Führen und Fördern mit messbaren
 Zielen und Kompetenzen

Papierformulare für die Mitarbeiterbeurteilung werden bei der SBB neu nur noch von Mitarbeitenden ohne eigenen PC-Arbeitsplatz verwendet. Alle andern arbeiten mit einem neuen IT-Tool, das auf die 150 Berufe bei der SBB massgeschneidert ist und individuell auf die erforderlichen Kompetenzen in den unterschiedlichen Arbeitsfeldern eingeht. So unterstützt die SBB ihre Mitarbeitenden dabei, sich gezielt weiterzuentwickeln.

Die neue Personalbeurteilung der SBB hilft den Führungskräften und Mitarbeitenden, konzernweit einheitlich über Leistung, Verhalten und Entwicklung zu sprechen. Anders als der Name es vermuten lässt, macht das neue Webtool auf SAP-Basis aber nicht bei der Beurteilung Halt. Die neue Personalbeurteilung zeigt auch auf, wo sich die Mitarbeitenden weiterentwickeln können. Zudem unterstützt sie Führungskräfte und Mitarbeitende, Entwicklungsmassnahmen konsequent umzusetzen.

Im persönlichen Gespräch interessieren sowohl die Anforderungen der gegenwärtigen Stelle wie auch die Ansprüche einer möglichen zukünftigen Funktion. Unter diesen Gesichtspunkten besprechen Führungskräfte und Mitarbeitende persönliche Stärken wie auch kritische Punkte. Entwicklungsmassnahmen vereinbaren sie verbindlich, halten sie im Webtool fest und überprüfen deren Umsetzung halbjährlich. Die gewonnenen Angaben dienen unter anderem als Grundlage für das Nachfolgemanagement der SBB.

In die Beurteilung fliessen die Fach-, Selbst-, Sozial- und gegebenenfalls auch Führungskompetenzen ein, die für die jeweilige Stelle relevant sind. Für alle Funktionen der SBB wurden sie in einem aufwändigen Verfahren bestimmt. Den Stellen ist ein passendes Anforderungsprofil zugeordnet, in dem die Kompetenzen detailliert beschrieben sind. Je nach Funk-
tion liefert das Webtool automatisch die richtigen Kompetenzen und berücksichtigt so die unterschiedlichen Merkmale der 150 Berufe bei der SBB.

Gespräch im Zentrum, Tool 
im Hintergrund

Zu Beginn jedes Jahres unterhalten sich die Führungskräfte mit ihren Mitarbeitenden darüber, anhand welcher Kompetenzen sie beurteilt werden. So wissen die Mitarbeitenden, welche Eigenschaften für ihre Aufgabe entscheidend sind, und können einschätzen, wo sie sich allenfalls verbessern müssen. Zusätzlich werden mit Mitarbeitenden individuelle Ziele, aber auch Team- und Bereichsziele vereinbart. Bedingung für Bereichs- oder Teamziele ist, dass der individuelle Beitrag jeder 
Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters klar überprüfbar ist.

Mitte des Jahres analysieren die Führungskräfte und Mitarbeitenden gemeinsam, inwieweit sie die verlangten Kompetenzen erfüllen und die gesteckten Ziele erreicht haben. Dieses Zwischengespräch ist neu obligatorisch. Gemeinsam wird abgeschätzt, ob man auf Kurs ist oder ob es weitere Massnahmen oder Richtungskorrekturen braucht. Nach Ablauf des Bewertungsjahres werden Leistung und Verhalten beurteilt; möglichst objektiv und aufgrund von Fakten. Dabei können die Bemerkungen und Hinweise genutzt werden, die Führungskräfte und Mitarbeitende während des Jahres im Webtool festhalten. Im Beurteilungsgespräch wird auch geprüft, ob im Vorjahr vereinbarte Entwicklungsmassnahmen durchgeführt wurden, zu welchem Ergebnis sie geführt haben und ob weitere Entwicklungsmassnahmen notwendig sind.

Kompetenzen werden mit einer siebenstufigen, Ziele mit einer fünfstufigen Skala bewertet. Das Webtool berechnet aus den Einzelbewertungen automatisch das Gesamtergebnis. Werden Ziele vereinbart, beträgt die Beurteilung der Ziele 40 Prozent innerhalb der Gesamtbewertung, jene der Kompetenzen 60 Prozent. Ansonsten zählen die Kompetenzen 100 Prozent. Das Gesamtergebnis wird mit Werten zwischen A und E angegeben. Es hat Einfluss auf die individuelle Lohnentwicklung und den einmaligen Leistungsanteil der Mitarbeitenden; Letzteren gibt es für sehr gute und ausgezeichnete Leistungen (A und B).

Klare Zugriffsrechte: HR-Team muss warten

Den HR-Beratenden stehen die Ergebnisse der Personalbeurteilungen innerhalb ihres Bereichs erst zur Verfügung, wenn diese bestätigt worden sind. So will es das Berechtigungskonzept. Der eidgenössische Datenschützer hat hierzu keine Einwände. Während des Beurteilungsjahres können neben den Mitarbeitenden selbst nur Führungskräfte, ihre Stellvertreter und übergeordneten Führungskräfte die Personalbeurteilungen im Webtool einsehen. Auch der Zugriff für Mitarbeitende im Shared Service Center, dem konzernweiten HR-Supportdienstleister, ist genau geregelt.

Bevor die neue Personalbeurteilung bei der SBB eingeführt wurde, hat eine Pilotgruppe das neue Instrument auf Herz und Nieren geprüft. Das neue Webtool erntete dabei vorwiegend Lob. Dass die Führungskräfte bei der SBB ihre Mitarbeitenden vermehrt mit messbaren Zielen 
führen und die Zwischengespräche verbindlich sind, stiess auf breite Zustimmung – auch  bei der Personalkommission. Kritische Äusserungen gab es vor allem zur fehlenden Erfahrung in der Handhabung des Systems und zum anfänglichen zeitlichen Mehraufwand.

Für die meisten der schätzungsweise 600 Führungskräfte der SBB ist Führen mit Zielen zudem eine neue Erfahrung. Führungskräfte, die sich unsicher fühlten, konnten sich deshalb vor der Einführung für ein eintägiges Seminar anmelden, um die neue Personalbeurteilung kennenzulernen und sich im Führen mit Zielen zu üben. Diejenigen Führungskräfte, die bei der SBB bislang schon mit Zielen geführt hatten, wurden durch die HR-Beratenden in das neue Beurteilungstool eingeführt. Im Intranet waren zahlreiche Unterlagen fürs Selbststudium verfügbar, wie Schulungspräsentationen, FAQ, Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Demovideos. Mitarbeitende erhielten von ihrer Führungskraft auch eine Broschüre, in der die wichtigsten Informationen zusammenfasst sind.

Fazit: Die Einführung der neuen, webbasierten Personalbeurteilung hat bei der SBB insgesamt gut geklappt. Punktuell muss einiges noch besser werden, zum Beispiel die Qualität einzelner Zielvereinbarungen. Daran ist auch die Personalkommission interessiert. Es ist zu bedenken, dass die neue Personalbeurteilung für viele Führungskräfte und Mitarbeitende einen Kulturwechsel bedeutet, der seine Zeit braucht.