Motivation zur örtlichen Zusammenarbeit im Projektteam
Einen grossen Mehrwert bringt das Desksharing bei der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit. Es ermöglicht Projektteams, welche temporär gemeinsame Aufgaben erfüllen, die flexible Wahl eines gemeinsamen Arbeitsortes. Das kann beispielsweise eine Homebase oder ein über mehrere Wochen buchbarer Projektraum sein. Der positive Effekt örtlicher Nähe von Projektteams war auch bei SBB Immobilien in Bern feststellbar, sagt Erika Ingold. Die Mitarbeitenden sässen heute so zusammen, wie es ihre Arbeit erfordere, was die Kommunikation massiv vereinfache.
Instrumente für die erfolgreiche Umsetzung
Um das neue Arbeitsplatzmodell einzuführen, sind Schulungen durch qualifizierte Moderatoren für Mitarbeitende und Führungskräfte empfohlen. Unterstützend werden bereits vorgängig Informationen über die neue Arbeitswelt mittels Newsletter verschickt und im Intranet aufgeschaltet. So haben die Mitarbeitenden ausreichend Zeit, sich auf die Veränderungen vorzubereiten und ihre Arbeitstechniken, wie zum Beispiel das papierlose Arbeiten, anzupassen. Zusätzlich brauchen sie feste Ansprechpartner, an die sie ihre Fragen richten können. Genauso wichtig sind regelmässige Kommunikationsangebote der Vorgesetzten während der Einführung und Umsetzung, um Probleme und Sorgen der Mitarbeitenden zeitnah zu erkennen und zu beseitigen.
Wenn die Anzahl der persönlichen Kontakte und Gespräche mit den Mitarbeitenden abnimmt, müssen Aspekte der Termin- und Auftragsverfolgung überdacht und gegebenenfalls angepasst werden. Regelmässige Zusammenkünfte sichern die Motivation und den Zusammenhalt innerhalb des Teams, auch wenn diese nicht immer in der Homebase sitzen. Bei der Einführung empfiehlt es sich, den Rhythmus dabei hoch zu halten. Des Weiteren kann es sinnvoll sein, in einem Team, einer Homebase oder einem Stockwerk gemeinsame Zusammenarbeitsregeln zu definieren.
Die Einführung von Desksharing stellt neue Anforderungen an die Führungskräfte. Dezentrale Teams erfordern viel Vertrauen. Die Kommunikation und Vorbildfunktion sind wichtige Erfolgsfaktoren. Erika Ingold erwartet dank des Desksharings bei der SBB AG eine Verbesserung der Innovationskraft, der Kommunikation, der Zusammenarbeit, sowie der gegenseitigen Toleranz.
