Gerade in Zeiten von vermehrter Arbeit im Homeoffice ist HR-Software in aller Munde. Dabei gibt es das Prinzip, einige der Kernaktivitäten im Personalwesen mit Hilfe von IT zu digitalisieren, schon seit ein paar Jahrzehnten. Doch erst seit kurzem können Unternehmen von einer wachsenden Auswahl an Software auf dem Markt profitieren. Gegenwärtig bieten die meisten HR-Systeme anpassbare und flexible Lösungen für alle Anforderungen und Budgets. Immer neue Entwicklungen treiben die HR-Branche mit Lichtgeschwindigkeit voran und es kommen immer wieder neue Cloud-Anbieter und Zusammenschlüsse von Unternehmen hinzu. Bei der Auswahl ist also guter Rat teuer.
Prinzipiell automatisiert HR-Software zeit- und arbeitsintensive Prozesse der Personalverwaltung, die sonst mit Excel-Tabellen, Papierkram und manuellen Aufzeichnungen erledigt wurden. Dabei unterscheiden sich viele Personalverwaltungssoftwares in ihren Eigenschaften und Funktionen teilweise nur im Detail voneinander, wohingegen andere verschiedene Funktionen beinhalten. Dementsprechend sollten Unternehmen vor der Entscheidung unbedingt die verfügbaren Optionen vergleichen, um die passende HR-Software auszuwählen.
Darauf kommt es an
Als wichtigster Ausgangspunkt gilt es, die Unternehmensgröße zu berücksichtigen. Immerhin unterscheiden sich die Anforderungen des Personalmanagements je nach Anzahl der Mitarbeiter erheblich.
Weitere wichtige Kriterien sind:
- Erfahrung: Nicht immer sind die Big Player auf dem Markt die besten Ansprechpartner, um auch kleine und mittelständische Unternehmen auf ihrem Weg zu begleiten. Kleine HR-Softwareunternehmen können normalerweise schneller und agiler auf die Bedürfnisse ihrer Kunden reagieren.
- Implementierung: Bietet das Unternehmen einen umfassenden Onboarding-Service, um die neuen Kunden zu begleiten?
- Support: Ein kostenloser und dauerhafter Support-Service hilft bei Problemen und Fragen.
- Integration: Eine offene API-Software sollte andere Technologien in die Online-HR-Prozesse integrieren können.
- Datenschutz und -sicherheit: Der Anbieter sollte alle rechtlichen Schritte und Richtlinien zur Datensicherheit gewährleisten und regelmäßige Backups machen.
Must-Have-Funktionen einer HR-Software
Zu den wichtigsten Kernfunktionen gehören:
1. Automatisiertes Recruiting
Mit einer HR-Software lassen sich schnell Job-Boards mittels Vorlagen und einem Bewerber-Tracking-System erstellen und das Shortlisting vereinfachen. Personaler können sofort automatisierte Einladungen zu Vorstellungsgesprächen per E-Mail versenden, Feedback zu Vorstellungsgesprächen protokollieren und neue Mitarbeiter-Datensätze vor Beginn des Onboarding-Prozesses generieren.
2. Onboarding
Wenn du einen neuen Mitarbeiter eingestellt hast, gilt es die Aktivitäten, die über verschiedene Abteilungen hinweg durchgeführt werden müssen, zu koordinieren. HR-Software hilft, den Onboarding-Prozess zu automatisieren - zum Beispiel durch das Anlegen von Mitarbeiter-Datensätzen und das automatische Erstellen von Vertrags- und Briefvorlagen per Knopfdruck.
3. Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung
Ein großer Vorteil von HR-Software ist, dass Mitarbeiter ihren Urlaub online beantragen und Manager diesen digital genehmigen können, was das ansonsten manuelle und arbeitsintensive Urlaubsmanagement für alle Parteien massiv beschleunigt.
4. Zeiterfassung
Seit Mai 2019 sind Arbeitgeber in ganz Europa dazu verpflichtet, die Arbeitszeit und Anwesenheit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Durch das digitale Ein- und Ausstempeln können sich Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort jederzeit an- und abmelden - egal ob sie im Homeoffice arbeiten oder im Kundendienst unterwegs sind.
5. Performance Management
Damit die Mitarbeiter und Führungskräfte keine Mitarbeitergespräche mehr verpassen, können Erinnerungen zur Mitarbeiterbeurteilung eingerichtet werden. Außerdem sammelt HR-Software automatisch Feedback und objektive Bewertungen und generiert schnell und einfach Berichte über die Teamleistung.
Die wichtigsten HR-Systeme
Die unterschiedlichen Begrifflichkeiten von HR-Software können zunächst einmal zu Verwirrungen führen. Doch im Grunde bezeichnen HCM, HRMS und HRIS alle das Gleiche: Analytiker, Hersteller und Marketingexperten werfen gerne mit hochtrabenden Begriffen umher, dabei sind die Unterschiede marginal. Damit die Schlagworte der Branche nicht zu einem Ratespiel führen, hier eine kurze Erklärung:
- Personalinformationssysteme (HRIS): Ein Personalinformationssystem zielt darauf ab, interne Prozesse zu digitalisieren, insbesondere Daten, mit denen Personaler täglich arbeiten, wie etwa das Abwesenheitsmanagement.
- Human Capital Management System (HCM): Eine Software zur Verwaltung des Humankapitals integriert Funktionen, die in direktem Zusammenhang mit der Personalverwaltung stehen, und stellt, wie der Name schon impliziert, den Menschen in den Mittelpunkt.
- Personalmanagementsysteme (HRMS): Personalverwaltungssysteme dienen der Verwaltung, Digitalisierung und Automatisierung aller HR-Prozesse. In diesem Sinne tragen sie dazu bei, die Arbeit und Bedürfnisse der Mitarbeiter zu prüfen, Informationen zu speichern und diese für Analysen und Entscheidungen zu nutzen.
Durch erste Gespräche mit Anbietern lässt sich leichter feststellen, welche Software-Anwendungen die Anforderungen des Unternehmens und die Auswahlkriterien im vorgesehenen Kostenrahmen erfüllen. Ebenso zeigen Produktvorführungen und kostenlose Testversionen schnell, ob das System einfach zu bedienen ist, die Erwartungen erfüllt und auch für zukünftige Anforderungen skalierbar ist. Klare Vorstellungen und Bedürfnisanalysen erleichtern hier die Auswahl enorm.
Dabei läuft die beste Software auf der erforderlichen Datenbankplattform, ermöglicht Leistungs- und Abwesenheitserfassungen sowie das Bewerbertracking und -verwaltung und integriert ein entsprechendes Lohnabrechnungsystem. Attraktive Programme sind in der Regel schnell zu implementieren, können problemlos Daten importieren, verwenden branchenübliche Technologien, erfordern nur minimale Benutzerschulungen und können an neue Geschäftsanforderungen angepasst werden.
