Outsourcing von Talentmanagement spart Zeit und steigert die Effizienz

In einem ersten Schritt des Outsourcings von Talentmanagementprozessen sollten die bestehenden HR-Prozesse und die bereits eingesetzten Systemlösungen für Talentmanagement evaluiert werden. Oftmals sind von Land zu Land und sogar in den einzelnen Niederlassungen verschiedene Systeme im Einsatz. Software zur Unterstützung der Talentmanagementprozesse wird oft einfach aufgrund eines kurzfristigen standortspezifischen Bedarfs erworben und eingeführt. Noch zu selten achten Unternehmen darauf, wie diese Lösungen auch über mehrere Standorte oder Ländergrenzen hinweg zusammenspielen könnten. Ebenso sind HR-Prozesse in vielen Fällen auf lokale Anforderungen zugeschnitten und unabhängig voneinander oder unkoordiniert im Unternehmensverbund gewachsen.

Damit Talentmanagement wirkungsvoll greifen kann, sollte es das ganze Unternehmen durchdringen. Dafür müssen zuerst die zentral zu steuernden Prozesse definiert und die dazu passende Technologie ausgesucht werden. Nur so können sich Personalabteilung und Management auf die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens statt auf einzelne Prozesse konzentrieren. Vielleicht nutzt ein Teil der Organisation bereits eine Plattform, die die Basis eines globalen Talentmanagementsystems bilden kann. Diese sollte Talentmanagement ganzheitlich abbilden können und folgende Prozesse beinhalten:

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Rekrutierung und Mitarbeiterbindung
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Nachfolge- und Karriereplanung
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Performance Management und Incentivierung von Mitarbeitenden
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Personalentwicklung und Weiterbildung (fachlich und persönlich)
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Compensation bzw. Vergütungsmanagement
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Management des Ausscheidens von Mitarbeitenden

Sind die bestehenden Prozesse für jeden dieser Teilbereiche analysiert, gilt es, sie miteinander zu verbinden. Denn für die Umsetzung einer ganzheitlichen Strategie ist eine Integration der einzelnen Bereiche ein Muss. Ohne diese Integration wird es der HR-Abteilung auch in Zukunft nicht möglich sein, die Entwicklung der Mitarbeitenden ganzheitlich im Blick zu haben – und das Talentmanagement würde scheitern.

Umsetzung der Strategie und Auswahl einer geeigneten Plattform

Lösungen, die die einzelnen, bisher getrennt bearbeiteten Prozesse zusammenführen, sind heute gebrauchsfertig erhältlich. Hat ein Unternehmen etwa bereits in SAP investiert, kann es nun eine HR-Lösung wählen, die

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genau auf dieser Plattformstruktur aufsetzt,
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alle HR-Prozesse von Anfang bis Ende abbildet,
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für die jeweiligen Unternehmensanforderungen vorkonfigurierte Prozesse sowie Best Practices anbietet und
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an allen Standorten weltweit zugänglich ist.

Ebenso ist es möglich, dass die Personalabteilung in einem Land eine Softwareplattform nutzt, die sich für den Einsatz in weiteren Märkten eignet oder gar über globale Kapazitäten und die notwendige Skalierbarkeit verfügt.
So können HR-Verantwortliche heute eine Strategie für ihr Talentmanagement entwickeln, die ihre Geschäftsanforderungen gezielt unterstützt, anstatt von der im Unternehmen verfügbaren Technologie limitiert zu werden. Denn tatsächlich müssen sich Personalabteilungen bis heute oft mit Lösungen zufrieden geben, die nur oberflächlich zu ihren Bedürfnissen passen, anstatt auf ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten zu sein. Auch die Anbieter von Softwarelösungen werden sich zunehmend bewusst, dass ganzheitliche Lösungen gefragt sind, die Unternehmen flexibel in ihren jeweiligen Schwerpunkten unterstützen.

