Mit der Teamcharta gemeinsame Ziele festlegen und Höchstleistungen ernten

Als Hochleistungsorganisation mit motivierten Mitarbeitenden, die in Teams gemeinsame Ziele verfolgen: So sieht sich das Unternehmen in Zukunft. Hochleistung heisst in diesem Zusammenhang, dass Synergien genutzt, die richtigen Prioritäten gesetzt und gemeinsame Ziele verfolgt werden – so dass bei gleichem Aufwand mehr erreicht werden kann. Gleichzeitig soll sich diese Art von Zusammenarbeit motivierend auf die Mitarbeitenden auswirken und für eine hohe Zufriedenheit sorgen. Die Hochleistungsteams sollen bei der Erreichung der Unternehmensziele die tragenden Stützen sein. Das ehrgeizige Ziel der Hochleistungsorganisation bedingt als Erstes eine optimale Zusammenarbeit der Teams auf allen Ebenen und eine flächendeckende Entwicklung der einzelnen Teams hin zu Hochleistungsteams.

Was ist ein Hochleistungsteam?

Unter Berücksichtigung wissenschaftlicher Erkenntnisse1 wurde definiert, wodurch sich ein Hochleistungsteam auszeichnen soll. So soll vor allem die Abgrenzung von Arbeitsgruppen sichergestellt werden, welchen im Speziellen die gemeinsamen Ziele fehlen. In einem Hochleistungsteam von PostMail

• 
zeigen die Teammitglieder ein hohes und langfristiges Engagement,
• 
setzen sich die Teammitglieder motiviert für eine gemeinsame Sache ein,
• 
wird die Verantwortung für die Teamziele gemeinsam getragen,
• 
wird offen kommuniziert,
• 
ergänzen sich die Kompetenzen der Teammitglieder optimal.

Welche Aspekte braucht es dazu?

Auf dem Weg hin zu den Hochleistungsteams sind im Wesentlichen vier Aspekte von besonderer Bedeutung:

1. Gemeinsame Sache

Die gemeinsame Sache, die sowohl auf gemeinsamen übergeordneten Zielen als auch auf konkreten Arbeitszielen beruht, ist für die Entwicklung der Teams hin zu Hochleistungsteams zentral.
Sie widerspiegelt sich einerseits in einem motivierenden Teamzweck. Der Teamzweck ist als übergeordnete Aufgabe zu verstehen, der sowohl die Teamvision als auch die Teammission beinhaltet und von allen Teammitgliedern getragen wird. Andererseits zeigt sich die gemeinsame Sache in den konkreten gemeinsamen Leistungszielen (Teamzielen). Diese unterstützen die Post bei der Umsetzung der Vision und dienen den Teammitgliedern als Orientierungshilfe und Motivatoren in der täglichen Arbeit.

2. Gemeinsamer Arbeitsansatz

Die ausgezeichnete Zusammenarbeit im Team ist der zweite Schlüssel zur Hochleistung. Wenn es darum geht, die Basis für eine gute Zusammenarbeit im Team zu legen, sind Fragen zur Organisation der Arbeit im Team ebenso wie jene zur Struktur und Grösse eines Teams von Bedeutung und müssen laufend thematisiert werden. Für die angenehme und effiziente Zusammenarbeit im Hochleistungsteam sind aber auch «weiche» Faktoren von entscheidender Bedeutung. So ist es zwingend, dass auch Aspekte wie Mitarbeiter-Vorgesetzten-Verhältnis und Konfliktkultur angesprochen werden. Die optimale Zusammenarbeit wird bei PostMail neu durch einen spezifischen Teamführungsprozess gefördert.

3. Teamführungsprozess

Der Teamführungsprozess ist ein wichtiger Baustein in der Entwicklung der Teams zu Hochleistungsteams und orientiert sich am etablierten Mitarbeiterführungsprozess der Post (Focus-Prozess). Die Grafik oben veranschaulicht den Ablauf.

Zielvereinbarung/Leistungsbewertung – gemeinsame Leistungsziele: Wie auf der individuellen Ebene werden im Rahmen der Focusgespräche (MbO-Instrument der Post) auch auf der Teamebene Ziele vereinbart und nach einem halben Jahr überprüft. Die Bewertung der Teamziele erfolgt analog den individuellen Zielen nach einem Jahr.

