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Enterprise Social Collaboration: von E-Mail-Verteilern zu moderner Zusammenarbeit
Zusammenarbeit – ein Wort, das Wikipedia definiert als «bewusstes Zusammenwirken bei der Verrichtung einer Tätigkeit zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels.» Dies mag sich einfach anhören, doch in einer grösseren Gruppe wird es bereits schwierig, einen gemeinsamen Termin für ein Telefonat, geschweige denn für persönliche Treffen zu finden. Darüber hinaus muss ein Team, das an einem Projekt zusammenarbeitet, regelmässig Informationen, Dokumente oder Präsentationen austauschen. Die Art und Weise, wie Unternehmen und deren Teams arbeiten, verändert sich dadurch signifikant.
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Alle an einem Tisch. Wer sein ganzes Team für eine Sitzung zusammenrufen will, braucht Geduld. Oftmals lassen sich auch keine allen passende Termine finden. Allerdings ist die physische Anwesenheit auch nicht immer nötig. (Bild: Haus der Geschichte)
Eine Umgebung zu schaffen, die die Zusammenarbeit fördert, kann sich dabei als grosse Herausforderung erweisen. Wie stellt man sicher, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die gleichen und aktuelle Daten erhalten?
Und wie unterstützt man diese Mitarbeiter dabei, dass sie informierte, faktenbasierte Entscheidungen treffen und unternehmenskritische Herausforderungen lösen?
Schnelle, informierte Entscheidungen zu treffen, um auch zukünftig marktgerechte Produkte und Dienstleistungen anzubieten, ist der Schlüssel zum Erfolg – Unternehmen, die dies nicht leisten können, haben es am Markt sehr schwer. Firmen, die die richtigen Tools implementieren und in Ressourcen investieren, damit ihre Mitarbeiter sich austauschen, Ideen miteinander teilen, Prozesse koordinieren und Informationen zeitnah finden, werden einen Wettbewerbsvorteil haben und erfolgreich sein.
Produktive Zusammenarbeit dank Collaboration-Anwendungen
Die Technologien, die die Basis für die Zusammenarbeit innerhalb von Teams, Abteilungen oder Unternehmen insgesamt bilden, gibt es bereits. Allerdings vertrauen viele Firmen bislang auf E-Mail-Verteiler, über die Ping-Pong-artig Diskussionen hin und her gesendet werden. Fast jede Organisation verfügt ausserdem über ein Intranet als Sammelbecken für Informationen, doch ein Austausch findet hier nicht statt.
Um sich mit Kollegen und Teammitgliedern aktiv auszutauschen, sind moderne Collaboration-Plattformen die passendere Anwendung. Sie ähneln den aus dem Privatgebrauch bekannten Social Networks, eingesetzt allerdings unter den Mitarbeitern des Unternehmens. Damit erfüllt eine solche Applikation auch die internen Sicherheitsrichtlinien – egal, ob über Desktop am Schreibtisch oder mobil per Smartphone, Tablet oder Laptop zugegriffen wird.
Der Kern einer solchen Enterprise Social Collaboration Lösung ist die Interaktion zwischen Mitarbeitern, Teams oder Abteilungen. Sie können ortsunabhängig Meinungen, Ideen oder Projektdetails diskutieren und mit anderen teilen. Die Technologie, auf der diese Anwendungen basieren, ermöglicht diese Interaktion. Eines dieser Tools ist Microsoft SharePoint, das sowohl rein intern eingesetzt werden, aber auch Partnern oder Kunden Zugriff auf für sie wichtige Bereiche gewähren kann.
Dank integrierter Suchtechnologien lassen sich Informationen sowie Personen leichter finden und somit die Produktivität und Effizienz der Anwender steigern.
Der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt, nicht die Technologie
Die Einführung einer eigenen Social Collaboration-Plattform ist eine Chance, die Kommunikation neu zu strukturieren und die kreative Dynamik des Social Web im Unternehmen anzustossen. Daher sollen die Mitarbeiter im Mittelpunkt einer solchen Lösung stehen, denn ohne das Engagement der Anwender besteht zwar eine Plattform zur Zusammenarbeit, ein Austausch findet aber nicht zwangsläufig statt.
