagieren. Tritt ein Mitarbeitender beispielsweise schon länger auf der Stelle, kann das viele Ursachen haben. Manchmal helfen eine Weiterbildung, ein Vorgesetztenwechsel durch eine Versetzung oder eine neue Aufgabe im Team, um seine Motivation zu steigern. So zeigt die HR-Lösung von Workday einem Mitarbeitenden anhand seines individuellen «Opportunity Graph», welche weiteren Stellen im Unternehmen zu seinem Profil passen könnten.

Dadurch kann er mit einem Kollegen in dieser Position Kontakt aufnehmen, um mehr darüber zu erfahren. Vielleicht «verliert» ein Manager dadurch ein Teammitglied, aber dem Unternehmen als Ganzes bleibt der Mitarbeitende erhalten. Sein Know-how kann an einer anderen Stelle gewinnbringend eingesetzt werden.

Die passende Software

Einige wichtige Eigenschaften einer modernen HR Analytics Software wurden bereits genannt: Es sollte eine Cloudlösung sein, um von den Vorteilen der Cloud und der stets aktuellen Version zu profitieren. Idealerweise handelt es sich dann auch wirklich um eine einzige Lösung und keinen «Flickenteppich», bei der diverse Funktionalitäten jeweils untereinander integriert sind. Wertvolle Datenquellen sind in solchen IT-Landschaften über das gesamte HR-Ökosystem verteilt und stecken dabei in angeschlossenen Systemen wie Learning-Datenbanken, Talentmanagement-Tools oder befinden sich bei Umfrageanbietern.

Nur mit allen Teildaten lassen sich langfristig sinnvolle Vorschläge für die Mitarbeiterentwicklung ausarbeiten, die der Karriere und Zufriedenheit des Mitarbeitenden dienen und die Abwanderungsquote senken. Daher sollte eine moderne Software verschiedene HR-Funktionalitäten in einem System auf einer technologischen Plattform vereinen, statt Module zusammenzustöpseln, die aussagekräftige Analysen erschweren und zusätzliche Schnittstellen haben, die das System unsicherer machen.

Liegen alle Informationen auf einer Plattform beziehungsweise in einem HR-System, bilden diese Daten eine sogenannte «Single Source of Truth» für die gesamte Lösung: Jeder Mitarbeitende nutzt dieselben Daten. Erst das macht Real Time Analytics möglich.

Analysen, die auf Echtzeitdaten basieren und mit denen aktuelle Reports erstellt werden können. Es braucht dazu kein Data Warehouse, wo Daten erst zu Analysezwecken zusammengeführt werden müssen. Denn durch das sogenannte Embedded Analytics sind Analysefunktionen in der HR-Anwendung bereits eingebunden. Informationen stehen in visualisierter Form im Kontext bereit: Dort, wo der Anwender sie benötigt. Arbeitet ein Manager an einer bestimmten Aufgabe und trifft eine Entscheidung, werden ihm durch die Software Zusatzinformationen angezeigt, die im Kontext seiner Entscheidung stehen und auf Echtzeitdaten basieren.

Das können Analyse-Kennzahlen sein, die direkt aus dem Organigramm angezeigt werden, wenn er sich etwa überlegt, welche Auswirkungen es auf den verfügbaren Gehaltstopf seines Teams hat, wenn er zwei seiner Top-Performer auf ein überdurchschnittliches Gehaltsniveau hebt. Der Fokus dieser Analyseart liegt also auf der operativen Unterstützung von Entscheidungen.

Welches ist die richtige Software?

Die passende Software gibt dem Anwender zudem konkrete, ausführbare Analysen an die Hand: Wann immer er Daten einsieht, die er einsehen darf, sollte er daraus nicht nur Schlüsse ziehen, sondern auch Aktionen ableiten, anstossen und ausführen, egal, ob es darum geht, Missstände zu beseitigen oder Chancen zu ergreifen, die durch die Datenanalyse zum Vorschein kommen.

Daneben gibt es weitere Eigenschaften, auf die hin eine People Analytics Software abgeklopft werden sollte: Kann diese jederzeit und unabhängig vom Endgerät genutzt werden, ist sie also auch gänzlich und uneingeschränkt für den mobilen Gebrauch geeignet? Ist die Benutzerfläche ansprechend und einfach zu bedienen und die Benutzerführung über alle Geräte hinweg einheitlich? Lässt sie sich mit der Lösung der Finanzabteilung problemlos verknüpfen, sodass noch aussagekräftigere Analysen gemacht werden können?

Man denke etwa an die Einstellung von künftigen Mitarbeitenden und wie sich diese in Personalkosten auf der Finanzseite niederschlagen. Können auch externe Daten in die Analysen integriert werden? Und erlaubt das System eventuell sogar ein anonymisiertes Benchmarking, also einen Vergleich damit, wie es hinsichtlich bestimmter Faktoren in HR-Abteilungen anderer Unternehmen aussieht?

Wie ein Navigationsgerät

Mithilfe von People Analytics können Unternehmen eine datengestützte Personalstrategie umsetzen. Dazu benötigen sie eine zuverlässige Software, die eine einheitliche Datenquelle nutzt und separate Systeme ersetzt. Nur so können Daten aus internen und externen Quellen ausgewertet werden. Vom Personaler über Führungskräfte bis hin zum einzelnen Mitarbeitenden profitiert das gesamte Unternehmen von intelligenten Vorschlägen, um wichtige Entscheidungen schneller als bisher vorzubereiten.

Die HR-Lösung übernimmt dabei die Funktion eines Navigationsgeräts: Sie bietet eine optimale Route, gibt Hinweise und Vorschläge zu Alternativen, schlägt rechtzeitig Alarm und komplettiert die Erfahrung und das Wissen des Anwenders mit seinen objektiven Erkenntnissen.

Denn handeln können letztlich immer nur die Nutzer, nie die Software. Gerade für HR-Manager bedeutet eine Unterstützung durch diese Technologie, dass sie kaum noch Zeit für administrative Aufgaben verwenden müssen, sondern sich ihren Kernaufgaben widmen können, die einen Mehrwert für das Unternehmen bringen und mit denen sie sich langfristig als strategische Managementberater etablieren.