Den knappen Büroraum optimal nutzen

Ein Tisch, ein Stuhl, ein Regal. So sieht ein Durchschnittsarbeitsplatz in Tausenden von Schweizer Unternehmen aus. So einfach ist es jedoch schon lange nicht mehr: Die Mobilität der Mitarbeitenden wird grösser, der Büroplatz für jeden Einzelnen immer kleiner.

In Grossbritannien gibt es gemäss dem schwedischen Büroeinrichter Kinnarps die Tendenz, dass ein Büroarbeitsplatz bei einem Minimum von 4 m2 pro Mitarbeiter angelangt ist, einschliesslich Durchgang und Aufbewahrung. Von den angefragten schweizerischen Unternehmen haben nur zwei mit konkreten Zahlen auf die Frage von HR Today nach den Quadratmetern pro Mitarbeiter geantwortet: Bei Visana beansprucht ein Arbeitsplatz je nach Funktion und Abteilung in einem Mehrpersonenbüro zwischen 7,5 und 12,5 m2, bei Swisscom ist ein durchschnittlicher Arbeitsplatz zwischen 12 und 15 m2 gross, inklusive Anteil Sitzungszimmer.

Zusätzliche Arbeitsplätze können tageweise zugemietet werden

Der Trend zu Grossraumbüros verbessert nicht nur die Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander, sondern nützt auch die Räume effizienter aus. Mehr Flexibilität und weniger Platz versprechen auch Arbeitsformen wie Home-Office oder flexibel genutzte Schreibtische. Ein relativ neues Phänomen sind folgende Angebote: Je nach Bedarf mieten sich Betriebe für kürzere oder längere Zeitperioden temporär in Gemeinschaftsbüros ein. Die neue Mobilität am Arbeitsplatz äussert sich zudem darin, dass sich Mitarbeiter innerhalb des Betriebes häufiger bewegen: vom konzentrierten Arbeiten an einem Schreibtisch zum Brainstorming in der gemütlichen Sitzecke, vom Kundengespräch im Meetingraum zur Besprechung am flexiblen Stehtisch, vom Kurs im Seminarraum zum vertraulichen Gespräch im Mini-Sitzungszimmer. Bei einer Projektarbeit arbeiten Teams für eine gewisse Zeit im selben Raum.

Wie bei vielen Unternehmen wird die wirtschaftliche und effiziente Nutzung von Büroflächen auch bei Visana immer wichtiger. Der Krankenversicherer führte mit einem externen, unabhängigen Planungs­büro eine Studie durch, um die vorhandenen Büroräumlichkeiten optimal zu belegen. Aus der Studie entstand ein Handbuch, das Normen für die Bürobelegung und die Möblierungsgrundsätze festhält. «Aufgrund der neuen Erkenntnisse konnten wir Büroflächen teilweise reduzieren oder mit mehr ­Arbeitsplätzen belegen», erklärt Christian Beusch, Leiter der Unternehmenskommunikation bei Visana. Um die Räume optimal zu nutzen, wurden platzraubende Eckpulte wenn möglich gegen neue Arbeitsplätze ausgetauscht. Für das Dazumieten von externen Tagesbüros wie etwa vom Anbieter Regus bestand beim Krankenversicherer bis anhin kein Bedarf.

Auch Swisscom benötigt bis heute keine externen Mietbüros. Weil das Telekommunikationsunternehmen die meisten der Büro­räume nur gemietet hat, besteht die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Fläche wieder abzugeben. Das reduziert die Kosten und lastet die Flächen entsprechend den Bedürfnissen optimal aus. Zudem setzt Swisscom stark auf das Desk-Sharing-Konzept, wie Mediensprecherin Annina Merk festhält: «Alle Mitarbeitenden, die weniger als 70 Prozent ihrer Arbeitszeit an ihrem Arbeitsplatz sind, haben keinen fixen Arbeitsplatz mehr, sondern können sich innerhalb ihres Büroraumes einen freien Platz aussuchen und dort arbeiten.» Ausserdem arbeiten viele Mitarbeitende unterwegs oder auch mal einen Tag zu Hause und benötigen auch aus diesem Grund keinen festen Arbeitsplatz mehr. Annina Merk: «So können wir Büroräume optimal ausnutzen und Kosten sparen.»

