Mit Daten und Fakten zur strategischen Personalplanung

Was müssen Menschen lernen, um in der Arbeitswelt von morgen gute Chancen zu haben? Die Digitalisierung und der technologische Fortschritt führen dazu, dass sich Berufe stark wandeln. Grundwerte und Kompetenzen wie die Fähigkeit zur Kommunikation, Empathie, Kreativität, Selbststeuerung, Problemlösung und zu analytischem Denken sind dann gefragt. Mit anderen Worten: Menschen müssen das können, was Maschinen nicht leisten, und das sind neben technischem Wissen vor allem soziale Fähigkeiten. 

Eine von PwC veröffentlichte Umfrage zeigt, dass Beschäftigte in der Schweiz bereits begonnen haben, sich den neuen Anforderungen des Arbeitsmarktes anzupassen. Zuletzt bildete sich laut Bundesamt für Statistik knapp die Hälfte der Bevölkerung weiter, zwei Drittel davon aus beruflichen Gründen.

Damit Schulung und Weiterbildung möglichst gezielt erfolgen, müssen Personalverantwortliche strategisch überlegen, welchen Bedarf das eigene Unternehmen in Zukunft hat und daraus Anforderungsprofile für die Personalplanung ableiten. Nur so können sie passgenau Personal finden und weiterentwickeln.

Gleichzeitig geht es darum, Teams sinnvoll zusammenzustellen und Projekte optimal zu verteilen. 
Unternehmen mit gemischten Führungsteams – bezogen auf geschlechtliche, ethnische, kulturelle und fachliche Aspekte –, mehr Frauen in Führungspositionen und einer inklusiven Kultur sind nachweislich überdurchschnittlich profitabel. Der höhere Frauenanteil kann den Profit sogar mehr als verdoppeln. Ausserdem führt er zu einem steigenden Anteil an Frauen im Unternehmen insgesamt und auch dazu, dass mehr Talente gewonnen und gebunden werden.

Schneller bessere Entscheidungen treffen

Für zukünftige Entscheidungen sollten Personalverantwortliche auf fundierte Kriterien vertrauen – die liefern Big Data und Analytics. Durch die Erhebung und Auswertung grosser Datenmengen können Personalverantwortliche schneller bessere personalwirtschaftliche Entscheidungen treffen – ohne sich nur auf das Baugefühl zu verlassen. Ausserdem können sie durch Einsatz von statistischen Verfahren, Algorithmen und maschinellem Lernen leichter Zusammenhänge und Muster herstellen und damit Vorhersagen über künftige Entwicklungen beziehungsweise Szenarien treffen.

Das Problem: Daten bleiben in vielen Unternehmen ungenutzt. Konkret das Personalwesen ist nach wie vor einer der am wenigsten datengetriebenen Unternehmensbereiche und oft werden Potenziale noch nicht voll ausgeschöpft. Das gilt vor allem im strategischen Bereich People Analytics. Die meisten nutzen Stammdaten, um die täglichen Abläufe effizient zu gestalten und vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen, vernachlässigen aber Mitarbeiterzufriedenheit und Talententwicklung.

Das ist zum einen der Unsicherheit im Umgang mit vertraulichen, sensiblen Daten, zum anderen einer Reihe struktureller Probleme geschuldet. Die Daten liegen in der Regel auf unterschiedlichen Systemen und in verschiedenen Quellen vor, was ihre Verknüpfung erschwert. Zudem ist die Datenqualität oft nicht ausreichend, um verlässliche Aussagen zu treffen.

«Wir machen die Erfahrung, dass Abteilungen ihre Kennzahlen gar nicht oder nicht in Verbindung mit anderen auswerten und betrachten. Dadurch lassen sich keine Zusammenhänge feststellen oder es kommt sogar zu Fehlentscheidungen», sagt Viole Kastrati, Senior Consultant SAP – BI & Analytics bei Nagarro. «Besonders schwierig wird das dann, wenn Unternehmen die Daten benötigen, um ihrer Berichtspflicht nachzukommen.»

