HR-Software-Report 2012: Einfac h in der Anwendung soll es sein

Vier von fünf Unternehmen setzen bereits HR-Software ein. Das Ergebnis des HR-Software-Reports 2012 zeigt aber auch: Ein System von der Stange ist nicht hilfreich.

Das Magazin «Personal Manager» hat im Januar und Februar dieses Jahres Personaler aus Österreich, Deutschland und der Schweiz über ihre persönlichen Erfahrungen mit HR-Software befragt. Thema war ebenfalls, wie IT-Lösungen eingesetzt werden und welchen IT-Bedarf die Personaler für die Zukunft sehen. Die Datenbasis für den HR-Software-Report 2012* bilden 442 vollständig ausgefüllte Fragebogen.

Die Mehrheit der befragten Unternehmen hat HR-Software im Einsatz (83 Prozent), um ihre Personalprozesse durch IT zu unterstützen.

HR-Software kommt in fast allen Bereichen zum Einsatz

Eine weitere Frage war, seit wie vielen Jahren die Unternehmen bereits mit HR-Software arbeiten. Das Ergebnis: Mehr als jedes zehnte Unternehmen setzt bereits seit über 20 Jahren auf Software für den Personalbereich (12 Prozent), aber fast ebenso viele erst seit ein bis zwei Jahren (11 Prozent).

Von einer HR-Software erwarten die Personaler, dass sie effektiv ist, Kosten und Zeit spart, benutzerfreundlich, massgeschneidert, aber breit einsetzbar ist. Schliesslich kommt HR-Software mittlerweile in fast allen Bereichen der Personalarbeit zum Einsatz.

Besonders beliebt für die  Personalverwaltung

Besonders verbreitet sind Anwendungen, die die Personalverwaltung unterstützen. Wie schon die Vorgängerstudie aus dem Jahr 2011 belegt auch die aktuelle Erhebung, dass Prozesse wie etwa die Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder die Zeit- und Zutrittserfassung ohne IT-Unterstützung für die meisten Studienteilnehmer gar nicht mehr vorstellbar sind. Daneben sind das Bewerbermanagement und die Reisekostenabrechnung weitere Haupt-Einsatzbereiche für HR-Software. An die Personalarbeit 2.0, also den Einsatz von Social Media, trauen sich die HR-Experten allerdings nur sehr zögerlich. Lediglich  6 Prozent haben dafür Software im Einsatz.

Sich für eine Software zu entscheiden, fällt den meisten Personalverantwortlichen schwer – zumindest bis sie ihre Anforderungen fixiert haben.

Laut Umfrageergebnis ist den Personalentscheidern vor allem wichtig, dass die Software einfach zu bedienen ist. Gute Auswertungs- und Reportingfunktionen folgen auf Platz zwei, noch vor der Anforderung, dass die Software die wichtigen HR-Prozesse abdecken sollte.

Über die Punkte in Abbildung 2 hinaus stehen auf der «Wunschliste» der Personalisten, dass sich die Software für individuelle Anforderungen anpassen lässt, sie eine einheitliche und optisch klare Benutzeroberfläche aufweist, alle HR-Module integriert sind und sie flexibel im Einrichten der Oberfläche ist, dass also die Personalisten zum Beispiel individuelle Felder kreieren und nach Bedarf verschieben können.

Unternehmen sind bereit, weiter  in Software zu investieren

Personaler verlangen nach massgeschneiderten Lösungen. Deshalb sind sie bereit, auch in Zukunft in eine effiziente Software zu investieren. Auch wenn die eingesetzte HR-Software nicht immer alle Wünsche der Personaler erfüllt, ist die Zufriedenheit unter den Personalverantwortlichen doch sehr hoch: Vier von fünf Studienteilnehmern bekunden, dass sie mit der bestehenden HR-Software «zufrieden» oder sogar «sehr zufrieden» sind. Dies sind allerdings etwas weniger als im Jahr zuvor. Folglich stieg die Zahl der unzufriedenen Softwarekunden um 3 Prozentpunkte.

Dementsprechend planen 9 Prozent (2011: 7 Prozent) einen Anbieterwechsel in den kommenden zwölf Monaten. 20 Prozent haben sich dafür noch nicht endgültig entschieden und denken über einen Wechsel noch nach.

Mit einem Anbieter- beziehungsweise Softwarewechsel hoffen die Studienteilnehmer vor allem auf eine einfachere Bedienbarkeit, eine stärkere Usability und einen besseren Service und Support.

Viele Unternehmen wollen auch heuer in Softwarelösungen investieren, geben sich laut HR-Software-Report 2012 aber insgesamt etwas sparsamer als noch im vergangenen Jahr: Etwa ein Drittel der befragten Unternehmen (35 Prozent; 2011: 45 Prozent) plant, in den kommenden zwölf Monaten ihr Softwaresystem auszubauen. 27 Prozent werden dafür die Budgets für HR-Software erweitern (2011: ebenfalls 27 Prozent), 62 Prozent halten ihre Ausgaben stabil (2011: 60 Prozent), 11 Prozent investieren weniger als im Jahr zuvor (2011:  13 Prozent).

Nicht in jedem Fall funktioniert  die Software wunschgemäss

Ohne HR-Software auszukommen, ist für viele Personaler kaum vorstellbar. Zu stark hat sich das Human Resources Management in den letzten Jahren verändert. Zu sehr nimmt die Beschäftigung mit Themen wie dem demografischen Wandel, Diversity, betrieblichem Gesundheitsmanagement oder Employer Branding zu, als dass HR-Fachpersonen diese Aufgaben ohne IT-Lösungen erfüllen könnten.

Hinzu kommen neue Strategien im Recruiting, um über alternative Kanäle die richtigen Mitarbeiter zu finden. Mobile Recruiting und Social Media führen zwar noch ein Schattendasein in den meisten Personalabteilungen, doch einige Unternehmen haben die Wirkungen der neuen Medien bereits erkannt und sich auch im Softwarebereich dementsprechend aufgestellt.

Aber auch das Halten der bestehenden Mitarbeiter wird angesichts des herrschenden Fachkräftemangels immer wichtiger und damit einhergehend auch die Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter, um sie fachlich auf den neuesten Stand zu bringen. Die Frage «Wer benötigt wann welche Weiterbildung?» kann mit dem Einsatz der entsprechenden Software leichter beantwortet werden.

In der schönen neuen HR-Software-Welt lassen sich alle gewünschten (Mitarbeiter-)Daten per Mausklick und Tastendruck jederzeit und an jedem Ort anzeigen. Dass die Software leider nicht immer funktioniert, zeigen die Ergebnisse des HR-Software-Reports 2012: Bis die Unzufriedenheit der User gänzlich verschwunden ist, wird noch einige Zeit ins Land gehen. Die Softwareanbieter haben in der Funktionalität und der Usability noch  einige Baustellen offen.

*  Für den «HR-Software-Report 2012» befragte das  Magazin «Personal Manager» gemeinsam mit den  Netzwerkportalen HRM-Austria.at, HRM.de und  HRM.ch Personalverantwortliche aus Österreich, Deutschland und der Schweiz.