Rund 30 Prozent Kosteneinsparung liegen drin

Die Berechnung eines flexiblen Arbeitsplat­zes lohnt sich jedoch nur, wenn man die Sparpotenziale auch ausschöpft, wie Oliver Gassmann, Professor am Institut für Technologiemanagement der Universität St. Gallen, festhält. «Voraussetzungen dafür sind eine ergebnisorientierte Führung, statt Arbeitszeiten zu stempeln, flexible Arbeitsplätze sowie die Möglichkeit von Desk Sharing oder Kombiräumen.» Mit diesen Varianten liegen gemäss Oliver Gassmann rund 30 Prozent Kosteneinsparung drin. Der grösste Nutzen liege aber eher in der persönlichen Befrie­digung und erhöhten Arbeitsplatzattrakti­vität.

Bei ABB Schweiz gibt es erst eine beschränkte Anzahl flexibler Arbeitsplätze und Home-Office-Arbeitsplätze. Aber das Unternehmen hat in den vergangenen Jahren die Nutzung seiner Immobilien kontinuierlich angepasst. «Indem wir unproduktive Flächen reduzieren, konnten wir die Kosten senken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern», so Mediensprecher Lukas Inderfurth. Neu nutzt ABB Schweiz etwa gefangene Räume, ehemalige zentrale Druckerräume oder Raucherräume, die heute nicht mehr benö­tigt werden. In Zukunft werden vermehrt multiple Büromodule zum Einsatz kommen, die man on Demand nutzen kann.

Der Trend gehe in Richtung Grossraumbüros. Dies bedeute aber, dass man mehr Sitzungszimmer benötigt, in die man sich zurückziehen kann. «Wer Grossraumbüros einführt, um Geld zu sparen, kann Schiffbruch erleiden», sagt auch Hartmut Schulze, Psychologe und Professor an der Hochschule für Angewandte Psycho­logie FHNW in Olten. Zu seinen Schwerpunktthemen gehören die psychologischen Aspekte der Raumgestaltung. «Ein Grossraumbüro muss grosszügig und ansprechend eingerichtet sein, damit sich die Mitarbeitenden wohl fühlen und motiviert sind.»

Viele Gedanken über Trends in der Arbeitswelt hat sich auch Niklaus Arn, Geschäftsführer des Architekturbüros RBSgroup in Zürich, gemacht. Der Architekt ist überzeugt, dass künftig der einzelne Arbeitsplatz im Büro für prozessbasierte Arbeiten nicht verschwinden werde, aber immer weniger wichtig werde. «Statt dem immer gleichen Typus von Arbeitsplatz stehen den Mitarbeitenden viele Arten von Räumen und Flächen zur Verfügung: von formell bis informell, von laut bis leise, von offen bis zurückgezogen. Dazu gehören viel mehr offene und öffentliche Austausch- und Produktivitätsflächen für Mitarbeiter, Partner, Kunden oder freie Mitarbeiter», so Niklaus Arn. Der Architekt ist der Meinung, dass bei der Umsetzung von neuen Bürokonzepten nicht der immer teurer werdende Büroraum im Vordergrund stehe, sondern die Notwendigkeit, mit neuen Räumen die kommunikativere und mobilere Bürokultur abzubilden. Trotzdem ergibt sich ein finanzieller Nutzen, zumal die Immobilien­kosten nach den Personalkosten der grösste Ausgabeposten einer Organisation sind. Niklaus Arn: «Der Vorteil von kleineren Büroflächen ist folgender: Weniger und flexibel genutzter Büroraum ermöglicht es den Unternehmen, für weniger Kosten an einen besseren Standort zu ziehen.»