Teamentwicklungsanlass – Zusammenarbeit im Team: In jährlichen Teamentwicklungsanlässen werden die Resultate verschiedener bekannter Instrumente wie Personalumfrage, Gesundheitsindex und zum Teil auch Leistungswerte (Qualität, Produktivität) gebündelt ausgewertet. Im Rahmen der neu entwickelten Teamcharta (siehe Punkt 4) werden verschiedene Aspekte der Teamzusammenarbeit diskutiert und passende Entwicklungsmassnahmen zur verbesserten Zusammenarbeit definiert. Im Verlauf des Jahres werden die erarbeiteten Resultate und Massnahmen dann regelmässig überprüft. Der Teamanlass findet jährlich statt und kann pro Team individuell zusammengesetzt werden.

4. Teamcharta

Die Teamcharta ist das zentrale Instrument zur Entwicklung der Teams zu Hochleistungsteams. In ihr werden die Resultate der verschiedenen Diskussionen festgehalten. Damit dient die Teamcharta als Leitlinie und als Entwicklungsinstrument für das Team und unterstützt eine effiziente und reibungsarme Zusammenarbeit. Ihr Aufbau ist modular. Das heisst, dass es im Rahmen der Erarbeitung der Teamcharta möglich ist, sowohl Standardmodule als auch spezifische Module, welche der momentanen Situation des Teams oder den aktuellen Fragestellungen im Team entsprechen, zu nutzen.

A) Standardmodule

• 
Teamaufgaben: Beschreibung der Aufgaben des Teams, Überprüfung der Prioritätensetzung, Kontrolle der Ressourcen
• 
Teamzweck: Definition der gemeinsamen Vision und Mission
• 
Arbeitsorganisation/Teamstruktur/Teamgrösse: Kontrolle der Verfügbarkeit der benötigten Arbeitsmittel, der Arbeitsabläufe, der Teamstruktur und der Grösse des Teams
• 
Zusammenarbeit im Team: Reflexion der gegenseitigen Kommunikation, des Umgangs mit Konflikten, des Mitarbeitenden-Vorgesetzten-Verhältnisses und der gesundheitlichen Auswirkungen der Arbeit

B) Spezifische Module

• 
Teamkompetenzen: Kontrolle der zur Aufgabenerledigung benötigten Kompetenzen im Team (qualitativ und quantitativ)
• 
Teamregeln: Diskussion der gegenseitigen Erwartungen und Beiträge und des Umgangs mit Konflikten
• 
Rollen im Team: Reflexion der Arbeitspräferenzen und der Verteilung der Arbeit im Team
• 
Glaubenssätze (mentale Modelle): Diskussion der versteckten «Wahrheiten», welche das Team am Weiterkommen hindern
• 
Motivation: Reflexion der individuellen 
Motivationsbilanz und der Optimierungsmöglichkeiten innerhalb des Teams

So wird die Umsetzung ein Erfolg

Für den Erfolg der Umsetzung des neuen Teambilds und des entsprechenden Teamentwicklungs- und Teamführungsprozesses ist die Unterstützung durch die Geschäftsleitung ein zentraler Faktor. Der erste Teamanlass fand dementsprechend im April in der Geschäftsleitung statt. Als Nächstes werden nun alle Vorgesetzten und Fachspezialisten geschult. Innerhalb von zwei Jahren sollen sich alle 1800 Teams ihre Teamcharta erarbeitet haben – das alles begleitet von Mitarbeitern der Personalabteilung.

Die Messung der Wirksamkeit des neuen Teamführungsprozesses kann über die Steigerung der Leistungswerte (Qualität, Produktivität) in Sortierung und Zustellung, über verbesserte Rückmeldungen aus der Personalumfrage und über die Erhöhung des Gesundheitsindexes (Wohlbefinden der Mitarbeitenden) erfolgen.

Im Rahmen der flächendeckenden Entwicklung von Hochleistungsteams stellen sich noch zwei grundlegende Fragen: Erstens: Braucht es überall (Hochleistungs-)Teams? Zweitens: Kann flächendeckend Hochleistung erwartet werden? In der Tat ist es so, dass Teamarbeit mit gemeinsamen Zielsetzungen nicht überall geleistet werden kann, so wie auch nicht in absehbarer Zukunft flächendeckende Hochleistung erwartet werden kann. Dennoch soll an der grundsätzlichen Stossrichtung festgehalten und sollen die Zielsetzungen im Sinne einer Annäherung an die Vision weiter verfolgt werden.