Lohnabrechnungen per Klick – Ja, aber bitte verschlüsselt!

Herr Bogdan, der verschlüsselte Mailversand von Lohnabrechnungen ist doch mühselig. Warum sollten HR-Fachkräfte darauf umsteigen?

Dieser Mythos, dass das Verschlüsseln kompliziert ist, hält sich hartnäckig. Er findet seinen Ursprung in den 90er-Jahren. Die damaligen standardisierten Verschlüsselungsverfahren waren zwar sicher, aber nicht wirklich benutzerfreundlich und einfach handzuhaben. Deshalb setzten sie sich im typischen Mailverkehr zwischen Menschen nicht durch. Heute verfügt die Schweizerische Post mit der patentierten SAFE-Technologie von IncaMail ein Verfahren, welches die Verschlüsselung und Entschlüsselung auf praktisch einen Mausklick reduziert und von mittlerweile 1,8 Millionen Anwenderinnen und Anwendern erfolgreich eingesetzt wird.

Warum ist die E-Mail-Verschlüsselung besonders im HR wichtig?

HR-Abteilungen sind aus mehreren Gründen gefordert: Sie haben ständig mit personenbezogenen Daten zu tun, die besonders schützenswert sind. Weiter tauschen sie sich regelmässig mit Mitarbeitenden per E-Mail aus. Und genau bei dieser Kombination greifen strikte Regulationen: Das Eidgenössische Datenschutzgesetz (DSG) und die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geben klar vor, dass der elektronische Versand von persönlichen oder personenbezogenen Daten nur in geschützter Form erfolgen darf. Werden diese nicht eingehalten, drohen erhebliche Sanktionen – und auch das Image kann darunter leiden.

Nebst der sicheren Übermittlung – welche Vorteile hat der Versand von digitalen Lohnabrechnungen?

Der digitale Versand von Lohnabrechnungen mit IncaMail ist 80 bis 90 Prozent günstiger als der traditionelle. Das Drucken, Kuvertieren und physische Versenden fallen nämlich weg. So kann das Unternehmen nicht nur sparen, sondern schont die Umwelt und kann freigewordene Zeit anderweitig effizienter nutzen – beispielsweise fürs Recruiting oder Talentmanagement.

Was haben die Mitarbeitenden davon?

Mitarbeitende müssen sich nicht in ein separates Unternehmensportal einloggen oder auf die Zustellung der Lohnabrechnung warten – innerhalb weniger Sekunden erhalten sie ihre Dokumente in ihrer persönlichen Mailbox und greifen ortsunabhängig darauf zu. Die private Mailbox wird gleichzeitig zu einem Archiv für Lohnabrechnungen. Verlässt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter beispielsweise das Unternehmen, bleiben die Dokumente jederzeit verfügbar.

Worauf sollten HR-Profis bei der Beschaffung eines E-Mail-Verschlüsselungsdienstes achten? Welche Muss-Kriterien sollte ein solcher Dienst erfüllen?

Wichtig ist, dass die Dokumente direkt aus dem verwendeten Lohnbuchhaltungssystem in wenigen Schritten versendet werden können. Für alle Mitarbeitenden müssen der Erhalt und das Öffnen von geschützten Dokumenten einfach, klar und verständlich sein. Weiter muss der Anbieter des E-Mail-Verschlüsselungsdienstes vertrauenswürdig und anerkannt sein, so wie es der Dienst IncaMail der Schweizerischen Post ist.

Warum lohnt es sich überhaupt, IncaMail in den bestehenden Lohn-Prozess zu integrieren?

IncaMail geniesst bereits heute das Vertrauen der breiten Bevölkerung – deshalb nutzen auch Qualipet, Kärcher GmbH, der Kanton Luzern und viele weitere Unternehmen und Behörden IncaMail für den sicheren und einfachen Versand von Lohnabrechnungen. IncaMail lässt sich einfach und schnell in den bestehenden Mail Client, wie Outlook, oder in die Business-Software, wie SAP oder Abacus, integrieren. Die Schweizerische Post unterstützt ihre Kunden zudem mit praxisgerechten Kommunikationstipps, Vorlagen und To-Do-Listen. So steht dem effizienten und vor allem verschlüsselten Versand nichts mehr im Weg.

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