Dialogpartner auf Augenhöhe

Welche Bedeutung hat HR für Sie aus Sicht der Internen Kommunikation respektive umgekehrt und wie ist die Zusammenarbeit, Schnittstelle und Verantwortlichkeit zwischen IK und HR bei EY organisiert?

Karin Kirchner, Head of Communications and Media Relations, EY Schweiz: HR ist für die Interne Kommunikation, neben dem CEO, der wichtigste interne Ansprechpartner. Wir haben einen gemeinsamen Redaktionsplan, in dem wir aufzeigen, welche Kommunikation zu welchem Zeitpunkt an die Mitarbeitenden von EY in der Schweiz geht. Da bei uns die externe und interne Kommunikation integriert sind, arbeiten wir auch bei bestimmten Medienthemen nahe zusammen oder versorgen die aus dem HR gesteuerten Employer- Branding-Kanäle mit Corporate Stories. Zusammen ist es unser Ziel, dass die Mitarbeitenden Vertrauen in die Organisation und die Führung von EY haben und dass sie die Strategie verstehen und umsetzen.

Mario Vieli, Head Human Ressources, EY Schweiz: HR ist bei EY neben der Internen Kommunikation ein direkter Absender für E-Mails «an alle Mitarbeitenden». HR tritt vor allem bei der Kommunikation zu neuen Weisungen, Änderungen des Anstellungsreglements, zur globalen jährlichen Mitarbeiterbefragung oder dem Zielvereinbarungs- und Feedbackprozess als Sender auf. HR ist auch der Organisator vieler Social Events und von diversen Schulungen, inklusive dem Welcome Day für neue Mitarbeitende – Anlässe, die ebenfalls eine wichtige Kommunikationsfunktion haben.

Auf welche gemeinsamen Projekte von IK und HR aus der Vergangenheit sind Sie aus IK- bzw. HR-Sicht besonders stolz?

Kirchner: Der Jahres- und Nachhaltigkeitsbericht ist jedes Jahr ein sehr wichtiges Projekt, bei dem es viele Berührungspunkte zwischen beiden Abteilungen gibt, bei der Erstellung genauso wie bei der Kommunikation. Auch der jährliche Mitarbeitertag, Anlässe wie der internationale Frauentag oder unsere Veranstaltungsreihe zu «Women in Financial Services» sind Projekte, bei denen wir eng zusammenarbeiten.

Vieli: Man kann hier auch die Arbeitsgruppe Diversity & Inclusiveness nennen, in der wir zuletzt gemeinsam einen „Conversation Guide“ für unsere Partner entwickelt haben, um diesen aufzuzeigen welche Initiativen EY umsetzt oder welche Programme wir anbieten und wie man über diese – auch mit unseren Kunden – sprechen kann.

Welche Themen und Projekte stehen bei der Zusammenarbeit zwischen IK und HR bei Ihnen aktuell im Vordergrund?

Kirchner: Auf Europa-Ebene haben wir bei EY soeben eine Umfrage zu Qualität und Umfang der Internen Kommunikation in der Division für Finanzdienstleistungen durchgeführt. Diese wird noch ergänzt durch eine freiwillige Analyse des Kommunikationsflusses in die E-Mailboxen von Mitarbeitenden unterschiedlicher Levels. Von wem erhalten die Mitarbeitenden was und mit welcher Redundanz. Das wird spannend.

Vieli: Aufgrund der Komplexität unserer Organisation – Geschäftseinheit, Sparte, Kundensegment und geografische Dimension – ist es sehr wichtig, dass wir die potenziellen Kommunikationsüberlappungen noch besser nachvollziehen können. Es liegt in unserer Unternehmenskultur, dass wir kontinuierliche Verbesserungen anstreben, und dies gilt auch für die Optimierung der Kommunikation. Obwohl eine gewisse Redundanz bei wichtigen Themen natürlich auch dabei hilft, dass die Botschaft ankommt – sofern sie konsistent vermittelt wird.

Wie würden Sie ein ideales Rollenmodell zwischen HR und IK definieren: Sollte IK als HR-Disziplin verstanden werden?

Kirchner: IK als Disziplin von HR einzuordnen wäre nicht hilfreich. Die Interne Kommunikation hat einen breiteren Themenauftrag als nur Personal-Themen. Wir informieren zur Marktentwicklung, zur Entwicklung neuer Dienstleistungen – das sind ja unsere Produkte, wenn man so will – zu Unternehmenszielen, der Geschäftsleitung, zur Strategie, zu Projekten und Events, zu unseren Finanzergebnissen oder Verkaufserfolgen. Manchmal auch zu Misserfolgen.

Vieli: Ich gebe Karin Recht: Die HR Kommunikation stellt eine Teilmenge der IK dar. Wir liefern wichtige Mitarbeiterthemen zu.

Was sind Ihrer Erfahrung nach die gefährlichsten Fallstricke bei der Zusammenarbeit von IK und HR und was sind je Ihre Wünsche an die Gegenseite?

Vieli: Fallstricke können frühzeitig beseitig werden, wenn die Zusammenarbeit stimmt. Wir stellen aber immer wieder fest, dass die Mehrfach-Matrix unserer Firma eine Herausforderung für das Thema der Kommunikationsplanung darstellt. Wer ist für welches Thema der richtige Absender, etc. Hier erwarte ich mir von der IK Beratung zur Frage, wie wir gewisse Botschaften am besten verpacken, damit sie so wirken und verstanden werden, wie beabsichtigt. Auch das Diskutieren darüber, was der ideale Empfängerkreis für eine bestimmte Botschaft zu einem bestimmten Zeitpunkt ist, finde ich immer wieder sinnvoll und notwendig, denn wir kämpfen als Empfänger ja alle selbst mit einem gewissen Overflow. Die gemeinsam, oft auch situativ gefällten Entscheidungen führen meist zu den besten Ergebnissen.

Kirchner: Mein Wunsch an HR beteht darin, eine offene Kommunikation zu pflegen, frühzeitig über Ziele oder Entwicklungen informiert zu werden und bei wichtigen Themen gemeinsam zu definieren, was von wem, wann an die Mitarbeitenden kommuniziert wird. Wir können – vor allem in Zeiten des permanenten Wandels – durch den richtigen Tonfall und die richtige Botschaft mithelfen, die Mitarbeitenden zu motivieren oder an bestimmte Themen heranzuführen, oder sie dabei unterstützen, gewisse Entscheidungen in einen grösseren Kontext einzuordnen.