Mehr Kontrolle über die Prozesse durch Auslagerung

Die gewählte Technologie sollte den Mitarbeitenden und Führungskräften sowie der Personalabteilung die jeweils richtigen Informationen bereitstellen. Das ist nicht nur notwendig, um geltende Compliance-Vorgaben einzuhalten, die bekanntlich über die verschiedenen Märkte hinweg variieren, sondern auch um das Unternehmen zielorientiert zu führen. Die richtigen Daten müssen dort zur Verfügung stehen, wo Entscheidungen getroffen werden – dort, wo das Talentmanagement letztlich stattfindet.
Das Auslagern von Talentmanagement ist in Teilen oder vollständig möglich, je nachdem, wie das Unternehmen am besten von externer Expertise und Skaleneffekten profitieren kann. Insbesondere die Kosten für das Verwalten von Mitarbeiterdaten und die transaktionsbezogenen Prozesse des Personalwesens lassen sich durch Offshoring reduzieren. Komplexere HR-Prozesse sollten dagegen von lokalen Servicezentren übernommen werden.

Wenn alle zeitfressenden administrativen Bereiche des Talentmanagements vom Outsourcer übernommen werden, erlangen HR-Verantwortliche letztlich mehr Kontrolle über die Prozesse. Sie können durch mehr Effizienz, bessere Informationen und Zeitersparnis einen grösseren strategischen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Entsprechende Service Level Agreements stellen das höchste Serviceniveau sicher.

Outsourcing an verschiedene Dienstleister wird oft zum Albtraum

Das einzige Hindernis auf dem Weg zur erfolgreichen Outsourcingstrategie könnte derzeit die geringe Zahl der Anbieter sein, die das Talentmanagement vollständig übernehmen können. Diese Tatsache zwingt HR-Verantwortliche meist dazu, einzelne Teilbereiche in die Hände verschiedener Dienstleister zu legen. Die erhofften Vorteile eines einheitlichen und zentrierten Prozessmanagements erfüllen sich so nur selten und entwickeln sich im schlimmsten Fall zum verwaltungsintensiven Managementalbtraum.

«Outsourcing führt zu schwindendem Service für die Mitarbeitenden» – diese in vielen Unternehmen verbreitete Vorstellung gilt es zu überwinden. Denn das Gegenteil ist heute der Fall, wenn Unternehmen die für sie richtige Talentmanagementstrategie mit der geeigneten Technologie verknüpfen und den dazu passenden Dienstleister aussuchen. Das operative Talentmanagement liegt so in den Händen von HR-Experten und erlaubt es den Unternehmen und HR-Verantwortlichen, sich auf die eigentlichen Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Auf dem Weg zum Outsourcing von Talentmanagement werden die nächsten Schritte die folgenden sein:

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Schon in Kürze werden sich Unternehmen stärker auf Technologien stützen. Dabei wird es nicht um einen unkontrollierbaren Wildwuchs an Lösungen gehen, sondern um eine bessere Nutzung der bereits vorhandenen Technologien.
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Auch werden Mitarbeitende und Führungskräfte in Zukunft verstärkt auf Selfservice-Optionen zurückgreifen. HR-Transaktionen wie Urlaubsanfragen, Krankheitsanzeigen, die Auswahl von Benefits oder die Anmeldung für Fortbildungen können mit der passenden Software heute schon sehr einfach automatisiert werden. Die dazugehörigen Transaktionen lassen sich auslagern.
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Fühlen sich die Mitarbeitenden sicher bei der Nutzung von Selfservice-HR-Lösungen, können sie mit ihrer Hilfe letztlich aktiv ihre Karriere planen, indem sie beispielsweise die angebotenen Fortbildungsmöglichkeiten nutzen, die sie in ihren Karrierezielen unterstützen.
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Auch bieten die passenden Systeme Hilfe bei Themen wie flexiblen Arbeitszeitregelungen. HR-Verantwortliche gewinnen damit einen besseren Überblick darüber, wer flexible Arbeitszeiten nutzt und wie diese sinnvoll eingesetzt werden können – ein Bereich, der ebenfalls die Leistung und Karriereplanung der Mitarbeitenden betrifft.
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Vor allem Rekrutierung, Weiterbildung und Performance Management sollten für das Outsourcing in Betracht gezogen werden. Prozesse wie Mapping, selbstbestimmtes E-Learning und Assessment können ohne Probleme von einem Dienstleister übernommen werden. Stellt dieser auch das genutzte IT-System zur Verfügung, machen sich die Skaleneffekte erst recht bemerkbar.