Ab wann lohnt sich ein Umstieg auf ein Online-Tool, und was muss dabei beachtet werden? Folgende Massnahmen können als Leitlinie dienen, um Papierprozesse abzulösen:
1. Ab 200 Mitarbeitenden lohnt sich eine Umstellung
Als Faustregel, ab welcher Unternehmensgrösse sich eine Umstellung von Papier auf Online lohnt, kann man die Grenze bei rund 200 Mitarbeitenden ziehen. Hat das Unternehmen weniger als 200 Mitarbeitende, sollte man kritisch prüfen, ob Nutzen und Kosten für die Anschaffung eines Tools in einem sinnvollen Verhältnis stehen.
2. Inhalte übernehmen
Die Mitarbeitenden sowie Führungskräfte müssen sich an ein neues Tool gewöhnen. Bei einem Umstieg von Papier auf ein Online-Tool sollte daher darauf geachtet werden, dass bekannte Inhalte, wie beispielsweise das Kompetenzmodell oder die Skala zur Zielbewertung, übernommen werden, um den Nutzern des neues Tools nicht zu viele Änderungen auf einmal zuzumuten und damit die Akzeptanz zu gefährden.
3. Intuitives Tool aussuchen
Entscheiden Sie sich für ein Tool, das intuitiv verwendbar ist. Mitarbeitende und Führungskräfte sollten keine Schulung benötigen, um das Tool bedienen zu können. Lassen Sie sich eine Demonstration des Tools geben, um Einblick in die Nutzerfreundlichkeit zu erhalten.
4. Monitoringoptionen: Tracking, Konsolidierung & Auswertung
Die Umstellung von Papier auf Online sollte nicht nur den administrativen Aufwand erleichtern, sondern auch übergeordnete Auswertungsfunktionen beinhalten. Wesentlicher Vorteil eines Online-Systems ist die Transparenz über den Prozess: Die Führungskräfte sowie HR sollten einen Überblick darüber haben, wie der Umsetzungsstand der Selbst- und Fremdeinschätzungen ist, idealerweise anhand ansprechender Cockpits. Erinnerungen sollten nicht einzeln und über HR ausgesprochen werden, sondern vom Tool automatisiert erfolgen – und zwar nur bei säumigen Ausfüllern.
Weiterer Vorteil eines Online-Systems ist die Konsolidierbarkeit der Daten. Das System sollte Gesamtbewertungen aus der Leistungs- oder Zielbewertung nicht nur für Einzelpersonen in Form von Berichten ausgeben, sondern auch für Teams, Organisationseinheiten oder das Gesamtunternehmen. Dies kann für die Geschäftsleistung beispielsweise bei der Aufteilung von Bonustöpfen von grosser Bedeutung sein. Darüber hinaus sollte HR die Möglichkeit haben, weitere Auswertungen mit Hilfe des Systems ausführen zu können, beispielsweise eine Auswertung über die Art der Ziele, die im Unternehmen vereinbart werden.
5. Bewährt haben sich Standard-Tools mit Flexibilisierungsoption
Es gibt zahlreiche Standard-Tools auf dem Markt. Achten Sie bei der Auswahl jedoch darauf, dass es sich zwar um ein bewährtes Standard-Produkt handelt, das aber auf Ihr Unternehmen passt. Wenn Sie Ihr eigenes Kompetenzmodell (siehe auch Punkt 2) nicht übernehmen können, entscheiden Sie sich lieber für ein anderes Produkt.
Gewisse Flexibilisierungsoptionen sollten vorhanden sein. Die wichtigsten sind: Übernahme des Kompetenzmodells, Übernahme der Skala (beispielsweise zur Zielbewertung), Einrichten eines Clusters (zum Beispiel nach Funktionen) mit Filtermöglichkeiten innerhalb des Tools, Möglichkeit zur Bestimmung eines Minimums und eines Maximums an Zielen für das individuelle Unternehmen, gewisse Flexibilität im Reporting (zielgruppengerechte Aufbereitung der Grafiken).
6. Vernetzbarkeit des Tools
Nice to have: Schnittstellen zu anderen Systemen. Dabei sind Schnittstellen «von oben» und «nach unten» denkbar. «Von oben» wären Systeme, die zur Stammdatenpflege angeschlossen werden, so dass das Tool nicht separat mit den Personaldaten gefüttert werden muss. Die Daten fliessen in solchen Fällen automatisch vom Stammdatensystem in das Tool zur Leistungsbeurteilung, was vor allem für Joiner (Neuzugänge) und Leaver (Abgänge) oder Wechsler (Wechsel von Organisationseinheiten) von grossem Nutzen ist, da HR vom manuellen Pflegeaufwand befreit wird und die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum beschränkt werden kann.
Wichtig ist, dass das Tool Lösungen, beispielsweise für Wechsler, anbietet. Wechselt ein Mitarbeitender seine Abteilung, sollte das Tool Prozesse bereithalten, zum Beispiel automatische Übernahme der Teamziele des neuen Teams, aber Zurücksetzen der individuellen Ziele auf null.
Schnittstellen «nach unten» werden dann gebraucht, wenn aus dem Tool zur Leistungsbeurteilung Daten in andere Systeme fliessen sollen, beispielsweise in ein Bonussystem. Dann ist es gut, wenn im Leistungsbeurteilungssystem Formeln zur Berechnung von Zielbeurteilungen hinterlegt werden können, so dass das Bonussystem mit den Zahlen direkt weiterarbeiten kann.
7. Was tun bei Mitarbeitenden ohne eigenen PC-Arbeitsplatz?
Abhängig von der Branche gibt es Unternehmen, deren Mitarbeitende nicht alle über einen eigenen PC-Arbeitsplatz verfügen. Scheitert daran die Einführung eines Online-Tools? Nein, dies ist kein Grund, sich vom Gedanken an ein Online-System zu verabschieden. Denn üblicherweise findet die Kompetenz- und Zielbeurteilung nur ein- oder zweimal jährlich statt und die Eingabe der neuen Ziele erfolgt ohnehin in der Regel durch den Vorgesetzten – und Führungskräfte verfügen in den meisten Fällen über einen Zugang zu einem PC. Für den Zeitraum der Leistungsbeurteilung können daher Terminal-PCs zur Verfügung gestellt werden oder die Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz füllen die Selbsteinschätzung bei HR aus. Wenn es gar nicht ohne Papier geht, kann HR diejenigen Feedbacks, die nicht über Terminals oder andere alternative Lösungen aufgefangen werden können, entweder manuell in das Tool übertragen oder in diesen Fällen auf die Online-Erfassung verzichten.
Fazit: Der Einsatz eines Online-Tools sollte nicht nur den administrativen Aufwand auf Seiten der Mitarbeitenden, Führungskräften und HR reduzieren, sondern auch Mehrwert durch Transparenz, Konsolidierbarkeit und übergeordnete Auswertungsoptionen liefern.
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