Eine ganzheitliche Analyse in vier Schritten

Der allererste Schritt zur Besserung ist, eine Datenbank einzuführen und diese mit Daten aus den verschiedenen Quellen zu beladen. Gibt es bereits eine Datenbank, müssen die vorliegenden Daten getestet und korrigiert werden. Am besten fängt man mit dem Personalbestand an, danach folgen die Abrechnungsdaten, die Zeiterfassungsdaten und später die Daten über die Personalentwicklung.

Anschliessend sollte das Reporting ordentlich aufgestellt werden. Es stellt sicher, dass alle relevanten Daten und Informationen konsolidiert, ausgewertet und in einer übersichtlichen Form präsentiert werden. Ein solides Reporting liefert transparente, einheitliche und kombinierte HR-Kennzahlen, die für die strategische Planung, das Risikomanagement und die Steuerung von Personalmassnahmen unerlässlich sind. Viole Kastrati: «Ein vollständiges Bild der Personalsituation erhält man nur mit einem systematischen und kontinuierlichen Reporting – auf dieser Basis können fundierte Entscheidungen getroffen werden.»

Ein wichtiger Aspekt der Personalplanung ist die Identifikation von Lücken zwischen dem aktuellen Personalbestand und dem zukünftig erwarteten Bedarf. Diese Analyse erfordert eine präzise Untersuchung der vorhandenen Belegschaft, die Faktoren wie Altersstruktur, Qualifikationen und Fluktuationsraten umfasst. Nur durch eine detaillierte Betrachtung dieser Elemente können Unternehmen sicherstellen, dass sie optimal auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet sind. Ein erfolgreicher Personalplan ist eng mit der Personalkostenplanung verknüpft und beinhaltet:

• Zukünftige Unternehmensziele: Welche Wachstumsziele hat das Unternehmen? In welchen Bereichen ist mit einem höheren oder niedrigeren Personalbedarf zu rechnen? Die klare Definition dieser Ziele ermöglicht es, gezielte Personalstrategien zu entwickeln, die die Unternehmensvision unterstützen.
• Veränderungen am Arbeitsmarkt: Wie entwickelt sich die Verfügbarkeit qualifizierter Fachkräfte? Welche aktuellen Trends sind relevant? Ein tiefes Verständnis der Marktbedingungen ist entscheidend, um talentierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.
• Interne Entwicklungen: Welche Mitarbeiter gehen in den Ruhestand? Wo gibt es Potenzial für interne Umstrukturierungen oder Weiterentwicklungen? Diese Faktoren müssen in die Personalplanung einfliessen, um frühzeitig auf bevorstehende Veränderungen reagieren zu können.

Im Anschluss sollten die Massnahmen durch ein Monitoring überprüft und angepasst werden.

Intuitive Visualisierung mit dem Index-Barometer

Angesichts der Vielzahl an geforderten Kennzahlen wird schnell deutlich, wie wichtig ein Gesamtüberblick und ein roter Faden in der Planung und Auswertung ist. Dafür sollten die Kennzahlen sinnvoll verknüpft und zusammengeführt werden. Eine zentrale Massnahme dabei ist die Definition und Visualisierung von Steuerungs- und Überwachungskennzahlen.

Ein bewährtes Mittel zur effektiven Darstellung der komplexen Kennzahlen, Massnahmen und Risiken eines Personalplans ist der Einsatz von Indexbarometer-Dashboards, die eine intuitive Visualisierung bieten. Solche Dashboards sollten drei Ansichten umfassen: die Überblickansicht, um schnell den aktuellen Stand zu erfassen, die Analyseansicht, um Trends und Zusammenhänge zwischen verschiedenen Kennzahlen erkennen und die Ursachen für bestimmte Ergebnisse ermitteln, sowie die Detailansicht, um spezifischen Nutzeranforderungen gerecht zu werden. 

Darüber hinaus bietet die Einführung moderner Tools zahlreiche Funktionen, die speziell für das Personalcontrolling von Vorteil sind: Echtzeitanalysen, anschauliche Visualisierungen, integrierte Planungen und Prognosen, etwa zu Gender Gaps, dem Frauenanteil in Führungspositionen oder veränderten Altersstrukturen. Mithilfe von Predictive Analytics, unterstützt durch maschinelles Lernen, können zukünftige Entwicklungen im Personalbereich präzise vorhergesagt werden, was eine proaktive Reaktion auf potenzielle Engpässe ermöglicht.