Im Eiltempo zur digitalisierten Mitarbeiterbeurteilung SAP SuccessFactors

Der Landrat des Kantons Basel-Landschaft entschied 2018, dass das Lohnsystem und das Mitarbeitergespräch (MAG) für den gesamten Kanton modernisiert und damit revidiert werden müssen. Das war der Startschuss für das Projekt Lohn und MAG (LuM), mit dessen Umsetzung das Personalamt des Kantons beauftragt wurde.

Vier zentrale Anforderungen an SAP SuccessFactors

Im bisherigen Lohnsystem gab es Lohnklassen und Erfahrungsstufen, die durch stufenlose Lohnbänder und Erfahrungswerte abgelöst wurden. Ziel war es zudem, die Lohnentwicklung an die individuelle Leistung zu koppeln. Zur Beurteilung der individuellen, neu lohnrelevanten Leistungen der Mitarbeitenden kommt das Mitarbeitendengespräch (MAG) zum Einsatz. Um die papierlastige, manuelle Verwaltung aller dazu notwendigen Vorgänge zu digitalisieren, musste die passende Software-Unterstützung gefunden werden. Neben den fachlichen und organisatorischen Anforderungen an die Software mussten diverse Vorgaben hinsichtlich Informationssicherheit und Datenschutz eingehalten werden.

«Wir mussten eine Lösung finden, in der keine besonderen Personendaten langfristig in der Cloud gespeichert werden», erklärt Dani Burgener, technischer Projektleiter Personalamt, «ausserdem wollten wir so nah wie möglich am Standard der Applikation bleiben».

Mit SAP SuccessFactors Performance & Goals wurde das geeignete Tool gefunden. Binnen eines Jahres konnten alle fachlichen und technischen Vorabklärungen, die Finanzierung, die Informationssicherheit und Datenschutz Abklärungen (ISDS) sowie die Vertragsvereinbarungen finalisiert werden. Ende 2020 konnte mit den konkreten Arbeiten am System nach SAP Activate begonnen werden. Nicht nur die erste Etappe wurde schnell und innerhalb des geplanten Zeitrahmens durchgeführt. «In nur sechs Monaten waren Konfiguration, Schnittstellen, Migration, Schulungen, Einführung und Support fertiggestellt und vorbereitet, so dass wir am 1. Juni 2021 mit SAP SuccessFactors live gehen konnten», erzählt Burgener.

Erfolgsfaktoren

Aufräumen vor der Einführung: Für die erfolgreiche Einführung war es wichtig, alle relevanten Informationen (z.B. Organisationsmanagement, Vertragsarten, Zuordnungen, Stammdaten) der Mitarbeitenden auf einen einheitlichen, aktuellen Stand zu bringen. Die zeitintensive Grundlagenarbeit – es galt, rund 12000 Verträge zu verarbeiten – erfolgte rechtzeitig mittels flächendeckender Bereinigungen durch das Projekt.

Hand in Hand: Bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt begann die intensive Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und der IT. Diese setzte sich über das gesamte Projekt fort, so dass die einzelnen Entwicklungsiterationen stets mit allen Beteiligten abgestimmt wurden.

Gestaffelte Einführung: 2021 wurden die Übermittlung der Beurteilungsprädikate aus dem MAG und die Zielvereinbarung für die kommende Beurteilungsperiode eingeführt, 2022 dann das vollständige MAG angebunden und damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen. So konnten die User sich in einem ersten Schritt mit der neuen Umgebung vertraut machen. Mit der digitalisierten Lösung von SuccessFactors gab es für die Nutzerinnen und Nutzer sowie für die HR-Administration entsprechende Entlastung in der Handhabung der Mitarbeitergespräche, weil Prozesse wie Versand und Scanning von Formularen entfielen.

Hohe Zufriedenheit bei Usern und Verantwortlichen

«Wir sind sehr zufrieden mit dem Verlauf und dem Ergebnis des Projekts LuM und freuen uns, dass dies die User ebenso sehen», sagt Burgener. Zu Recht, denn der Automatisierungsgrad der verarbeiteten Prozessobjekte liegt bei über 99 Prozent. Und diese erfreulichen Ergebnisse wurden allesamt gemäss Zeitplan erreicht. Dies ist keine Selbstverständlichkeit bei Projekten dieser Komplexität und dieses Umfangs.

«Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts resultiert auch aus der langjährigen und sehr engen Zusammenarbeit mit der Firma NOVO Business Consultants AG.», sagt Burgener.