Schluss mit dem endlosen Meeting-Marathon!

«Mein Kalender ist so voll» oder «Ich komme vor lauter Meetings gar nicht mehr zum Arbeiten» sind nur zwei der Sätze, die regelmässig mit Blick auf den Arbeitsalltag fallen. Viele Meetings zu haben, führt in der Regel dazu, dass die Beteiligten vor lauter Terminen nicht mehr im Blick haben, was wirklich wichtig ist. Kaum jemand ist glücklich mit der Meeting-Flut – und doch ergiesst sie sich fast unweigerlich in die Kalender.

Der sich selbst erhaltende Meeting-Kreislauf

Ein paradoxer Mechanismus scheint hier zu greifen. Da die vielen Meetings so viel Zeit kosten, bleibt keine Zeit, um sie produktiv zu gestalten. Typische Sätze, die in diesem Zusammenhang fallen:  «Ich habe wegen der vielen Meetings nicht auch noch Zeit, die Meetings vorzubereiten. Machen wir also noch ein Meeting.» Ein Meeting nur zu haben und es nicht vorzubereiten, spart nur auf den ersten Blick Zeit. Im Meeting selbst führt es unweigerlich zu Ziellosigkeit, einseitigen Monologen, unnötigen Detaildiskussionen und überflüssiger Teilnahme: Also zu all den Punkten, die Meetings zu ihrem schlechten Ruf verhelfen.

Meistens führt es leider auch dazu, dass die Bearbeitung eines Themas nicht abgeschlossen werden kann. Nicht, weil zu wenig Zeit da war, sondern weil diese nicht effektiv genutzt wurde. Und was passiert, wenn ein Thema noch nicht abgeschlossen wird? Dann muss ein Folge-Meeting her. So schliesst sich der Kreis und hält sich selbst am Leben. Immer wieder aufs Neue.

Diesen Kreislauf als Einzelperson zu durchbrechen, ist herausfordernd, aber machbar. Dabei gibt es eine gute und eine schlechte Nachricht. Die schlechte: Von allein wird sich nichts ändern, auch wenn die aktuellen Termine einmal abgearbeitet sind. Die gute Nachricht: Alle haben es in der Hand, etwas zu ändern.

Zwei Voraussetzungen für wenigere und gleichzeitig bessere Meetings

Weniger und dafür bessere Meetings werden wie folgt erreicht:

1. Sich klar sein, WAS erreicht werden sollte
2. Sich überlegen, WIE es erreicht werden kann

Beides klingt für die meisten Menschen plausibel, fast schon banal. Das ist es auch – es muss allerdings konsequent gelebt werden. Zu wissen, was man erreichen will, ist die Grundvorrausetzung, um zum Ziel zu gelangen. Schon der Philosoph Seneca hat gesagt «Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der richtige». Und trotzdem haben die wenigstens Meetings ein klares Ziel. «Wir sollten uns mal dazu abstimmen», ist zum Beispiel kein Ziel. «Wir haben festgelegt, wie wir mit der Kundenanfrage XY umgehen», hingegen schon. Es lässt sich am Ende nämlich eindeutig bewerten, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht. Das Ziel eines Meetings nicht nur klar zu benennen, sondern vorweg zu überlegen, wie es konkret erreicht werden kann, ist für viele ungewohnt. An welchen konkreten Fragen sollen gemeinsam gearbeitet werden? Wie kommen möglichst alle zu Wort und wie lassen sich die verschiedenen Ideen in einem überschaubaren Zeitrahmen zu einer Lösung zusammenführen?

Meeting-Moderatoren, die sich Zeit nehmen

Die meisten Meetings laufen eher unstrukturiert und zufällig ab. Der eine Kollege redet über dieses Thema, die anderen Kollegin greift eine der vielen Facetten auf und bevor es zum eigentlichen Thema geht, ist die angesetzte Stunde schon wieder um. Im Meeting-Alltag noch viel zu selten anzutreffen sind moderierte Meetings, in denen sich jemand im Vorfeld Gedanken gemacht hat, wie es ablaufen kann, um das gesteckte Ziel zu erreichen. Jemand, der im Meeting die Verantwortung übernimmt, immer wieder auf dieses Ziel zu fokussieren.

Eine wirkungsvolle Möglichkeit besteht darin, sich ein Meeting mit sich selbst einzustellen, um das nächste eigene Meeting zu planen und, um das Ziel klar zu definieren sowie den Weg dahin zu gestalten. Ein guter Start in die Vorbereitung ist zum Beispiel die Frage «Was soll nach diesem Meeting anders sein?» Eine auf den ersten Blick einfache, aber wirksame Frage, die am Anfang gar nicht so leicht zu beantworten ist, aber mit wiederholter Anwendung schnell in Fleisch und Blut übergeht.

Meetings der anderen mutig hinterfragen

Nicht alle Meetings sind selbsteingestellt. Es flattern auch regelmässig Einladungen zu Meetings von anderen in die Mailbox. Das sind oftmals soclhe, deren Titel unverständlich ist und bei denen unklar ist, warum man überhaupt eingeladen wurde. Den Mut zu haben, von anderen Klarheit darüber einzufordern, worum es im Meeting geht und warum man dabei sein soll, führt in der Regel dazu, dass die Qualität der Meetings zunimmt. Denn der oder die Einladende ist durch diese Rückfragen gezwungen, sich selbst klarer zu werden, was er oder sie erreichen möchte. Und erledigt dadurch schon eine minimale Vorbereitung, die dem nächsten Meeting mehr Fokus beschert. Steigern lässt sich der positive Effekt noch durch strikte Absage von Terminen, aus deren Einladung das Ziel nicht ersichtlich ist.

Einen Tag die Woche gibt es meetingfrei

Eine wichtige Voraussetzung für weniger und dafür bessere Meetings: Der Kalender braucht Platz zum Atmen, zum Vorbereiten und um produktive Gedanken reifen zu lassen. Eigene Denkzeit zu priorisieren ist sehr wirksam und gleichzeitig anspruchsvoll. Unternehmen können ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, in dem sie einen kollektiven meetingfreien Tag einführen. Freiräume im Kalender können genutzt werden, damit Meetings an den anderen Tagen besser laufen. Sie ermöglichen das Denken, Fokussieren und Meetings vorbereiten. Bei allen neuen Meeting-Regeln ist am wichtigsten, dass Menschen anfangen, Routinen zu hinterfragen. Das führt zu Veränderung – und damit auch zu weniger und dafür einfach guten Meetings.