Vier Prinzipien unterstützen einen erfolgreichen Einsatz von Collaboration-Anwendungen sowie einen damit einhergehenden Kommunikationswandel:
- Persönliche Interaktion zwischen Kollegen: Die Social-Networking-Möglichkeiten einer solchen Plattform erlauben es Mitarbeitern, direkt miteinander zu kommunizieren, auch wenn sie sich nicht persönlich kennen.
- Austausch zwischen Teammitgliedern: Prozesse koordinieren, Ideen mit anderen teilen und ihr Feedback einholen – dies ist einer der Vorteile einer Collaboration-Software wie SharePoint für Gruppen oder Abteilungen. So lassen sich internationale Projekte 24/7 vorantreiben.
- Schneller Zugriff auf Informationen: Ein einfacher Zugang zu Informationen erlaubt Mitarbeitern eine höhere Effizienz ebenso wie eine bessere Beratung ihrer Kunden. Das Social Collaboration-Tool informiert Teams über neue Ressourcen und organisiert sie gleichzeitig in einer logischen Art und Weise.
- Engere Bindung an das Unternehmen: Mitarbeiter, die sich global mit Kollegen austauschen können, erhalten einen holistischeren Überblick über das Unternehmen. Gleichzeitig fühlen sie sich als Teil einer grösseren Gemeinschaft und werden damit enger an die Organisation gebunden.
Kultur der Zusammenarbeit enorm wichtig
Diese Eckpfeiler sollen die Kultur der Zusammenarbeit fördern und gleichzeitig eventuelle Hemmschwellen reduzieren. Neue Technologien begünstigen dies, zum Beispiel indem sie den Austausch so einfach wie möglich gestalten. Über Enterprise Social Networking Tools wie Microsoft SharePoint lassen sich Ideen und Projektdokumente nicht nur austauschen, sondern in einer Gruppe diskutieren, aktualisieren und gemeinsam daran arbeiten. Aber auch Microblogging von Experten zu unterschiedlichen Themen oder das Teilen von Videos, Grafiken und anderen Medien ist problemlos möglich.
Darüber hinaus lassen sich weitere Social Computing Fähigkeiten in eine solche Plattform einbetten und sogar personalisieren. Der Einsatz von Anwendungen wie Microsoft Lync bietet sich an, um Telefon- oder Videokonferenzen direkt aus dem Portal abzuhalten. Diese Lösungen haben eins gemeinsam: Sie verstärken die persönliche Kommunikation und die zielgerichtete Interaktion. Mitarbeiter mit unterschiedlichen Expertisen arbeiten in Echtzeit zusammen und vergrössern ihr eigenes Know-how. Die meisten Anwender sind bereits auf Social Network-Plattformen vertreten, so dass ein eigenes Enterprise Social Network die logische Weiterführung ist.
Fazit: Zusammenarbeit ist nur so gut, wie die eingesetzten Tools – und der Enthusiasmus der Mitarbeiter
Enterprise Social Collaboration Lösungen verknüpfen Mitarbeiter enger als bislang – und fördern die Interaktion auch über Projektteams hinaus. Die Vorteile für ein Unternehmen liegen auf der Hand: Durch den aktiveren Austausch zwischen den Mitarbeitern innerhalb und ausserhalb von Teams wird eine engere Zusammenarbeit gefördert und werden diese besser miteinander verknüpft. Der schnelle Zugriff auf Experten und Rückmeldung zu Fragen vereinfachen die Arbeit und ermöglichen eine schnelle Reaktion – auch bei Projekten, in denen der Kunde einer neuen Herausforderung gegenübersteht und diese dank der zusammengeführten Expertise problemlos gelöst werden kann.
Das trägt besonders zum Ziel bei, flexibel zu bleiben und Kunden stets passende Lösungen anzubieten. Unternehmen, deren Enterprise Social Collaboration Anwendung nach diesen Kriterien ausgerichtet ist und damit ihren Mitarbeitern eine nahtlose Zusammenarbeit über Teams, Kontinente und Zeitzonen hinweg ermöglicht, erhöhen ihre Chancen im Wettbewerb um ein Vielfaches.