Mitarbeiter entscheiden selbst über den besten Ort für eine Aufgabe

Niklaus Arn war federführender Architekt der komplett neu gestalteten Büroräume von Microsoft in Wallisellen, die kürzlich bezogen wurden. Das Bürogebäude werde in Zukunft als Social Office und Begegnungszone an Bedeutung gewinnen, ist man bei Microsoft Schweiz überzeugt. «Dabei haben wir keine Kostenabwägung zwischen HomeOffice und Büro gemacht, sondern mit dem neuen Arbeitsplatz-Konzept haben wir das Angebot an verschiedenen Arbeitsplätzen ­signifikant erhöht», sagt Claudia Wentsch, Director Customer & Partner Experience. Kosteneinsparungen seien nicht der Auslöser, sondern der Nebeneffekt gewesen. «Unsere Mitarbeitenden sind alle seit vielen Jahren mit Laptop und Mobiltelefon ausgerüstet», so Wentsch. Es sei nicht das Ziel, dass die Mitarbeiter zu Hause bleiben «müssen», weil der Büroplatz fehlt, sondern weil sie entscheiden, welcher der für die aktuelle Aufgabe geeignete Ort ist. An das flexible Arbeiten konnten sich die Mitarbeitenden bereits gewöhnen: Während der drei Monate des Umbaus arbeiteten alle 400 Mitarbeitenden ausserhalb der Büros, weil das Bürogebäude geschlossen wurde. Die begleitende Studie der ETH Zürich zum Umbauprojekt zeigt, dass die Mitarbeitenden heute im Schnitt einen bis zwei Tage mehr zu Hause arbeiten als vor dem Umbau und dass sie sich dabei produktiver und zufriedener fühlen.

Tatsächlich ist das Home-Office gemäss Psychologe Hartmut Schulze das «Refugium des konzentrierten und selbstbestimmten Arbeitens». Er warnt Unternehmen jedoch davor, es sich allzu leicht zu machen: Bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes brauche es ebenso gute ergonomische Bedingungen wie bei Arbeitsplätzen im Betrieb, andernfalls könnten später unerwartete Kosten aufgrund von Krankheiten oder Absenzen anfallen.

Dass nicht alle Home-Office-Arbeiter zufrieden sind, machte eine Online-Umfrage von Hartmut Schulze und seinem Team im Rahmen des Home Office Days 2011 deutlich  (siehe HR Today 1&2 2012, Seite 12). Sie hat ergeben, dass 37 Prozent nicht zufrieden waren mit der Unterstützung der Infrastruktur des Heimarbeitsplatzes. Die Kritik betraf die technische Ausrüstung oder die digitalen Ressourcen wie etwa den Drucker, den Zugriff zum Firmenserver oder den Mangel an Tools für Videokonferenzen.

Fixer Arbeitsplatz versus Home-Office

Was kostet ein fester Arbeitsplatz im Vergleich zu flexiblen oder Home-Office-Arbeitsplätzen? Je nachdem, was mit einberechnet wird, sprechen Experten von einer Ersparnis von 
15 bis 30 Prozent, wenn man einen Mitarbeitenden mit festem Arbeitsplatz mit einem «flexiblen» Mitarbeiter vergleicht, der abwechslungsweise im Büro oder zu Hause im Home-Office tätig ist.

Die Möblierung eines Standardarbeitsplatzes, bestehend aus Tisch, Stuhl und Regal, kostet gemäss einem gängigen Büroausstatter zwischen 3000 und 4000 Franken. Bei flexiblen Arbeitsplätzen, die geteilt werden, weil die Mitarbeiter täglich ihren Schreibtisch auswählen und an bestimmten Tagen ausser Haus tätig sind, fällt ein Teil dieser Kosten weg. Dazu kommen je nach Modell Kosten für Caddies (flexible Möbel für persönliche Unterlagen), die Mietflächen für zusätzliche Meetingräume oder eine Beteiligung an den Kosten für den Heimarbeitsplatz.

Leicht sinkende Preise

Die Mietpreise für Büros sind in der Schweiz von Region zu Region sehr unterschiedlich. Die teuersten Pflaster sind derzeit Zürich (320 Franken pro Quadratmeter und Jahr), Nyon (280 Franken) und Genf (410 Franken).

Gesamtschweizerisch sind die Büropreise zwischen 2001 und 2011 insgesamt um 0,5 Prozent zurückgegangen; zwischen 2010 und 2011 sogar um 3,2 Prozent. Für die nächsten zwölf Monate ist in der gesamten Schweiz mit einer weiteren Preisreduzierung von 2 Prozent zu rechnen. Der Grund ist die unsichere Wirtschaftslage. Einzig in Zürich und Genf ist eine Preissteigerung voraussehbar. In den Innenstädten (Central Business District) von Zürich um 3,6 Prozent, in Genf sogar um 4,5 Prozent. Bereits zwischen 2010 und 2011 waren die Büropreise in den beiden Städten massiv angestiegen: im Business District von Zürich um 15,8 Prozent, in Genf um 10,5 Prozent.

Quelle: Immobilienberatungsfirma Wüest & Partner.